Software für Betriebe in Deutschland: TSE und E-Rechnung

Was ist in Deutschland anders als in Österreich?

Wer Software aus Österreich kennt, denkt bei Kasse sofort an die Registrierkassenpflicht und die RKSV-Signatur. In Deutschland ist das Prinzip ähnlich, die Regeln sind aber andere. Die Tabelle zeigt die Unterschiede, die für Software am häufigsten zählen.

Kassensicherungsverordnung und TSE: Was gilt?

Nach § 146a Abs. 1 AO muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Welche Systeme gemeint sind, regelt § 1 KassenSichV: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, außerdem Taxameter und Wegstreckenzähler. Ausdrücklich nicht erfasst sind unter anderem elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten und Geldautomaten.

• Belegausgabe: Wer mit einem solchen System erfasst, muss dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen (§ 146a Abs. 2 AO). § 6 KassenSichV nennt die Pflichtangaben, darunter Transaktionsnummer, Seriennummern von Kasse und TSE, Prüfwert und Signaturzähler. Der Beleg darf auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden.
• Mitteilung: Seit 1. Jänner 2025 steht das Mitteilungsverfahren über ELSTER zur Verfügung. Laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 waren Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, bis 31. Juli 2025 zu melden; seither gilt die Monatsfrist ab Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
• Cloud-TSE: Das BMF beschreibt in seinen häufigen Fragen auch TSE als Cloud-Lösung. Sie braucht eine ständige Internetverbindung, und die Verfahrensdokumentation muss zeigen, wie die Anforderungen der Zertifizierung in der Einsatzumgebung umgesetzt sind.
• Export: Die Daten müssen für Prüfungen im Format der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) bereitstehen.

Wichtig für jeden Softwareanbieter: Laut BMF ist es eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 25.000 € Bußgeld, Systeme, die den Anforderungen des § 146a AO nicht entsprechen, in Deutschland in Verkehr zu bringen oder auch nur zu bewerben. Bis zu 25.000 € drohen laut BMF auch dem Betrieb, der ein Kassensystem ohne vorgeschriebene Absicherung nutzt (§ 379 AO). Fragen Sie deshalb jeden Anbieter einer Kassen- oder Bestellsoftware schriftlich, welche zertifizierte TSE angebunden ist.

Was bedeutet das für Bestell-, Buchungs- und Branchensoftware?

Nicht jede Software, die mit Geld zu tun hat, ist ein Kassensystem. Ein Programm, das Angebote und Rechnungen auf Überweisung erstellt, ist nach § 1 KassenSichV eher ein Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramm. Sobald die Software aber Barzahlungen oder Kartenzahlungen vor Ort wie eine Kasse erfasst, gelten die Regeln für elektronische Aufzeichnungssysteme. Die Grenze ist im Einzelfall mit der Steuerberatung zu klären, bevor entwickelt wird.

Für unsere eigenen Produkte heißt das: Die RKSV-Signatur in Astra Craft Pro läuft über Fiskaly SIGN AT und ist österreichspezifisch. Für einen Betrieb in Deutschland ersetzt sie keine TSE. Eine TSE-Anbindung gibt es in unseren Produkten nicht; für deutsche Betriebe wäre sie eine eigene Entwicklung mit einem zertifizierten Anbieter. Astra Dine ist ein Bestellsystem und ausdrücklich keine Registrierkasse, auch nicht in Österreich.

E-Rechnung in Deutschland: Pflicht und Übergangsfristen

Seit 1. Jänner 2025 ist eine E-Rechnung in Deutschland nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein einfaches PDF per E-Mail ist laut BMF eine sonstige Rechnung. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also solchen mit Sitz, Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligter Betriebsstätte in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Ausnahmen nennt das BMF unter anderem für Kleinbeträge bis 250 € brutto, für Leistungen von Kleinunternehmern und für Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen können. Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln, etwa der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unversehrt und acht Jahre lang (§ 14b UStG). Steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll die Software ausgeben?

