Software für Schweizer Firmen: revDSG, QR-Rechnung, MWST

Was ist bei Software für die Schweiz anders?

Die Schweiz ist nicht Mitglied der EU. Die DSGVO gilt dort nicht unmittelbar, die Zahlungsstandards sind eigene, und bei der Mehrwertsteuer gelten Schweizer Sätze und Regeln. Für die Software heißt das vor allem: Rechnungen, Zahlungsabgleich und Datenschutzhinweise lassen sich nicht einfach aus einer österreichischen Lösung übernehmen.

Was verlangt das revDSG von Ihrer Software?

Das revDSG gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden (Art. 3). Für Software sind vor allem fünf Pflichten wichtig. Sie treffen den Verantwortlichen, also Ihren Betrieb, und werden in der Software umgesetzt.

1. Datenschutz durch Technik und Voreinstellungen (Art. 7): Die Datenbearbeitung muss ab der Planung so gestaltet sein, dass die Grundsätze eingehalten werden. Praktisch heißt das: nur nötige Felder, Rollen und Rechte, Löschfristen und datensparsame Voreinstellungen.
2. Informationspflicht (Art. 19): Betroffene müssen bei der Beschaffung ihrer Daten mindestens Identität und Kontakt des Verantwortlichen, den Zweck und gegebenenfalls die Empfänger erfahren. Werden Daten ins Ausland bekanntgegeben, auch den Staat. Formulare und Portale brauchen deshalb passende Hinweise.
3. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (Art. 12): Verantwortliche und Auftragsbearbeiter führen ein Verzeichnis. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind laut Art. 24 der Datenschutzverordnung befreit, außer es liegt eine der dort genannten Ausnahmen vor.
4. Meldung von Datensicherheitsverletzungen (Art. 24): Führt eine Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko, meldet der Verantwortliche sie dem EDÖB so rasch als möglich. Ein Auftragsbearbeiter meldet sie dem Verantwortlichen. Protokolle in der Software helfen, Art und Folgen schnell zu benennen.
5. Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16): Zulässig, wenn der Bundesrat dem Staat einen angemessenen Schutz bescheinigt hat. Österreich und Deutschland stehen in Anhang 1 der Datenschutzverordnung.

Bei vorsätzlichen Verstößen, etwa gegen die Informationspflicht oder gegen die Regeln zur Bekanntgabe ins Ausland, sieht das revDSG Bußen bis 250.000 Franken gegen die verantwortlichen privaten Personen vor (Art. 60 und 61). Das ist eine Besonderheit gegenüber der DSGVO, die Geldbußen vor allem gegen Unternehmen richtet. Ob Ihr Betrieb Datenschutzhinweise oder Verträge anpassen muss, klärt eine Rechtsberatung in der Schweiz.

Darf ein Dienstleister aus Österreich Schweizer Daten bearbeiten?

Ja, unter Bedingungen. Weil Österreich auf der Liste in Anhang 1 der Datenschutzverordnung steht, ist eine Bekanntgabe von Personendaten nach Österreich ohne zusätzliche Garantien zulässig. Bearbeitet ein Dienstleister die Daten in Ihrem Auftrag, braucht es trotzdem eine vertragliche Regelung als Auftragsbearbeitung, und die Betroffenen sind über den Staat zu informieren (Art. 19 Abs. 4).

Eine Sonderregel betrifft Verantwortliche mit Sitz im Ausland, die selbst Daten von Personen in der Schweiz bearbeiten: Sie müssen eine Vertretung in der Schweiz bezeichnen, wenn die Bearbeitung mit einem Angebot an Personen in der Schweiz zusammenhängt, umfangreich und regelmäßig ist und ein hohes Risiko mit sich bringt (Art. 14). Für ein Softwareprojekt, bei dem Ihr Schweizer Betrieb der Verantwortliche ist, ist das in der Regel nicht Ihr Thema. Prüfen sollten es österreichische Betriebe, die selbst einen Shop für Kunden in der Schweiz betreiben. Allgemeine Grundsätze für Websites stehen in der DSGVO-Checkliste für Websites.

QR-Rechnung: Was muss die Software können?

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR Code mit Schweizer Kreuz enthält alle Zahlungsinformationen, die zusätzlich in Klarschrift dastehen. Die Regeln stehen in den Implementation Guidelines von SIX, dem Betreiber des Schweizer Zahlungsverkehrs. Seit 22. November 2025 gilt Version 2.3, Version 2.4 tritt am 14. November 2026 in Kraft.

