Kanzlei und Steuerberatung automatisieren: Was geht, was nicht?

Wo verliert eine Kanzlei Zeit, die nicht Facharbeit ist?

Wer in einer Kanzlei arbeitet, kennt das Verhältnis: Die eigentliche Beratung ist anspruchsvoll, aber ein großer Teil des Tages geht für Organisation drauf. Typische Zeitfresser:

• Belege, die unvollständig, verspätet oder als Handyfoto per WhatsApp kommen, und das wiederholte Nachfordern.
• Erstanfragen ohne die Unterlagen, die für eine Einschätzung nötig wären.
• Ein Posteingang, in dem Behördenpost, Mandantenfragen und Werbung durcheinander liegen.
• Telefon und Rückrufe für Termine, die sich auch online vereinbaren ließen.
• Honorarnoten schreiben und offene Honorare nachverfolgen.
• Ablage und Suche: Wo ist die Vollmacht, wo der letzte Bescheid?

Was das Berufsrecht für Automatisierung bedeutet

Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nach § 80 Abs. 1 WTBG 2017 zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet, und zwar auch dann, wenn die Umstände anderen zugänglich sind. Nach Abs. 5 gilt das sinngemäß für Erfüllungsgehilfen, Gesellschafter, Prokuristen und Berufsanwärter. Die Pflicht entfällt unter anderem, wenn der Auftraggeber ausdrücklich davon entbindet (Abs. 4 Z 2).

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte regelt § 9 Abs. 2 RAO die Verschwiegenheit. Herangezogene Hilfskräfte hat der Anwalt zur Verschwiegenheit zu verpflichten und für die verlässliche Einhaltung vorzusorgen. Außerdem verpflichtet § 9 Abs. 1a RAO dazu, für die nötigen Einrichtungen zu sorgen, insbesondere um den elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten zu nutzen.

Praktisch heißt das für jedes Werkzeug: klären, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann, ob der Anbieter Daten für eigene Zwecke nutzt, und Dienstleister schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichten. Ob ein bestimmter Dienst berufsrechtlich zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrer Kammer. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Für die Ablage gilt außerdem § 132 BAO: Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Digital ist das zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).

Was sich automatisieren lässt

Belegeingang mit Vollständigkeitsprüfung

Mandanten laden Belege über ein Upload-Formular oder Portal hoch, statt sie per E-Mail oder Messenger zu schicken. Jeder Upload wird dem Mandanten und dem Zeitraum zugeordnet, eine Liste zeigt, was fehlt, und eine Erinnerung geht automatisch hinaus, wenn ein Stichtag näher rückt. Das Muster kennen wir aus der Offene-Posten-Automatisierung für Devpack: Massenversand nur mit Vorschau, Testversand und ausdrücklicher Bestätigung, jede Nachricht im Protokoll. Für eine Kanzlei haben wir das noch nicht umgesetzt; die Bausteine lassen sich aber übertragen.

Rechnungen und Belege auslesen

Eine KI kann aus Eingangsrechnungen Rechnungssteller, Datum, Beträge und Steuersätze herauslesen und einen Buchungsvorschlag an die Buchhaltungssoftware übergeben. Wie das funktioniert und wo die Grenzen liegen, steht im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch auslesen; die Anbindung an Buchhaltungsprogramme beschreibt API-Integration in die Buchhaltung.

Posteingang vorsortieren

Eingehende E-Mails lassen sich nach Mandant, Art und Dringlichkeit sortieren, etwa Bescheid, Rückfrage, Terminwunsch oder Werbung. Eine KI kann Antwortentwürfe für Standardfragen vorbereiten. Fristen sollte sie nur als Hinweis markieren, nie selbst eintragen: Eine falsch erkannte Frist ist in einer Kanzlei ein Haftungsthema.

Interne Wissensdatenbank

Mit einer sogenannten RAG-Pipeline beantwortet eine KI Fragen auf Basis eigener Dokumente, etwa interner Richtlinien und Vorlagen, und nennt die Quelle der Antwort. Projekterfahrung damit haben wir aus einem Projekt mit KI-Agenten im medizinischen Umfeld, bei dem unsichere Fälle mit Begründung an Fachpersonal gehen. Erklärt ist das Prinzip im Ratgeber RAG-Pipeline erklärt.

Termine und Honorare

Erstgespräche und Besprechungen lassen sich online vereinbaren. Den Buchungsablauf kennen wir aus unserer Salon-Buchung Astra BeautyOS; für eine Kanzlei wäre das aber eine angepasste Lösung oder ein Standard-Terminwerkzeug, nicht das Salonprodukt selbst. Honorarnoten mit Zahlungs-QR-Code und kontrollierte Erinnerungen bei offenen Honoraren folgen demselben Muster wie die Offene-Posten-Automatisierung.

