E-Rechnung an den Bund: Was gilt und wie Sie sie einbringen

Wer muss e-Rechnungen an den Bund schicken?

Die Pflicht trifft alle Vertragspartner von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr (§ 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz, kurz IKTKonG). Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Einzelunternehmen sind oder ein Konzern, und auch nicht, wie hoch die Rechnung ist. Wer für eine Bundesdienststelle eine Therme tauscht, Büromaterial liefert oder eine Website baut, verrechnet elektronisch strukturiert.

Für Vertragspartner aus dem Ausland gilt die Pflicht nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 5 Abs. 3 IKTKonG). Laut Unternehmensserviceportal fallen ausländische Unternehmen mit Sitz in Österreich aber voll unter die Pflicht. Länder, Gemeinden und Städte nutzen dieselbe Plattform teilweise freiwillig. Eine Verpflichtung, an diese Stellen elektronisch zu verrechnen, besteht laut USP derzeit nicht. Fragen Sie im Zweifel bei der beauftragenden Stelle nach, welcher Weg gewünscht ist.

Was ist eine strukturierte e-Rechnung?

Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird (§ 5 Abs. 1 IKTKonG). Sie muss mindestens die Rechnungsmerkmale nach § 11 Abs. 1 UStG enthalten. Der entscheidende Punkt: Die Daten liegen maschinenlesbar vor, also als XML-Datei, die das System der Verwaltung ohne Abtippen verarbeiten kann. Ein PDF ist für das Auge gemacht und gilt laut e-Rechnung.gv.at ausdrücklich nicht als strukturiert.

Eine elektronische Signatur ist nicht nötig. Laut e-Rechnung.gv.at müssen die Rechnungen nicht signiert sein, signierte Rechnungen werden aber angenommen. Das ist nicht zu verwechseln mit der Signatur nach der Registrierkassensicherheitsverordnung, die bei Barumsätzen eine Rolle spielt und im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht und passenden Software erklärt ist.

Welche Angaben muss die e-Rechnung enthalten?

Neben den üblichen Rechnungsmerkmalen nennt der Leitfaden von e-Rechnung.gv.at einige Angaben, ohne die eine Rechnung an den Bund nicht zugeordnet werden kann. Die wichtigsten im Überblick:

• Absender und Empfänger mit Bezeichnung, Adresse und Kontaktdaten, beim Absender auch eine E-Mail-Adresse.
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Lieferdatum oder Leistungszeitraum.
• Je Position Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz, dazu Netto, Umsatzsteuer und Brutto gesamt.
• Zahlungsdaten mit IBAN und BIC oder SEPA-Lastschrift. Fehlen Zahlungsbedingungen, gilt die Rechnung laut Leitfaden als sofort fällig.
• Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ab einem Rechnungsbetrag über 400 €, die des Empfängers über 10.000 €.
• Lieferantennummer und Auftragsreferenz aus der Beauftragung, bei Rechnungen an den Bund zusätzlich die Bestellpositionsnummer, wenn sie in der Bestellung steht.

Lieferantennummer und Auftragsreferenz vergibt ausschließlich die beauftragende Stelle. Stehen sie nicht in der Bestellung, fragen Sie dort nach; der Support von e-Rechnung.gv.at und die USP-Hotline können laut Leitfaden keine Auskunft dazu geben. Liegt bei der ersten Rechnung noch keine Lieferantennummer vor, darf das Feld leer bleiben. Unser Tipp aus Projekten: Lassen Sie sich beide Werte schon bei der Auftragsannahme schriftlich geben und legen Sie sie beim Kunden in Ihrer Kundenverwaltung ab.

Welche Wege zur Einbringung gibt es?

Die Registrierung im USP ist einmalig und laut Leitfaden kostenlos. Danach finden Sie die Anwendung unter „Meine Services“ und dort „e-Rechnung.gv.at“. e-Rechnung.gv.at bietet außerdem eine Testumgebung, in der Sie das Erstellen und Hochladen ausprobieren können, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht.

Was passiert nach dem Einbringen?

Das System prüft die Rechnung zuerst auf formale Fehler und leitet sie dann an die zuständige Dienststelle weiter. Laut USP wird automatisch eine Rechnungskopie als PDF erzeugt und als Bestätigung an die in der Rechnung angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Hat die Einbringung nicht funktioniert, meldet das System das dem Absender. Rechtlich wichtig: Erst nach der Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und der Übernahme durch die Bundesdienststelle gilt die e-Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht (§ 5 Abs. 5 IKTKonG). Bewahren Sie die Bestätigung deshalb bei der Rechnung auf.

