Mahnspesen und Verzugszinsen: Was dürfen Sie verrechnen?

Ab wann ist ein Kunde in Verzug?

Nach § 1334 ABGB fällt einem Schuldner die Verzögerung zur Last, wenn er den durch Gesetz oder Vertrag bestimmten Zahlungstag nicht einhält. Steht auf Ihrer Rechnung ein klares Zahlungsziel, etwa „zahlbar bis 14. November 2026“, beginnt der Verzug am Tag danach, auch ohne Mahnung. Ist kein Zahlungstag vereinbart, ist grundsätzlich ohne unnötigen Aufschub nach der Leistung zu zahlen, oder nach Eingang der Rechnung, wenn die Höhe vorher nicht feststand. Ist die Zahlungszeit sonst nicht bestimmt, trägt der Schuldner die Folgen ab der Einmahnung.

Die praktische Folgerung: Schreiben Sie ein konkretes Datum oder eine klare Frist auf jede Rechnung. Das schafft Klarheit für beide Seiten und macht die spätere Zinsberechnung einfach.

Was Sie verlangen dürfen: Privatkunde und Unternehmer im Vergleich

Die Regeln des UGB zum Zahlungsverzug gelten nach § 455 UGB für Rechtsgeschäfte zwischen Unternehmern und zwischen einem Unternehmer und einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, etwa einer Gemeinde. Für Privatkunden bleibt es bei den Regeln des ABGB.

Wie hoch ist der Basiszinssatz?

Maßgeblich ist laut § 456 UGB der Basiszinssatz, der am ersten Kalendertag eines Halbjahres gilt, und zwar für das ganze Halbjahr. Die Oesterreichische Nationalbank veröffentlicht ihn: Am 1. Juli 2026 lag er bei 1,53 %, ebenso am 1. Jänner 2026. Daraus ergeben sich 1,53 % plus 9,2 Prozentpunkte, also 10,73 % pro Jahr für Verzug zwischen Unternehmern im zweiten Halbjahr 2026. Ab 1. Jänner 2027 prüfen Sie den neuen Wert auf der Seite der OeNB, bevor Sie Zinsen verrechnen.

Beispielrechnung: 30 Tage Verzug

Eine Beispielrechnung mit diesen Annahmen: Rechnungsbetrag 2.400 €, 30 Tage Verzug im zweiten Halbjahr 2026, Zinsberechnung auf Basis von 365 Tagen, Schuldner ist für die Verzögerung verantwortlich.

Das Beispiel zeigt zwei Dinge. Zinsen allein machen bei kleinen Beträgen und kurzen Verzögerungen wenig aus. Und gegenüber Firmenkunden ist die 40-€-Pauschale oft der größere Posten. Ob Sie beides tatsächlich verlangen, ist eine Frage der Kundenbeziehung. Rechtlich zustehen kann es Ihnen trotzdem.

Zinsen über den Jahreswechsel richtig rechnen

Dauert der Verzug eines Firmenkunden über den 31. Dezember hinaus, teilen Sie die Berechnung in zwei Abschnitte. Weil nach § 456 UGB der Basiszinssatz vom ersten Kalendertag eines Halbjahres für das ganze Halbjahr gilt, rechnen Sie die Tage bis 31. Dezember 2026 mit 10,73 % und die Tage ab 1. Jänner 2027 mit dem dann veröffentlichten Basiszinssatz plus 9,2 Prozentpunkten. Bei Privatkunden bleibt der Satz von 4 % gleich, dort ist keine Teilung nötig.

1. Beginn des Verzugs feststellen: der Tag nach dem Zahlungsziel auf der Rechnung.
2. Ende feststellen: der Tag, an dem das Geld auf Ihrem Konto eingeht, oder das Datum der Mahnung, wenn Sie bis dahin rechnen.
3. Tage je Halbjahr zählen und für jedes Halbjahr den passenden Satz verwenden.
4. Zinsen nur vom offenen Rechnungsbetrag berechnen, nicht von Zinsen oder Spesen.
5. Berechnung in der Mahnung offenlegen: Betrag, Zeitraum, Satz und Ergebnis. Das beugt Rückfragen vor.

Wer das händisch in einer Tabelle macht, vergisst den Halbjahreswechsel leicht. Eine Software, in der der Satz je Halbjahr hinterlegt ist, rechnet es zuverlässig. Prüfen Sie trotzdem nach jedem 1. Jänner und 1. Juli, ob der hinterlegte Wert stimmt.

Welche Mahnspesen sind angemessen?

