KI-Potenzial-Check: Was lässt sich automatisieren?
Zehn Fragen zu wiederkehrenden Aufgaben, Dokumenten, Anfragen und Datenlage. Ergebnis: welche zwei bis drei Automatisierungen sich zuerst lohnen, mit Zeitersparnis aus Ihren eigenen Stunden und offener Formel.
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Teil 1: Wie viele Stunden pro Woche fließen in Ihrem Betrieb, alle Personen zusammen, in diese Aufgaben? Die Startwerte sind Beispielwerte. Ziehen Sie auf 0, was bei Ihnen nicht vorkommt.
Teil 2: Vier Fragen zur Datenlage. Sie entscheiden, wie viel von der Zeit sich realistisch automatisieren lässt.
Vollkosten inklusive Lohnnebenkosten, nur für die Umrechnung in Euro.
Beantworten Sie die vier Fragen zur Datenlage, dann erscheint Ihr Ergebnis.
So wird gerechnet
Ersparnis je Aufgabe = Stunden pro Woche × 46 Arbeitswochen × automatisierbarer Anteil × Faktor Datenlage × Faktor Regeln.
| Aufgabe | h pro Jahr | Anteil | Datenlage | Regeln | Ersparnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen automatisch auslesen | 138 | 60 % | × 1 | × 1 | 83 h |
| Anfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten | 184 | 40 % | × 1 | × 1 | 74 h |
| Angebote aus Notizen und Vorlagen erstellen | 138 | 40 % | × 1 | × 1 | 55 h |
| Datenübertragung zwischen Programmen | 92 | 70 % | × 1 | × 1 | 64 h |
| Berichte automatisch erstellen | 46 | 60 % | × 1 | × 1 | 28 h |
| Erinnerungen und Nachfassen automatisieren | 92 | 50 % | × 1 | × 1 | 46 h |
Die Anteile sind vorsichtige Annahmen von Astra IT Solutions: Ein Mensch prüft jedes Ergebnis, bevor es versendet oder gebucht wird. Die Faktoren für Datenlage und Regeln senken die Ersparnis, wenn Dokumente auf Papier liegen, Anfragen verstreut ankommen oder Programme keine Daten herausgeben. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Angebot. Ihre Eingaben bleiben im Browser.
So funktioniert der KI-Potenzial-Check
Der Check fragt nach Aufgaben, die in vielen Betrieben jede Woche wiederkehren: Belege erfassen, ähnliche Anfragen beantworten, Angebote schreiben, Daten zwischen Programmen übertragen, Berichte zusammenstellen und Termine koordinieren. Aus Ihren Stunden und dem Zustand Ihrer Daten ergibt sich, welche zwei bis drei Automatisierungen zuerst Zeit sparen.
Die Formel ist offen: Stunden pro Woche × automatisierbarer Anteil × Faktor für Ihre Datenlage × 46 Arbeitswochen. Die Anteile sind vorsichtige Annahmen von Astra IT Solutions, keine Messwerte aus Ihrem Betrieb. Ihre Eingaben bleiben im Browser.
Woher kommen die Prozentwerte für den automatisierbaren Anteil?
Es sind vorsichtige Annahmen von Astra IT Solutions, keine Messwerte. Sie gehen davon aus, dass ein Mensch die Ergebnisse prüft, etwa eine vorbereitete Antwort vor dem Versand oder eine ausgelesene Rechnung vor der Buchung. Welcher Anteil bei Ihnen wirklich wegfällt, zeigt erst ein Test mit Ihren echten Dokumenten.
Brauche ich für KI-Automatisierung perfekte Daten?
Nein, aber erreichbare. Wenn Dokumente als PDF vorliegen, Anfragen in einem Postfach landen und Ihre Programme einen Export haben, lässt sich rasch starten. Liegen Unterlagen nur auf Papier, ist der erste Schritt meist das Digitalisieren und nicht die KI. Deshalb senkt der Check die Ersparnis bei schwieriger Datenlage.
Was passiert mit Kundendaten, wenn KI eingesetzt wird?
Das hängt vom gewählten Modell und Anbieter ab. Für personenbezogene Daten braucht es eine Rechtsgrundlage nach DSGVO, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine Verarbeitung, die zum Zweck passt. Wir klären das vor dem Projekt schriftlich, im Zweifel gemeinsam mit Ihrer Datenschutzberatung.
Wie geht es nach dem Check weiter?
Sie schicken uns das Ergebnis mit einem typischen Beispiel, etwa drei Eingangsrechnungen oder fünf häufige Anfragen ohne echte Kundendaten. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung, ob sich der Ablauf automatisieren lässt, mit Aufwand und Preisrahmen.
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