Für Erstanfragen lohnt ein strukturiertes Formular auf der Website: Worum geht es, welche Unterlagen liegen vor, bis wann wird eine Antwort gebraucht? So kommt die Anfrage mit dem an, was für eine erste Einschätzung nötig ist, und die Kanzlei entscheidet schneller, ob sie das Mandat übernehmen kann.

Wie viel Zeit steckt im Nachfordern von Belegen?

Wie viel ein automatischer Belegeingang bringt, hängt stark von der Kanzlei ab. Eine Beispielrechnung macht die Größenordnung greifbar. Die Annahmen sind frei gewählt und keine Messung aus einem Projekt; setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

• Annahme: 120 Mandanten mit monatlicher Buchhaltung.
• Annahme: Pro Mandant und Monat sind im Schnitt zwei Nachforderungen nötig, per E-Mail oder Telefon.
• Annahme: Eine Nachforderung kostet mit Suchen, Schreiben und Abhaken fünf Minuten.
• Ergebnis: 120 × 2 × 5 Minuten = 1.200 Minuten, also 20 Stunden im Monat für Nachforderungen.

Eine Automatisierung nimmt davon nicht alles weg. Rückfragen zu einzelnen Belegen bleiben Handarbeit. Was wegfällt, ist das Heraussuchen, wer was noch schuldet, und das Schreiben der immer gleichen Erinnerung. Ob sich eine Lösung rechnet, hängt dann vom Stundensatz, den Kosten der Lösung und davon ab, wie gut die Mandanten mitmachen. Ein Upload-Formular nützt wenig, wenn die Hälfte weiterhin per Messenger schickt. Deshalb gehört zur Einführung eine klare Bitte an die Mandanten, mit einer kurzen Anleitung und einem festen Stichtag im Monat.

Ähnlich lässt sich der Posteingang betrachten: Wie viele Nachrichten kommen pro Tag, wie viele davon sind Standardfragen, und wie lange dauert das Sortieren heute? Diese drei Zahlen genügen für eine erste Einschätzung, und sie lassen sich in einer normalen Arbeitswoche ohne großen Aufwand mitschreiben.

Was Sie besser nicht automatisieren

• Fachliche Beurteilung, Beratung und Schriftsätze ohne Prüfung durch einen Berufsberechtigten.
• Fristberechnung und Fristeintrag ohne menschliche Kontrolle.
• Versand an Behörden, Gerichte oder Mandanten ohne Freigabe.
• Mandantendaten in öffentlichen KI-Chats ohne geklärte Vertragsgrundlage. Worauf es ankommt, steht im Ratgeber Kundendaten in ChatGPT und Co..

Für KI-Werkzeuge gelten außerdem die Pflichten aus dem AI Act, etwa zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Einen Überblick gibt der Ratgeber AI Act: Pflichten für KMU.

Standardsoftware, Ergänzung oder Individualentwicklung?

Schritt für Schritt: ein vorsichtiger Start

1. Zwei Wochen lang notieren, welche Tätigkeiten keine Facharbeit sind und wie oft sie vorkommen.
2. Mit der vorhandenen Kanzleisoftware abgleichen: Welche Module gibt es schon, welche werden nicht genutzt?
3. Einen Ablauf auswählen, der wenig heikel ist und oft vorkommt, etwa Erinnerungen an fehlende Belege.
4. Datenschutz und Verschwiegenheit für das gewählte Werkzeug klären, mit Kammer oder Datenschutzberatung.
5. Mit einem kleinen Kreis von Mandanten testen, Rückmeldungen einholen, dann ausweiten.
6. Erst danach KI im Posteingang oder beim Auslesen von Belegen einführen, immer mit Freigabe.
7. IT absichern: Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechte, Sicherung. Hilfreich dazu: Microsoft 365 absichern und unsere Leistung IT-Sicherheit.

Was kostet das?

Unsere Richtwerte, netto: KI-Automatisierung ab etwa 5.000 €, eine Machbarkeitsanalyse ab 1.500 €, eigene Anwendungen und Schnittstellen ab etwa 8.000 €. Ob sich ein Vorhaben rechnet, können Sie mit dem ROI-Rechner für Automatisierung und Ihren eigenen Annahmen abschätzen. Verbindlich ist das schriftliche Angebot.

Ihr nächster Schritt

Der KI-Potenzial-Check zeigt in wenigen Minuten, welche Abläufe in Ihrer Kanzlei sich eignen. Was wir für Kanzleien und Beratungsbetriebe umsetzen, steht auf der Seite Digitalisierung für Kanzleien und Beratung; unsere Arbeitsweise bei KI beschreibt KI und Prozessautomatisierung. Für eine schriftliche Ersteinschätzung schreiben Sie uns über die Anfrage.