Architekturbüro: Software, Projektzeiten und KI im Alltag

Welche Software braucht ein Architekturbüro?

Die Tabelle zeigt die ehrliche Arbeitsteilung: Für Planung und Ausschreibung gibt es ausgereifte Fachprogramme, die wir nicht ersetzen wollen. Unser Beitrag liegt dazwischen, dort, wo heute Excel-Listen, Abtippen und Suchen Zeit kosten.

Projektzeiten erfassen: Was braucht ein Planungsbüro?

In einem Planungsbüro ist die Projektzeit die wichtigste Zahl für die Nachkalkulation. Nur wenn klar ist, wie viele Stunden in welchem Projekt und in welcher Leistungsphase stecken, lässt sich sagen, ob ein Honorar gereicht hat und wie das nächste Angebot aussehen muss.

• Zeiten je Projekt und Leistungsphase, mit kurzer Tätigkeitsbeschreibung.
• Soll und Ist je Phase, damit Überschreitungen früh auffallen und nicht erst bei der Schlussrechnung.
• Nebenkosten und Fremdleistungen getrennt von der eigenen Arbeitszeit.
• Auswertung je Projekt, Kunde und Mitarbeiterin, als Excel oder PDF.
• Abrechenbare Stunden für Aufträge nach Aufwand, mit Vorlage für die Rechnung.

Hier sind wir offen: Unsere Zeiterfassung Astra Zeit erfasst Arbeitszeiten für die Lohnverrechnung, mit Terminal, Urlaub und Exporten. Eine Projektzeiterfassung mit Stundenabrechnung an Kunden ist sie ausdrücklich nicht. Für die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz kann sie im Büro trotzdem passen; was diese verlangt, steht im Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich. Für die Projektzeiten ist eine Bürosoftware für Planungsbüros oft der schnellere Weg. Wenn Ihre Abläufe dort nicht hineinpassen, etwa bei einer Arbeitsgemeinschaft mehrerer Büros, kann eine eigene Anwendung sinnvoll sein. Wie man so eine Lösung aus einer gewachsenen Excel-Datei entwickelt, beschreibt der Ratgeber Excel ablösen.

Wo hilft KI im Architekturbüro wirklich?

Sprachmodelle sind gut darin, aus Stichworten, Notizen und langen Dokumenten strukturierte Texte zu machen. Sie sind nicht gut darin, Verantwortung zu übernehmen. Daraus ergibt sich eine einfache Regel: KI schreibt den ersten Entwurf, eine Fachperson prüft und gibt frei.

Ausschreibungstexte

Aus einer Liste von Anforderungen, etwa Material, Qualität, Ausführung und Schnittstellen zu anderen Gewerken, entsteht ein Entwurf für Vorbemerkungen und Positionstexte in einheitlicher Sprache. Das spart Zeit bei Vorbemerkungen, die in jedem Projekt ähnlich, aber nie gleich sind. Die Positionen selbst gehören in Ihr AVA-Programm. Prüfen Sie jeden Verweis auf Normen und Richtlinien: Sprachmodelle können Normnummern und Inhalte erfinden, die plausibel klingen.

Besprechungsprotokolle

Aus Notizen oder einer Aufnahme der Baubesprechung wird ein Protokoll mit Teilnehmern, Beschlüssen, offenen Punkten, Verantwortlichen und Fristen. Das ist einer der Bereiche, in denen KI im Büroalltag am schnellsten Zeit spart, weil Protokolle häufig und gleichförmig sind. Fragen Sie vor einer Aufnahme alle Anwesenden, und lesen Sie jedes Protokoll vor dem Versand durch, besonders bei Fristen und Zuständigkeiten.

Recherche und lange Unterlagen

KI fasst Ausschreibungsunterlagen eines Wettbewerbs, Gutachten oder Produktdatenblätter zusammen und stellt Fragen gegenüber, etwa welche Anforderungen in welchem Dokument stehen. Rechtliche Vorgaben wie die Bauordnung Ihres Bundeslandes lesen Sie aber immer im Original nach. Eine Zusammenfassung ist ein Wegweiser, keine Quelle.

Wo KI nicht hingehört: statische Berechnungen, Prüfung von Plänen auf Normkonformität und alles, wofür Sie haften. Was der AI Act von Betrieben verlangt, die KI einsetzen, beschreibt der Ratgeber AI Act für KMU.

Claude, ChatGPT oder Copilot: Was kostet ein Büro-Zugang?

Für Projektdaten gehört KI nicht in private Konten. Die großen Anbieter haben eigene Tarife für Firmen. Die folgenden Angaben stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, Stand 20. Oktober 2026, in US-Dollar ohne Steuer; den Preis in Euro zeigt der Anbieter beim Abschluss an.

Für ein Architekturbüro sind zwei Funktionen von Claude interessant: die Add-ins für Word, Excel, PowerPoint und Outlook, die ab dem Tarif Pro enthalten sind und dateiübergreifend arbeiten, und Claude Cowork, ein Agent für Wissensarbeit auf dem Desktop. Cowork liest und schreibt lokale Dateien, erstellt Excel-Tabellen mit funktionierenden Formeln, Präsentationen und Dokumente und kann geplante Aufgaben ausführen. Anthropic weist selbst auf besondere Risiken durch den Agenten-Charakter und den Internetzugriff hin. Geben Sie einem solchen Agenten deshalb zuerst einen eigenen Ordner mit Kopien, nicht das ganze Projektlaufwerk.

Welcher Dienst passt, hängt mehr von Ihrer bestehenden Büro-IT ab als von der Qualität der Modelle: Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, prüft Copilot, wer Google Workspace nutzt, hat Gemini schon dabei. Einen ausführlichen Überblick gibt der Ratgeber Claude im Unternehmen. Was bei Kundendaten und Projektunterlagen gilt, steht unter Kundendaten in ChatGPT und Co..

Automatisierungen zwischen den Programmen

Die meiste Zeit geht in Architekturbüros nicht in einem Programm verloren, sondern zwischen den Programmen. Typische Beispiele, die sich automatisieren lassen:

• Neue Planstände im Projektraum lösen eine kurze Nachricht an die beteiligten Fachplaner aus, mit Liste der geänderten Pläne.
• Projektzeiten fließen monatlich in eine Auswertung je Projekt und Phase, statt händisch aus mehreren Listen zusammengetragen zu werden.
• Eingehende Rechnungen von Fachplanern werden ausgelesen, dem Projekt zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt.
• Aus dem Protokoll der Baubesprechung entsteht automatisch eine Aufgabenliste mit Fristen für das Team.

Solche Abläufe bauen wir unter KI und Prozessautomatisierung, mit Freigabe durch einen Menschen an den entscheidenden Stellen. Ob ein Werkzeug wie n8n reicht oder eine eigene Lösung besser ist, vergleicht der Ratgeber Workflow-Automatisierung: n8n oder individuell. Einstiegsprojekte beginnen bei uns ab etwa 5.000 € netto, eine Machbarkeitsanalyse mit Ihren echten Dokumenten ab 1.500 €.

Website für das Architekturbüro: Projekte statt Floskeln

Bauherrschaften entscheiden nach Projekten. Eine gute Architektur-Website zeigt deshalb jedes Projekt auf einer eigenen Seite: Ort, Jahr, Bauaufgabe, Leistungen des Büros, Beteiligte und große, schnell ladende Fotos mit Nennung der Fotografin oder des Fotografen. Dazu kommen eine kurze Beschreibung der Arbeitsweise, das Team und ein klarer Weg zur Anfrage. Wie man große Bilder ohne lange Ladezeiten zeigt, beschreibt der Ratgeber Website für Fotografen; die Technik ist dieselbe.

Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet bei uns 1.490 € netto zum Festpreis, eine Firmenwebsite mit eigenen Seiten, bis 12 Seiten, ab 2.490 €. Mehr dazu unter Website erstellen lassen.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in zehn Fragen, wo in Ihrem Büro manuelle Arbeit am meisten kostet. Einen Kostenrahmen für eine Automatisierung oder eine eigene Projektzeiterfassung gibt der Projektkosten-Rechner. Welche Branchen wir bereits begleiten, steht in der Branchenübersicht. Für eine schriftliche Einschätzung Ihres Vorhabens nutzen Sie die Anfrage.