Beide Formate erfüllen laut BMF die Voraussetzungen, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF zum Lesen mit eingebetteter XML-Datei. XRechnung ist reines XML und braucht zum Lesen einen Betrachter, etwa den kostenlosen E-Rechnungsviewer auf ELSTER. Seit Einführung der Pflicht gilt bei hybriden Rechnungen der strukturierte Teil, nicht das Bild. Weichen beide ab, zählen die XML-Daten.

• Für Kunden, die selbst wenig Software nutzen, ist ZUGFeRD praktisch, weil das PDF lesbar bleibt.
• Für Kunden mit Buchhaltungssoftware oder Rechnungseingangsportal ist XRechnung oft der erwartete Standard.
• Gute Software validiert die Datei vor dem Versand gegen die Norm. Das BMF empfiehlt eine Validierung, schreibt sie aber nicht vor.
• Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf ein angehängtes PDF reicht nicht.

Für den Empfang lohnt sich eine Automatisierung: E-Rechnungen kommen als XML und lassen sich ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen. Welche Routinearbeiten sich generell lohnen, beschreibt der Ratgeber Wiederkehrende Arbeit automatisieren; die Anbindung an Buchhaltungsprogramme erklärt der Beitrag zur API-Integration mit der Buchhaltung.

Wie arbeitet eine Softwarefirma aus Wien mit Betrieben in Deutschland?

Wir sitzen in Wien-Meidling. Vor Ort sind wir in Wien und Umgebung, Projekte in Deutschland laufen per Videocall und schriftlich. Das funktioniert, weil wir ohnehin schriftlich arbeiten: Anforderungen, Angebot und Abnahme stehen in Dokumenten, nicht in Telefonnotizen. Wie ein Projekt abläuft, steht unter Projektablauf; was wir für Betriebe in Deutschland anbieten, auf der Seite Softwareentwicklung für Deutschland.

1. Sie beschreiben das Vorhaben schriftlich, gern mit Beispielen wie einer bisherigen Rechnung oder einer Excel-Liste.
2. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung mit Kostenrahmen und offenen Fragen, etwa ob ein Kassensystem im Sinne der KassenSichV entsteht.
3. Wir klären die deutschen Pflichten mit Ihrer Steuerberatung, bevor entwickelt wird.
4. Das Angebot nennt einen Festpreis je Meilenstein.
5. Nach jedem Meilenstein sehen Sie lauffähige Software in einer Testumgebung, per Bildschirmfreigabe oder mit eigenem Zugang.

Was wir für Deutschland nicht anbieten

• Eine fertige Kassensoftware mit TSE: Haben wir nicht. Eine TSE-Anbindung wäre eine Individualentwicklung mit einem zertifizierten TSE-Anbieter.
• Steuerberatung: Ob Ihre Software als Kassensystem gilt und welche Rechnungsformate Sie brauchen, beurteilt Ihre Steuerberatung.
• Termine vor Ort in Deutschland als Standard: Wir arbeiten aus Wien. Wenn Ihr Projekt regelmäßige Workshops vor Ort braucht, ist ein Anbieter in Ihrer Nähe die bessere Wahl.
• Unsere Branchenprodukte sind für Betriebe in Österreich entstanden. Ob eines davon für einen deutschen Betrieb passt, klären wir in einer Demo.

Was wir gebaut haben und wo es läuft, sehen Sie unter Projekte. Wenn es um Software nach Ihren Abläufen geht, finden Sie die Details bei Individualsoftware und ERP-Systemen.

Nächster Schritt: Kostenrahmen und Pflichten klären

Rechnen Sie mit dem Projektkosten-Rechner einen ersten Rahmen aus und schicken Sie uns dann eine kurze Beschreibung über die Anfrage. Schreiben Sie dazu, ob Barzahlungen erfasst werden und welche Rechnungsformate Ihre Kunden verlangen. Sie bekommen an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine schriftliche Ersteinschätzung, inklusive der Fragen, die Sie mit Ihrer Steuerberatung klären sollten.