Bautagebuch digital führen: Was hinein gehört und wie es geht

Wozu ein Bautagebuch?

Ein Bautagebuch ist zuerst ein Gedächtnis. Monate nach einem Tag weiß niemand mehr, wann der Estrich geliefert wurde, warum die Partie zwei Tage warten musste oder wer die Änderung am Fenster angeordnet hat. Genau diese Fragen kommen aber bei Mehrkostenforderungen, bei Streit über Termine und bei der Schlussrechnung auf den Tisch.

• Nachweis für Behinderungen und Verzögerungen, die nicht Ihr Betrieb verursacht hat, etwa fehlende Vorleistungen anderer Gewerke.
• Grundlage für Mehrkosten und Regiearbeiten, weil Anordnung, Umfang und Zeitpunkt festgehalten sind.
• Überblick für Bauleitung und Büro, ohne jeden Abend zu telefonieren.
• Unterlagen für die Übergabe und spätere Gewährleistungsfragen, etwa mit Fotos von Leitungen, bevor sie zugemauert wurden.

Was gehört in einen Bautagebuch-Eintrag?

Weniger ist hier oft mehr: Ein kurzer, vollständiger Eintrag jeden Tag ist mehr wert als ein ausführlicher Bericht einmal pro Woche. Felder, die jeden Tag gleich sind, sollte die Vorlage vorbelegen, damit der Polier nur ändert, was neu ist.

Bautagebuch, Bautagesbericht und Regiebericht: der Unterschied

Die Begriffe werden nicht überall gleich verwendet. In vielen Betrieben gilt diese Einteilung: Das Bautagebuch beschreibt den Ablauf der gesamten Baustelle über die Bauzeit. Der Bautagesbericht ist der einzelne Eintrag eines Tages, oft je Gewerk oder Partie. Der Regiebericht hält Leistungen fest, die nach Aufwand verrechnet werden, also Stunden und Material außerhalb des Pauschal- oder Einheitspreises, und wird vom Auftraggeber unterschrieben. Ein digitales System sollte alle drei Formen abbilden können, weil sie auf denselben Daten beruhen.

Papier, Excel, App oder eigene Software?

Wer heute mit Excel arbeitet und an die Grenzen stößt, findet im Ratgeber Excel ablösen mit einer eigenen Anwendung die typischen Anzeichen und Wege. Wie sich Monatsabo und Eigenentwicklung über mehrere Jahre vergleichen, rechnet der Software-Kostenvergleich mit Ihren Annahmen durch.

Worauf es bei einem digitalen Bautagebuch ankommt

1. Funktioniert ohne Netz: Rohbauten und Keller haben oft keinen Empfang. Der Eintrag muss gespeichert und später übertragen werden.
2. Fotos direkt im Eintrag, mit Datum und Uhrzeit, statt in der Galerie des Handys.
3. Unterschrift am Handy, wenn der Auftraggeber Regieberichte oder Einträge bestätigen soll.
4. Nachvollziehbare Änderungen: Abgeschlossene Einträge sollten nicht still überschrieben werden können, Korrekturen brauchen einen Vermerk.
5. Export als PDF je Tag, Woche oder Baustelle, um sie Bauherr, Bauleitung oder Anwalt zu schicken.
6. Rollen: Polier schreibt, Bauleiter prüft, Büro rechnet ab. Jeder sieht, was er braucht.
7. Datenexport beim Wechsel: Die Einträge gehören Ihnen und müssen vollständig herauszubekommen sein.

Fotos, die später etwas beweisen

• Vorher, während und nachher aus derselben Position fotografieren.
• Einen Bezugspunkt ins Bild nehmen, etwa Zollstock, Achsbezeichnung oder Raumnummer.
• Verdeckte Arbeiten vor dem Schließen fotografieren: Leitungen, Abdichtungen, Bewehrung, Dämmung.
• Schäden und Behinderungen sofort fotografieren, nicht erst nach der Pause.
• Personen möglichst nicht erkennbar ins Bild nehmen; es geht um die Arbeit, nicht um die Leute.

Ein Foto ohne Zusammenhang hilft später wenig. Schreiben Sie zu jedem Bild eine Zeile, was es zeigt und wo es aufgenommen wurde, etwa „Wasserleitung Bad OG, vor dem Verfliesen“. Im digitalen Eintrag hängt das Foto direkt an dieser Zeile und am Tag, im Papierbericht muss das Büro die Bilder erst suchen und zuordnen. Achten Sie auch darauf, dass Fotos nicht nur auf dem privaten Handy des Poliers liegen: Wechselt er den Betrieb oder geht das Gerät verloren, ist die Dokumentation weg.

Was Astra IT Solutions für Bauunternehmen anbietet

Eine fertige Bausoftware mit Kalkulation nach Leistungsverzeichnis bieten wir nicht an. Für kleinere Bau- und Baunebengewerbe lassen sich Bautagesberichte, Regieberichte und Fotoprotokolle in Astra Craft Pro abbilden: frei gestaltbare Berichtsvorlagen mit Fotos und PDF-Export, Unterschrift am Handy und Erfassung auch ohne Netz, die übertragen wird, sobald wieder Empfang da ist. Craft Pro ist bei einem Wiener Installationsbetrieb im täglichen Einsatz. Für große Bauunternehmen mit Kalkulation nach ÖNORM-Leistungsverzeichnissen ist es nicht gemacht.

Wenn Ihr Bautagebuch an Kalkulation, Nachunternehmer oder Lohnverrechnung angebunden werden soll, ist eine eigene Lösung oft der bessere Weg. Wir entwickeln Individualsoftware nach Ihren Abläufen ab etwa 8.000 € netto; wie sich solche Preise zusammensetzen, beschreibt der Ratgeber Was kostet Individualsoftware?. Für die Bauunternehmen S.M.Ö Bau und LS Top Bau haben wir Firmenwebsites mit Leistungen und Anfrage entwickelt, keine Baustellensoftware. Einen Überblick über Websites und Software für die Branche gibt die Seite Bau und Baugewerbe.

Auf der Baustelle zählt außerdem die Arbeitszeit. Was dabei aufzuzeichnen ist, steht im Ratgeber Arbeitszeit auf der Baustelle aufzeichnen. Für eine eigenständige Zeiterfassung mit PIN-Terminal gibt es Astra Zeit.

Beispielrechnung: Was der Eintrag vor Ort spart

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Polier schreibt seinen Tagesbericht abends auf Papier und braucht dafür 20 Minuten, das Büro tippt ihn in weiteren 10 Minuten ab und ordnet die Fotos zu. Digital am Handy, mit vorbelegten Feldern, braucht der Eintrag 10 Minuten, das Abtippen entfällt. Bei 220 Arbeitstagen und drei Polieren sind das 20 Minuten × 220 × 3 = 220 Stunden im Jahr. Ob die Annahmen auf Ihren Betrieb passen, prüfen Sie am besten, indem Sie eine Woche lang die tatsächliche Zeit notieren.

So führen Sie das digitale Bautagebuch ein

1. Vorlage festlegen: Welche Felder brauchen Sie wirklich? Die Tabelle oben ist ein guter Start.
2. Mit einer Baustelle und einem Polier beginnen, der Lust darauf hat.
3. Nach zwei Wochen nachschärfen: Welche Felder werden nie ausgefüllt, was fehlt?
4. Dann auf weitere Baustellen ausrollen und das Papier ab einem festen Datum abschaffen.

Der häufigste Grund, warum die Umstellung scheitert, ist eine zu lange Vorlage. Wenn der Eintrag mehr Zeit braucht als der Zettel, kehrt die Partie nach ein paar Wochen zum Papier zurück. Halten Sie die Pflichtfelder deshalb knapp und lassen Sie den Rest optional. Klären Sie außerdem vorab, wer die Einträge täglich durchsieht: Ein Bautagebuch, das niemand liest, fällt erst im Streitfall auf, und dann fehlen die Tage, auf die es ankommt.

Für Mehrkosten, die sich während der Arbeit zeigen, lohnt auch ein Blick in den Ratgeber zum Kostenvoranschlag und seiner Verbindlichkeit. Grundsätzliches zu Protokollen am Handy beschreibt der Beitrag zu digitalen Arbeitsprotokollen im Handwerk.

Ihr nächster Schritt

Wo in Ihrem Betrieb die meiste Zeit verloren geht, zeigt der kostenlose Digitalisierungs-Check in wenigen Minuten. Wenn Sie ein Bautagebuch mit Ihren eigenen Feldern sehen möchten, schicken Sie uns eine Seite aus Ihrem bisherigen Tagesbericht über das Anfrageformular. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, ob Craft Pro reicht oder eine eigene Lösung besser passt.