Für Mahnspesen gibt es im ABGB keinen festen Betrag. § 1333 Abs. 2 ABGB erlaubt den Ersatz der notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen und der Schuldner den Verzug verschuldet hat. Je kleiner die Forderung, desto genauer wird man auf dieses Verhältnis schauen. Legen Sie Ihre Mahnspesen deshalb maßvoll fest, schreiben Sie sie in Ihre Geschäftsbedingungen und lassen Sie die Formulierung im Zweifel von Ihrer Interessenvertretung oder einem Anwalt prüfen.

Wie viele Mahnstufen sind sinnvoll?

Das Gesetz schreibt keine Zahl von Mahnungen vor. In der Praxis haben sich drei Stufen bewährt, weil sie freundlich beginnen und klar enden:

1. Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit: freundlich, mit Rechnungskopie und den Zahlungsdaten. Oft ist die Rechnung einfach untergegangen.
2. Erste Mahnung etwa zwei Wochen später: sachlich, mit neuer Frist und dem Hinweis auf Verzugszinsen und, bei Firmenkunden, die Pauschale.
3. Letzte Mahnung: mit kurzer Frist und der Ankündigung, dass danach ein Inkassobüro oder das Gericht eingeschaltet wird.

Jede Stufe sollte Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum, neue Frist und die Bankverbindung enthalten. Ein Zahlungs-QR-Code für das Online-Banking erspart dem Kunden das Abtippen von IBAN und Verwendungszweck, und Zahlungen lassen sich leichter zuordnen.

Bleiben Sie im Ton sachlich, auch in der letzten Stufe. Ein Beispiel für die erste Mahnung: „Unsere Rechnung Nr. 2026-0412 vom 15. Oktober über 2.400 € war am 14. November fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis 28. November. Ab Fälligkeit fallen Verzugszinsen an.“ Ein Anruf vor der letzten Mahnung klärt oft mehr als ein weiterer Brief, etwa wenn die Rechnung beim Kunden an der falschen Stelle gelandet ist.

Mahnwesen automatisieren: Was wir gebaut haben

Für Handwerksbetriebe enthält Astra Craft Pro ein Mahnwesen mit drei Mahnstufen, Verzugszinsen und Mahngebühren. Mahnungen und Gutschriften entstehen als PDF und gehen per E-Mail hinaus, der Zahlungsstatus jeder Rechnung ist im Blick. Im Paket Professional ist das Mahnwesen enthalten, zum Paket Starter lässt es sich um 9 € pro Monat dazubuchen; die Details stehen in der Preisübersicht.

Für den Großhändler Devpack haben wir eine Offene-Posten-Automatisierung entwickelt, die mit anderen Arbeiten in unseren Projekten beschrieben ist: Die OP-Liste wird importiert, Zahlungserinnerungen mit Zahlungs-QR-Code werden erzeugt, und der Massenversand läuft mit Vorschau, Testversand, Bestätigung und Protokoll. Solche Abläufe gehören zu unserer Leistung KI und Prozessautomatisierung; die Freigabe vor dem Versand bleibt beim Menschen. Ob sich eine Automatisierung bei Ihren Mengen rechnet, zeigt der ROI-Rechner für Automatisierung.

Typische Fehler im Mahnwesen

• Kein klares Zahlungsziel auf der Rechnung. Dann ist unklar, ab wann Verzug besteht.
• Mahnungen an Kunden, die schon bezahlt haben, weil die Zahlungen nicht abgeglichen wurden. Das kostet mehr Vertrauen als jede offene Rechnung.
• Pauschale nach § 458 UGB bei Privatkunden. Sie gilt nur zwischen Unternehmern und gegenüber öffentlichen Stellen.
• Überhöhte Mahngebühren, die außer Verhältnis zur Forderung stehen.
• Mahnen nach Gefühl statt nach Liste. Ohne festen Rhythmus bleiben gerade kleine Beträge monatelang liegen.

Pünktliche Zahlungen beginnen übrigens schon vorher: mit einem klaren Kostenvoranschlag, bei dem der Preis nicht überrascht, und mit Rechnungen, die gleich nach der Arbeit hinausgehen. Wie offene Posten zur Liquiditätsplanung passen, beschreibt der Ratgeber Liquidität und Finanzen im Griff. Weitere Ideen für Abläufe, die von selbst laufen können, sammelt der Beitrag wiederkehrende Arbeit automatisieren.

Ihr nächster Schritt

Schauen Sie in Ihre offenen Posten: Wie viele Rechnungen sind älter als 30 Tage, und wie viel Zeit kostet das Nachfassen im Monat? Wenn es mehr als ein paar sind, lohnt sich ein fester Mahnrhythmus in der Software. Ob ein fertiges Produkt wie Craft Pro passt oder Ihre Abläufe eine eigene Lösung brauchen, wie bei Großhändlern aus dem Bereich Großhandel und B2B, schätzen wir nach einer kurzen Beschreibung über das Anfrageformular schriftlich ein.