Kann Astra Craft Pro e-Rechnungen an den Bund erzeugen?

Nein. Astra Craft Pro, unsere Handwerkersoftware, erstellt Rechnungen als PDF mit RKSV-Signatur, aber derzeit keine Datei im Format ebInterface oder PEPPOL-UBL. Für Betriebe, die regelmäßig an Bundesdienststellen verrechnen, ist Craft Pro deshalb heute nicht die richtige Wahl als einziges Rechnungsprogramm. Das steht auch auf der Produktseite unter „Passt nicht für“.

Wenn Sie Craft Pro nutzen und nur gelegentlich an den Bund verrechnen, gibt es trotzdem saubere Wege:

1. Online-Formular im USP: Sie übertragen die Positionen der Rechnung händisch. Bei wenigen Rechnungen im Jahr ist das der einfachste Weg und kostet nichts außer Zeit.
2. Programm mit ebInterface: Die Liste der WKO mit ebInterface-Software nennt Hersteller, die nach eigenen Angaben ebInterface erzeugen und teils per Webservice übermitteln. Wer viel an den Bund verrechnet, ist mit einem solchen Programm besser bedient.
3. Steuerberatung oder Dienstleister: Viele Kanzleien bringen e-Rechnungen für ihre Klienten ein. Fragen Sie nach, ob und zu welchen Kosten.
4. Eigene Software mit Export: Wenn Ihre Abläufe ohnehin eine eigene Lösung brauchen, lässt sich ein ebInterface- oder PEPPOL-Export als Anforderung einplanen. Das ist ein Fall für Individualsoftware nach Ihren Abläufen.

Ein Wort zum Vergleich: Im Vergleich von Handwerkersoftware in Österreich achten wir genau auf diesen Punkt. Manche Programme, etwa KingBill, sind laut WKO-Liste mit ebInterface und Webservice gelistet. Wer viel öffentliche Aufträge hat, sollte dieses Kriterium vor dem Monatspreis prüfen.

Beispielrechnung: Formular oder Software?

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Installationsbetrieb verrechnet sechs Mal im Jahr an eine Bundesdienststelle, jede Rechnung hat etwa zehn Positionen. Für das Abtippen im Online-Formular rechnen wir mit 20 Minuten je Rechnung, zusammen also zwei Stunden im Jahr. Bei 60 Rechnungen im Jahr wären es schon 20 Stunden, und dann lohnt sich ein Programm mit Export oder ein Dienstleister. Mit dem Büroaufwand-Rechner für Handwerksbetriebe können Sie solche Zeiten mit Ihren eigenen Zahlen in Euro umrechnen.

Häufige Fehler bei der e-Rechnung an den Bund

• Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an die Dienststelle. Sie gilt dann nicht als ordnungsgemäß eingebracht, und die Bezahlung verzögert sich.
• Auftragsreferenz oder Bestellpositionsnummer fehlen oder stimmen nicht mit der Bestellung überein. Dann kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.
• Die E-Mail-Adresse in der Rechnung ist ein Postfach, das niemand liest. Bestätigungen und Fehlermeldungen kommen dorthin.
• Die Rechnung wird zusätzlich auf Papier geschickt. Das schafft nur Rückfragen, weil der Bund Papier nicht annimmt.

Wer in Deutschland verrechnet, hat mit XRechnung und der deutschen E-Rechnungspflicht eigene Regeln; diese beschreibt der Ratgeber zu Software für deutsche Unternehmen. Wie Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung kommen, zeigt der Beitrag zur Anbindung der Buchhaltung über Schnittstellen.

Ihr nächster Schritt

Zählen Sie, wie viele Rechnungen Sie im letzten Jahr an öffentliche Stellen geschickt haben. Bei wenigen reicht das USP-Formular. Bei vielen gehört der ebInterface-Export auf die Liste der Pflichtkriterien, wenn Sie Handwerkersoftware auswählen. Wo Digitalisierung in Ihrem Betrieb sonst am meisten bringt, zeigt der kostenlose Digitalisierungs-Check. Und wenn Sie wissen möchten, ob für Ihren Betrieb ein fertiges Produkt oder eine eigene Lösung passt, schreiben Sie uns über das Anfrageformular; Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung.