Eingangsrechnungen automatisch auslesen und verbuchen lassen

Wie läuft das automatische Auslesen ab?

1. Eingang: Rechnungen kommen in ein eigenes Postfach, etwa rechnungen@ihrefirma.at, werden hochgeladen oder vom Scanner abgelegt. Alles landet an einer Stelle.
2. Erkennen: Das System unterscheidet PDF mit Text, eingescanntes Papier, Foto vom Handy und strukturierte e-Rechnung.
3. Auslesen: Die Angaben werden in feste Felder übertragen, also nicht als Fließtext, sondern als Lieferant, Nummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Fälligkeit und Bankverbindung.
4. Prüfen: Feste Regeln rechnen nach und vergleichen mit bekannten Daten, siehe unten.
5. Zuordnen: Lieferant, Bestellung oder Lieferschein, Kostenstelle und Konto werden vorgeschlagen.
6. Freigeben: Eine Mitarbeiterin sieht Rechnung und ausgelesene Felder nebeneinander, korrigiert bei Bedarf und gibt frei.
7. Übergeben: Der Buchungsvorschlag geht als Export oder über eine Schnittstelle an die Buchhaltung, die Rechnung als Beleg dazu.
8. Ablegen: Original und Protokoll werden so gespeichert, dass sie sieben Jahre lesbar und unverändert bleiben.

Der Kern ist Schritt 6. Ohne Freigabe würde jede falsch gelesene Ziffer direkt in der Buchhaltung landen. Mit Freigabe schrumpft die Arbeit vom Abtippen auf das Kontrollieren.

Welche Angaben muss eine Rechnung in Österreich enthalten?

Die Pflichtangaben stehen in § 11 Abs. 1 Z 3 Umsatzsteuergesetz. Weil der Vorsteuerabzug davon abhängt, lohnt es sich, sie beim Auslesen gleich mitzuprüfen.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € genügen weniger Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG). Das System sollte diese Grenze kennen, damit es bei der Tankrechnung nicht unnötig Alarm schlägt. Ob eine Rechnung im Einzelfall zum Vorsteuerabzug berechtigt, beurteilt Ihre Steuerberatung.

Welche Prüfregeln sinnvoll sind

• Rechenprüfung: Positionen ergeben Netto, Netto plus Steuer ergibt Brutto. Diese Prüfung macht eine feste Regel, nie das Sprachmodell.
• Doppelte Rechnung: gleicher Lieferant und gleiche Rechnungsnummer, oder gleicher Betrag am gleichen Tag.
• Geänderte Bankverbindung: Weicht die IBAN von der bisher bekannten ab, wird die Rechnung angehalten. Gefälschte Rechnungen mit neuer Kontonummer sind eine verbreitete Betrugsmasche.
• Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein: Menge und Preis stimmen mit dem überein, was bestellt und geliefert wurde.
• Fälligkeit und Skonto: Das System zeigt, bis wann bezahlt werden muss und ob Skonto möglich ist.
• Unsichere Felder: Ist sich das System bei einem Wert nicht sicher, wird das Feld markiert, statt geraten.

Jede Regel, die anschlägt, hält die Rechnung an und zeigt den Grund in Klartext, etwa „Rechnungsnummer bereits am 3. März erfasst“. So entscheidet die Mitarbeiterin in Sekunden, statt selbst zu suchen. Wichtig ist auch der umgekehrte Weg: Korrigiert jemand ein Feld, merkt sich das System die Korrektur für diesen Lieferanten. Nach einigen Wochen sinkt so die Zahl der Rückfragen.

Typische Stolpersteine

• Mehrere Rechnungen in einer PDF-Datei: Das System muss sie trennen, bevor es ausliest.
• Gutschriften und Anzahlungsrechnungen: Sie sehen aus wie Rechnungen, verlangen aber eine andere Buchung.
• Rechnungen im Text der E-Mail statt als Anhang, oft bei kleinen Lieferanten.
• Fremdwährungen und Reverse Charge bei Lieferanten aus dem Ausland: Hier sollte immer ein Mensch genau hinsehen.

Wo KI hilft und wo nicht

Die Kombination macht es aus: Das Sprachmodell liest, was unordentlich ankommt, und feste Regeln prüfen, was es gelesen hat. Welches Modell reicht, zeigt ein Test mit 30 bis 50 Ihrer echten Rechnungen. Einen Überblick über Modelle und Preise gibt GPT-6 im Unternehmen.

Verbuchen: Vorschlag ja, Buchung mit Freigabe

„Automatisch verbuchen“ heißt in der Praxis: Das System erstellt einen Buchungsvorschlag mit Konto, Steuercode und Kostenstelle, und Ihre Buchhaltung oder Kanzlei übernimmt ihn. Klären Sie vorher mit der Steuerberatung, in welchem Format sie die Daten haben möchte und ob sie Belege per Schnittstelle oder als Datei mit Liste bekommt. Wie solche Anbindungen technisch funktionieren, erklärt der Ratgeber API-Integration mit der Buchhaltung.

Aufbewahrung und e-Rechnung: was steuerlich gilt

Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, und länger, solange sie für ein laufendes Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist; liegen Unterlagen nur digital vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO).

Eine elektronische Rechnung gilt nach § 11 Abs. 2 UStG nur dann als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Für Ihr System bedeutet das: Die Rechnung wird so abgelegt, wie sie gekommen ist, und jede Änderung an ausgelesenen Feldern wird protokolliert, nie an der Rechnung selbst. Ob Sie Papierbelege nach dem Einscannen vernichten dürfen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wer selbst an Bundesdienststellen fakturiert, findet die Anforderungen im Ratgeber e-Rechnung an den Bund.

Beispielrechnung

Annahmen: 300 Eingangsrechnungen pro Monat, Erfassung von Hand je 4 Minuten, Kontrolle eines ausgelesenen Belegs je 1 Minute, 40 € pro Arbeitsstunde, GPT-6 Sol mit rund 3.000 Eingabe- und 1.500 Ausgabe-Tokens pro Rechnung, 150 € pro Monat für Betrieb und Wartung.

Die Ersparnis liegt bei rund 440 € pro Monat. Eine fokussierte Umsetzung ab etwa 5.000 € netto wäre nach knapp einem Jahr herein. Bei 50 Rechnungen im Monat rechnet sich eine eigene Lösung dagegen nicht; dann ist ein fertiges Belegprogramm oder das Angebot Ihrer Kanzlei die bessere Wahl. Weitere Szenarien enthält Was kostet KI-Automatisierung?, mit Ihren Zahlen rechnet der Büroaufwand-Rechner.

Datenschutz bei Rechnungen

Rechnungen von Einzelunternehmern enthalten Namen und Anschriften, also personenbezogene Daten. Wird ein KI-Dienst eingebunden, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und eine Prüfung, wohin die Daten fließen. Mehr dazu im Ratgeber Kundendaten in ChatGPT & Co..

Wie Astra IT Solutions das umsetzt

Dokumente auslesen und zuordnen ist einer der Schwerpunkte unserer Leistung KI & Prozessautomatisierung: Rechnungen, Formulare und Unterlagen werden klassifiziert, ausgelesen und in Ihre Systeme übertragen, mit Prüfregeln und Freigabe durch einen Menschen. Wo die Buchhaltung oder ein Warenwirtschaftssystem keine passende Schnittstelle hat, bauen wir sie als Teil einer Individualsoftware. Gerade im Großhandel mit vielen Lieferanten und Bestellungen lohnt der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein.

Nächster Schritt

Zählen Sie einen Monat lang Ihre Eingangsrechnungen und notieren Sie, wie viele davon gescannt, als PDF oder als e-Rechnung ankommen. Der KI-Potenzial-Check zeigt, ob sich der Ablauf eignet. Wenn ja, schicken Sie uns über das Anfrageformular fünf anonymisierte Beispielrechnungen, und Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung.