Wiederkehrende Arbeit automatisieren: Beispiele je Branche

Welche Aufgaben eignen sich für Automatisierung?

Vier Fragen helfen bei der Einschätzung. Je öfter Sie mit Ja antworten, desto besser eignet sich eine Aufgabe.

1. Kommt die Aufgabe mindestens wöchentlich vor?
2. Läuft sie jedes Mal nach denselben Schritten ab?
3. Liegen die Daten bereits digital vor, etwa als Liste, Formular oder E-Mail?
4. Kosten Fehler dabei Geld oder Ärger, etwa falsche Beträge oder vergessene Termine?

Schlecht geeignet sind seltene Sonderfälle, Aufgaben mit viel Abwägung und Abläufe, die sich gerade ändern. Ein Ablauf, der noch nicht klar ist, wird durch Automatisierung nicht klarer.

Welche Stufen der Automatisierung gibt es?

Wann ein Werkzeug wie n8n oder Zapier reicht und wann eine eigene Lösung besser ist, beschreibt der Ratgeber n8n, Zapier oder Individualentwicklung. Was KI-Automatisierung kostet und wie sie sich mit Handarbeit vergleicht, steht im Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung?.

Welche Beispiele gibt es je Branche?

Die folgenden Beispiele stammen aus Produkten und Projekten von Astra IT Solutions oder beschreiben typische Abläufe. Sie zeigen, wie unterschiedlich wiederkehrende Arbeit aussieht, und wo der jeweils einfachste Weg zur Automatisierung liegt.

Handwerk

• Arbeitsprotokoll zur Rechnung: In Astra Craft Pro erfassen Monteure Zeit, Material und Fotos am Handy, das Protokoll wird mit einem Klick zur Rechnung. Das Abtippen im Büro entfällt.
• Wartungserinnerungen: Anlagen wie Thermen werden je Kunde mit Service-Intervall gespeichert, die Erinnerung kommt automatisch.
• Terminanfragen von der Website: Bei Blugas und Inan Installationen landet die Online-Anfrage direkt im Kalender von Astra Craft Pro.
• Mahnwesen: Drei Mahnstufen mit Verzugszinsen und Mahngebühren werden als PDF erzeugt, statt jede Mahnung in Word zu schreiben.

Wie viele Stunden das in Ihrem Betrieb ausmacht, rechnet der Büroaufwand-Rechner mit Ihren Zahlen. Weitere Hinweise für Gewerke mit Außendienst stehen unter Handwerk und Installateure.

Salon und Kosmetik

• Online-Buchung statt Telefon: Kundinnen buchen in Astra BeautyOS auf der Website des Salons, angeboten werden nur freie Zeiten. So läuft es etwa bei Aysu Beauty in Wien-Favoriten.
• Erinnerungen vor dem Termin: E-Mail und SMS gehen automatisch hinaus.
• Frei gewordene Termine: Der Lücken-Füller sucht passende Kundinnen und verschickt das Angebot mit einem Klick per E-Mail.

Für werbliche Nachrichten, etwa Angebote an Kundinnen, die länger nicht da waren, gilt § 174 TKG 2021: E-Mail und SMS zur Direktwerbung brauchen grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, die Ausnahme für eigene Kunden nur unter engen Bedingungen. Details stehen im Ratgeber Stammkunden reaktivieren.

Gastronomie, Handel und Großhandel

• Bestellungen ohne Zettel: Mit Astra Dine bestellen Gäste per QR-Code am Tisch, die Bestellung erscheint am Küchenmonitor und wird als Bon gedruckt. Astra Dine wird als Projekt je Lokal eingerichtet und ersetzt keine Registrierkasse.
• Arbeitszeiten für die Lohnverrechnung: Astra Zeit erstellt Berichte als PDF, Excel und CSV, statt Stundenzettel am Monatsende zusammenzuzählen.
• Offene Posten: Für Devpack wird die Offene-Posten-Liste importiert, jeder Kunde bekommt eine Zahlungsinformation mit EPC-QR-Code, mit Vorschau, Testversand, Bestätigung und Protokoll. Mehr dazu im Ratgeber Liquidität im Griff.
• Eingangsrechnungen: Rechnungsdaten lassen sich mit KI auslesen und zur Prüfung vorbereiten, wie im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch auslesen beschrieben.

