Weniger Nachfragen nach Unterlagen, mehr Zeit für die Beratung
Für Steuerberatungen, Rechtsanwaltskanzleien und Unternehmensberatungen. Eine Kanzlei-Referenz haben wir noch nicht. Die Bausteine kommen aus anderen Projekten: dem automatischen Versand mit Vorschau und Protokoll, der bei Devpack im Einsatz ist, und KI-Projekten, in denen Dokumente ausgelesen und von Menschen freigegeben werden.
Was lässt sich in einer Kanzlei automatisieren?
Automatisieren lässt sich die Routine rund um die Facharbeit: Belege und Dokumente vorsortieren, fehlende Unterlagen nachfordern, wiederkehrende Mandanteninformationen verschicken und Anfragen vorbereiten. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen. Gute Automatisierung legt vor, ein Mensch gibt frei.
Wo es im Betrieb typischerweise hakt
Belege auf allen Kanälen
Mandanten schicken Belege per E-Mail, WhatsApp, als Foto oder im Kuvert. Zuerst wird sortiert, dann gearbeitet.
Unterlagen nachfordern
Fehlende Unterlagen werden einzeln per E-Mail angefragt, nachgefasst und in Listen abgehakt. Diese Zeit fehlt in der Beratung.
Vertrauliche Daten, gewöhnliche IT
Kanzleien arbeiten mit besonders vertraulichen Daten. Gemeinsame Passwörter, fehlende Zwei-Faktor-Anmeldung oder nie getestete Backups sind ein echtes Risiko.
Anfragen ohne Eckdaten
Neue Anfragen kommen ohne die Angaben, die für eine erste Einschätzung nötig sind. Es folgen Rückfragen, bevor klar ist, ob das Mandat passt.
So kann es digital laufen
- 1
Anfrage
Strukturierte Anfrage über die Website.
Anfrage: Jahresabschluss GmbH
- 2
Unterlagen
Mandant lädt Belege im Portal hoch.
Belege hochgeladen
- 3
Vorsortiert
Dokumente erkannt und zugeordnet, Ausnahmen markiert.
Zur Prüfung
- 4
Erinnerung
Fehlende Unterlagen automatisch nachgefordert, mit Vorschau.
Erinnerung versendet
- 5
Freigabe
Eine Mitarbeiterin prüft und gibt frei.
Freigegeben
Bausteine
Belegeingang vorsortieren
Eingehende Dokumente werden erkannt, Daten ausgelesen und dem Mandanten zugeordnet. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen. Ihre Kanzleisoftware bleibt das führende System.
Unterlagen automatisch nachfordern
Erinnerungen an fehlende Unterlagen mit Vorschau, Testversand und Versandprotokoll. Nach demselben Prinzip läuft bei Devpack die Offene-Posten-Automatisierung.
Mandantenportal
Upload von Belegen und Dokumenten, Status offener Punkte und geschützter Austausch statt E-Mail-Anhängen. Als Web-App nach Ihren Abläufen.
IT-Sicherheit für vertrauliche Daten
Zwei-Faktor-Anmeldung, Passwort-Manager, getestete Datensicherung und eine sauber eingerichtete Microsoft-365-Umgebung, per Fernwartung oder vor Ort in Wien.
Website mit Fachgebieten
Eine Seite je Fachgebiet oder Leistung, das Team mit Schwerpunkten und eine Anfrage, die die wichtigsten Eckdaten abfragt.
Passende Lösungen
Leistung
KI & Prozessautomatisierung
Ein KI-Agent ist ein Softwaresystem, das mit einem Sprachmodell mehrstufige Aufgaben plant und ausführt, etwa Daten prüfen, Systeme abfragen, E-Mails formulieren und Folgeaktionen auslösen.
Leistung
Individualsoftware & ERP-Systeme
Individualsoftware ist Software, die für die Prozesse eines bestimmten Unternehmens entwickelt wird, im Gegensatz zu Standardsoftware, die generische Abläufe für viele Kunden abbildet.
Leistung
IT-Sicherheit für KMU
IT-Sicherheit in einem kleinen Betrieb heißt vor allem fünf Dinge: Zwei-Faktor-Anmeldung für alle wichtigen Konten, aktuelle Updates auf allen Geräten, eine Datensicherung, die regelmäßig probeweise zurückgespielt wird, ein Team, das gefälschte E-Mails erkennt, und ein Plan, wer im Ernstfall was tut.
Leistung
IT-Support, Büro-IT und Server
IT-Betreuung heißt: Ein Dienstleister kümmert sich laufend um Computer, Benutzerkonten, E-Mail, Netzwerk, Datensicherung und Server eines Betriebs.
Leistung
Website erstellen lassen
Eine Firmenwebsite bringt Anfragen, wenn drei Dinge zusammenpassen: Für jede wichtige Leistung gibt es eine eigene, verständliche Seite, die Google dieser Suche zuordnen kann.
Häufige Fragen aus der Branche
Ersetzt die Automatisierung unsere Kanzleisoftware?
Nein. Die Kanzleisoftware bleibt das führende System. Die Automatisierung übernimmt die Arbeit davor und daneben: Dokumente vorsortieren, Unterlagen nachfordern, Informationen verschicken. Ob sich Daten direkt übergeben lassen, hängt von den Schnittstellen Ihrer Software ab.
Darf eine KI Mandantendaten verarbeiten?
Das hängt davon ab, welcher Dienst die Daten verarbeitet, wo er sie speichert und welche Verträge bestehen. Für Kanzleien kommt die berufliche Verschwiegenheit dazu. Wir planen solche Lösungen so, dass Sie Anbieter, Speicherort und Freigabeschritte kennen. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen oder Ihrer Datenschutzberatung.
Entscheidet die KI fachliche Fragen?
Nein. Sie liest aus, ordnet zu und bereitet vor. Unsichere Fälle werden markiert und an einen Menschen übergeben, jeder Schritt wird protokolliert. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Womit fängt man am besten an?
Mit dem Ablauf, der am häufigsten wiederkehrt und am klarsten geregelt ist, oft das Nachfordern von Unterlagen. Dort ist der Nutzen schnell sichtbar und das Risiko gering. Eine Machbarkeitsanalyse kostet bei uns ab 1.500 € netto.
Was kostet eine Automatisierung für eine Kanzlei?
KI- und Prozessautomatisierung beginnt bei uns bei etwa 5.000 € netto, abhängig von Umfang und Schnittstellen. Mit dem ROI-Rechner sehen Sie vorab, ab wann sich das mit Ihren eigenen Zahlen rechnet.
Ratgeber und Rechner
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Schriftliche Ersteinschätzung, ohne Verkaufsanruf
Welche Unterlagen fordern Sie jede Woche nach?
Beschreiben Sie den Ablauf, der Ihr Team am meisten Zeit kostet. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, ob und wie er sich automatisieren lässt, mit Aufwand und Preisrahmen.
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