• Strukturierte Adresse: Mit Version 2.3 ist im Swiss QR Code nur noch die strukturierte Adresse zugelassen, also Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort als getrennte Felder. Software, die Adressen als freien Text speichert, muss das umbauen.
• Erweiterter Zeichensatz: Zusätzliche Umlaute und Sonderzeichen sind erlaubt. Das hilft bei Namen, muss aber in der Erzeugung des Codes berücksichtigt werden.
• Rechnungen in Euro: Laut SIX bringt Version 2.4 für Franken keine technischen Änderungen. Für Euro sind ab November 2027 nur noch die Kombinationen IBAN mit SCOR-Referenz und IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich.
• Format als PDF: Soll der Zahlteil ausgedruckt werden, muss er DIN A6 groß sein und an den vorgegebenen Linien abgetrennt werden können. Werbung auf Zahlteil und Empfangsschein ist nicht erlaubt.
• Prüfen vor dem Versand: SIX stellt ein Validierungsportal für Softwarelieferanten bereit. Eine Abnahmepflicht für Rechnungssteller gibt es nicht.
• Alternative Verfahren: Im Code ist Platz für bis zu zwei alternative Verfahren, registriert sind eBill und TWINT. Ob Sie das brauchen, sollte pro Kunde einstellbar sein.

Aus unserer Arbeit kennen wir den EPC-QR-Code für SEPA-Überweisungen: Für Devpack haben wir Zahlungserinnerungen mit EPC-QR-Code gebaut. Der Swiss QR Code ist ein anderer Standard mit eigenen Feldern; in einem Schweizer Projekt planen wir ihn als eigenen Baustein ein und prüfen ihn gegen das Validierungsportal.

MWST: Welche Sätze und Regeln braucht die Software?

Seit 1. Jänner 2024 gelten laut Eidgenössischer Steuerverwaltung (ESTV) 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz, etwa für Lebensmittel, Medikamente und Bücher, und 3,8 % Sondersatz für Beherbergung. Steuerpflichtig wird ein Unternehmen, wenn es im Jahr 100.000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erreicht. Viele Schweizer Betriebe rechnen außerdem mit Saldosteuersätzen ab, die eigene Werte haben. Für die Software heißt das: Steuersätze gehören in eine Einstellung mit Gültigkeitsdatum, nicht fest in den Code, damit eine künftige Änderung kein Projekt auslöst.

Kaufen Sie Dienstleistungen im Ausland ein, etwa Softwareentwicklung aus Österreich, gilt laut ESTV grundsätzlich die Bezugsteuer: Sie als Empfänger deklarieren und versteuern die Leistung. Wie das in Ihrem Fall abläuft, klären Sie mit Ihrer Treuhand oder Steuerberatung.

Wie arbeiten wir mit Betrieben in der Schweiz?

Wir entwickeln aus Wien. Vor Ort sind wir in Wien und Umgebung, Projekte in der Schweiz laufen per Videocall und schriftlich. Am Anfang steht eine schriftliche Beschreibung, danach bekommen Sie eine Ersteinschätzung mit Kostenrahmen, dann ein Angebot mit Festpreis je Meilenstein. Nach jedem Meilenstein sehen Sie die Software in einer Testumgebung. Den Ablauf im Detail zeigt die Seite Projektablauf, unser Angebot für Schweizer Betriebe steht unter Softwareentwicklung für die Schweiz.

• Passt gut: Web-Apps, Kundenportale und interne Werkzeuge nach Ihren Abläufen, als Individualsoftware, mit QR-Rechnung und Schnittstelle zur Buchhaltung.
• Passt gut: Websites mit mehreren Sprachen für Kunden in der Schweiz; worauf es dabei ankommt, beschreibt der Ratgeber zur mehrsprachigen Website für DACH.
• Passt nicht: Termine vor Ort in der Schweiz als fester Bestandteil. Dann ist ein Anbieter in Ihrer Region die bessere Wahl.
• Passt nicht: Schweizer Rechts- oder Steuerberatung. Die Vorgaben klären wir mit Ihren Beratern, wir ersetzen sie nicht.
• Unsere Branchenprodukte sind für Österreich entstanden. Die RKSV-Signatur in Astra Craft Pro ist eine österreichische Regel und in der Schweiz ohne Bedeutung.

Für Betriebe in Deutschland gelten wieder andere Regeln, etwa die TSE für Kassensysteme; mehr dazu im Beitrag Software für Betriebe in Deutschland. Was wir bisher gebaut haben, sehen Sie unter Projekte.

Nächster Schritt: Anforderungen sammeln und Rahmen rechnen

Notieren Sie, welche Daten die Software verarbeitet, wer darauf zugreift und welche Rechnungen sie erzeugen soll. Mit dem Projektkosten-Rechner bekommen Sie einen ersten Kostenrahmen. Schicken Sie uns die Notizen über die Anfrage: Sie erhalten an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine schriftliche Ersteinschätzung mit den Punkten, die Sie mit Ihrer Treuhand oder Rechtsberatung klären sollten.