Bau und Kfz-Werkstatt

• Bautagebuch: Einträge mit Fotos, Wetter und anwesenden Firmen direkt auf der Baustelle am Handy statt abends am Schreibtisch. Mehr dazu im Ratgeber zum digitalen Bautagebuch und auf der Seite für Bau und Baugewerbe.
• Arbeitszeiten auf der Baustelle: Erfassung am Handy oder Terminal statt Stundenzettel, die im Büro abgetippt werden.
• Terminanfragen in der Werkstatt: Anfrage mit Fahrzeug und Anliegen über die Website statt per Telefon während der Arbeit. Auf der Website von Haus des Autos ist die Terminanfrage die zentrale Handlung auf jeder Seite.
• Erinnerungen in der Werkstatt: Hinweis auf das nächste Service oder den Reifenwechsel aus den Daten des letzten Besuchs, mit Einwilligung der Kunden. Mehr unter Kfz-Werkstätten.

Büro, Kanzlei und Verwaltung

• Eingehende E-Mails nach Thema vorsortieren und einen Antwortentwurf vorbereiten, den ein Mensch freigibt.
• Dokumente aus einer Vorlage mit Kundendaten befüllen, statt sie jedes Mal zu kopieren und anzupassen.
• Wiederkehrende Monatsberichte aus vorhandenen Daten automatisch zusammenstellen.
• Fristen und Wiedervorlagen als Erinnerung im Kalender statt auf Haftnotizen.

Für Kanzleien und Beratungsbetriebe gelten oft besondere Verschwiegenheitspflichten. Klären Sie vor jeder Automatisierung mit KI, wo Daten verarbeitet werden. Hinweise dazu stehen auf der Seite für Kanzleien und Beratung. Oft lässt sich die Aufgabe auch so zuschneiden, dass die KI nur mit Vorlagen und Textbausteinen arbeitet und keine Mandantendaten sieht. Das ist weniger elegant, aber in vielen Fällen ein guter erster Schritt.

Beispielrechnung: Wann rechnet sich eine Automatisierung?

Die Formel lautet: Amortisationszeit in Monaten gleich einmalige Investition geteilt durch monatliche Ersparnis minus laufende Kosten. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Eine Mitarbeiterin verbringt vier Stunden pro Woche mit Zahlungserinnerungen. Die Stunde kostet den Betrieb inklusive Nebenkosten 40 €.

• Zeitaufwand pro Jahr: 4 Stunden × 52 Wochen = 208 Stunden, also 208 × 40 € = 8.320 €.
• Angenommen, drei der vier Stunden fallen weg: Ersparnis 6.240 € pro Jahr oder 520 € pro Monat.
• Angenommene Investition 5.000 € einmalig, laufende Kosten 50 € pro Monat.
• Amortisation: 5.000 € ÷ (520 € − 50 €) = rund 10,6 Monate.

Wichtig: Eingesparte Zeit ist nur dann Geld, wenn sie sinnvoll genutzt wird, etwa für Kundenkontakt oder abrechenbare Arbeit. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten im ROI-Rechner für Automatisierung. Fällt die Amortisation über drei Jahre, ist die Aufgabe meist kein guter erster Kandidat.

Welche Risiken sollten Sie beachten?

• Fehler werden schneller verteilt: Eine falsche Regel verschickt hundert falsche Mails statt einer. Deshalb gehören Vorschau, Testlauf und Protokoll zu jeder Automatisierung mit Außenwirkung.
• Abhängigkeit von einer Person: Wenn nur ein Mitarbeiter weiß, wie die Automatisierung funktioniert, wird sein Urlaub zum Risiko. Halten Sie den Ablauf schriftlich fest.
• Datenschutz: Werden Kundendaten an einen weiteren Dienst übertragen, braucht es meist einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Prüfung, wo die Daten liegen.
• Stille Ausfälle: Eine Automatisierung, die nicht mehr läuft, fällt oft erst Wochen später auf. Eine einfache Kontrolle, etwa eine tägliche Meldung, verhindert das.

Welche Kennzahlen sollten Sie messen?

Schritt-für-Schritt-Plan

1. Zwei Wochen lang wiederkehrende Aufgaben mitschreiben: was, wie oft, wie lange, wer.
2. Mit den vier Fragen von oben bewerten und die drei besten Kandidaten auswählen.
3. Für jeden Kandidaten die passende Stufe wählen, von der Vorlage bis zur eigenen Lösung.
4. Den Ablauf vor der Automatisierung aufräumen und schriftlich festhalten.
5. Mit Sicherungen starten: Vorschau, Testlauf, Freigabe durch einen Menschen, Protokoll.
6. Nach vier Wochen messen und erst dann die nächste Aufgabe angehen.

Ihr nächster Schritt

Schreiben Sie zwei Wochen lang Ihre wiederkehrenden Aufgaben mit und rechnen Sie die drei größten im ROI-Rechner durch. Wenn Sie eine Einschätzung möchten, ob ein bestehendes Produkt reicht oder eine eigene Lösung sinnvoll ist, schicken Sie uns Ihre Liste über die Kontaktseite. Mehr zu eigenen Lösungen steht auf der Seite KI und Prozessautomatisierung.