Liquidität im Griff: Wie behalte ich offene Posten im Blick?

Warum ist Gewinn nicht gleich Liquidität?

Ein Betrieb kann gut ausgelastet sein und trotzdem Engpässe haben. Der Grund liegt im zeitlichen Abstand: Löhne, Material und Miete sind sofort fällig, das Geld für die Arbeit kommt erst, wenn die Rechnung geschrieben, verschickt und bezahlt ist. Jeder Tag in dieser Kette bindet Geld. Wer die Kette verkürzt, hat mehr Spielraum, ohne einen Euro mehr Umsatz zu machen.

Welche Kennzahlen sollten Sie kennen?

Die Forderungslaufzeit ist im Englischen als DSO bekannt. Sie ist eine Näherung: Bei stark schwankendem Umsatz kann sie täuschen. Rechnen Sie sie deshalb jeden Monat mit derselben Methode und achten Sie auf die Entwicklung, nicht auf den einzelnen Wert.

Beispielrechnung: Was zehn Tage schneller wert sind

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Großhändler hat offene Forderungen von 60.000 € und in den letzten 90 Tagen 180.000 € Umsatz gemacht. Die Forderungslaufzeit beträgt 60.000 € ÷ 180.000 € × 90 Tage = 30 Tage. Der Umsatz pro Tag liegt bei 180.000 € ÷ 90 = 2.000 €.

Gelingt es, die Forderungslaufzeit auf 20 Tage zu senken, sind im Schnitt 10 × 2.000 € = 20.000 € weniger in offenen Rechnungen gebunden. Das ist kein zusätzlicher Gewinn, aber Geld, das früher am Konto ist und etwa einen Kontokorrentkredit entlastet. Ob zehn Tage bei Ihren Kunden realistisch sind, hängt von Branche und Zahlungszielen ab.

Wo lässt sich die Kette verkürzen?

Schneller fakturieren

Im Handwerk liegt zwischen Arbeit und Rechnung oft der längste Abschnitt, weil Protokolle erst im Büro abgetippt werden. In Astra Craft Pro wird das Arbeitsprotokoll vom Handy mit einem Klick zur Rechnung, mit RKSV-Signatur über Fiskaly, wenn sie gebraucht wird. Wie viel Zeit das Abtippen heute kostet, zeigt der Büroaufwand-Rechner.

Einfach zahlen lassen

Jede Hürde beim Bezahlen verzögert den Eingang. Ein EPC-QR-Code auf Rechnung oder Zahlungserinnerung lässt sich mit der Banking-App einlesen, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck sind dann schon ausgefüllt. Klare Zahlungsziele auf der Rechnung, ein eindeutiger Verwendungszweck und die richtige Ansprechperson beim Kunden helfen zusätzlich.

Erinnern, bevor es eine Mahnung wird

Viele Rechnungen werden nicht aus Absicht zu spät bezahlt, sondern weil sie untergehen. Eine freundliche Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit erledigt einen Teil davon, ohne dass die Kundenbeziehung leidet. Danach folgen Mahnstufen. Astra Craft Pro kennt im Paket Professional drei Mahnstufen mit Verzugszinsen und Mahngebühren, als PDF und per E-Mail.

Welche Zahlungsbedingungen helfen der Liquidität?

Neben schnellen Rechnungen wirken die Bedingungen, die Sie vorab vereinbaren. Bei größeren Aufträgen sind Anzahlungen oder Teilrechnungen nach Baufortschritt üblich, etwa im Baugewerbe. So tragen Sie Material und Löhne nicht wochenlang allein. Ein kürzeres Zahlungsziel hilft nur, wenn Ihre Kunden es auch einhalten. Prüfen Sie, wie lange sie heute tatsächlich brauchen, bevor Sie die Bedingungen ändern.

Skonto ist ein zweischneidiges Werkzeug. Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Sie bieten 2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen statt in 30 Tagen. Für 20 Tage früheres Geld verzichten Sie auf 2 % des Betrags. Auf ein Jahr hochgerechnet entspricht das grob 2 ÷ 98 × 365 ÷ 20 = rund 37 % Zinsen. Das lohnt sich für Sie nur, wenn ein Engpass sonst noch teurer wäre. Besprechen Sie Zahlungsbedingungen und Skonto mit Ihrer Steuerberatung.

Praxisbeispiel: Offene-Posten-Automatisierung bei Devpack

Für den Großhändler Devpack haben wir eine Offene-Posten-Automatisierung gebaut, die im Einsatz ist. Die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung wird als Excel- oder CSV-Datei hochgeladen und den Kunden zugeordnet. Jeder Kunde bekommt eine Zahlungsinformation mit seiner Rechnungstabelle, den Bankdaten und einem EPC-QR-Code. Vor jedem Massenversand gibt es eine Vorschau ohne Wirkung, einen Testversand und eine ausdrückliche Bestätigung, jede Mail landet im Protokoll. Einzelne Kunden lassen sich pausieren, etwa bei einer laufenden Zahlungsvereinbarung.

Kennzahlen zur Wirkung nennen wir bei diesem Projekt bewusst nicht, weil keine belastbare Vorher-Nachher-Messung vorliegt. Was sich sagen lässt: Die Handarbeit, für jeden Kunden die Liste zu öffnen, Beträge herauszusuchen und eine E-Mail zu schreiben, entfällt. Ob sich eine solche Lösung für Sie rechnet, zeigt der ROI-Rechner für Automatisierung mit Ihren eigenen Annahmen.

Was gilt bei Zahlungsverzug?

Zwischen Unternehmern sowie zwischen einem Unternehmer und einer juristischen Person des öffentlichen Rechts gelten die Sonderregeln der §§ 455 ff. UGB. Bei verspäteter Zahlung von Geldforderungen beträgt der gesetzliche Zinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres (§ 456 UGB). Ist der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich, schuldet er nur die Zinsen nach § 1000 Abs. 1 ABGB, also 4 % pro Jahr. Laut Oesterreichischer Nationalbank lag der Basiszinssatz am 1. Juli 2026 bei 1,53 %. Für das zweite Halbjahr 2026 ergeben sich damit 10,73 % pro Jahr.

Zusätzlich darf der Gläubiger zwischen Unternehmern eine Pauschale von 40 € als Entschädigung für Betreibungskosten verlangen (§ 458 UGB). Gegenüber Verbrauchern gelten, sofern nichts anderes wirksam vereinbart ist, die gesetzlichen Zinsen von 4 % pro Jahr (§ 1333 Abs. 1 in Verbindung mit § 1000 Abs. 1 ABGB); den Ersatz notwendiger Kosten der außergerichtlichen Betreibung können Sie nach § 1333 Abs. 2 ABGB verlangen, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen. Details zu Mahnspesen und Verzugszinsen folgen im Ratgeber zu Mahnwesen, Mahnspesen und Verzugszinsen. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder einen Anwalt.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Eine Rechnung über 5.000 € an ein anderes Unternehmen wird im zweiten Halbjahr 2026 30 Tage zu spät bezahlt. Die Verzugszinsen betragen 5.000 € × 10,73 % × 30 ÷ 365 = rund 44 €, dazu kommt die Pauschale von 40 €.

Wie bauen Sie eine einfache Liquiditätsvorschau?

1. Eine Tabelle mit 13 Spalten anlegen, eine pro Woche für das nächste Quartal.
2. In die erste Zeile den aktuellen Kontostand eintragen.
3. Erwartete Eingänge aus offenen Rechnungen nach Fälligkeit verteilen, dabei die übliche Verspätung Ihrer Kunden einrechnen.
4. Fixe Ausgaben eintragen: Löhne, Miete, Leasing, Steuern und Abgaben zu ihren Terminen, die Ihnen Ihre Steuerberatung nennt.
5. Variable Ausgaben wie Material schätzen.
6. Jede Woche den tatsächlichen Kontostand eintragen und die Vorschau eine Woche weiterschieben.

Für den Anfang reicht Excel. Wenn die Zahlen aus Buchhaltung und Bank automatisch kommen sollen, braucht es Schnittstellen. Wie das aussehen kann, beschreibt der Ratgeber zur API-Integration mit der Buchhaltung. Eingangsrechnungen automatisch auszulesen, ist ein eigenes Thema im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch auslesen.

Schritt-für-Schritt-Plan

1. Tage bis zur Rechnung, Forderungslaufzeit und Überfälligkeitsquote für den letzten Monat berechnen.
2. Die längste Etappe bestimmen: Rechnung schreiben, Zahlung durch den Kunden oder Nachfassen.
3. Dort ansetzen: Protokoll direkt zur Rechnung, QR-Code auf jede Rechnung, Erinnerung kurz nach Fälligkeit.
4. Mahnstufen und Fristen schriftlich festlegen, damit alle im Team gleich handeln.
5. Die Liquiditätsvorschau jede Woche fortschreiben.
6. Nach drei Monaten die Kennzahlen mit derselben Methode neu berechnen.

Ihr nächster Schritt

Wenn offene Posten bei Ihnen heute in Excel verfolgt werden, schicken Sie uns über die Kontaktseite eine kurze Beschreibung: wie viele Kunden, woher die Liste kommt, wie heute erinnert wird. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, ob eine Funktion in einem bestehenden Produkt reicht oder eine Automatisierung wie bei Devpack sinnvoll ist. Mehr zu solchen Lösungen steht auf der Seite KI und Prozessautomatisierung und für den Großhandel unter Großhandel und B2B.