Handwerkersoftware auswählen: 12 Kriterien für Betriebe in Österreich

Zuerst: Welches Problem soll die Software lösen?

Die meisten Betriebe suchen Software, weil eines von drei Dingen hakt: Protokolle kommen spät oder unleserlich ins Büro, Rechnungen gehen Wochen nach der Leistung hinaus, oder niemand weiß, welcher Monteur wann wo ist. Schreiben Sie vor der ersten Demo auf, welcher Punkt bei Ihnen am meisten kostet. Der Büroaufwand-Rechner hilft, das mit Ihren eigenen Zahlen in Stunden und Euro zu fassen.

Die 12 Kriterien

Auf der Baustelle

1. Protokoll am Handy: Zeit, Material, Fotos und Unterschrift direkt beim Kunden, ohne Laptop. Testen Sie das in der Demo selbst mit einem echten Auftrag der letzten Woche.
2. Schlechter Empfang: Keller und Rohbauten haben oft kein Netz. Fragen Sie, was passiert, wenn die Verbindung während des Protokolls abbricht.
3. Protokoll wird Rechnung: Positionen aus dem Protokoll sollen ohne Abtippen in die Rechnung übernommen werden, einzeln oder mehrere Protokolle gesammelt.
4. Material aus einem Katalog: Antippen statt Freitext macht Positionen abrechenbar und verhindert vergessenes Material.

Im Büro

1. Angebot, Auftrag und Rechnung in einem System: Ein angenommenes Angebot sollte ohne Neuerfassung zur Rechnung werden.
2. Mahnwesen mit Stufen: Zahlungsstatus sehen, Mahnungen mit Gebühren und Zinsen erzeugen, ohne eigene Vorlage in Word.
3. Kalender und Einteilung: Aufträge Monteuren zuweisen, verschieben und als erledigt markieren, für alle sichtbar.
4. Export für die Steuerberatung: Rechnungen und Zahlungen in einem Format, das Ihre Kanzlei verarbeiten kann. Fragen Sie dort vorher nach, welches Format gewünscht ist.

Pflichten in Österreich

1. RKSV, wenn Sie Barumsätze haben: Die Registrierkassenpflicht greift ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 € im Jahr übersteigen. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (§ 131b BAO). Reine Überweisungen auf Rechnung zählen nicht dazu. Kassieren Ihre Monteure vor Ort, braucht die Software eine Signatur nach der RKSV, oder Sie verwenden eine eigene Registrierkasse.
2. Barumsätze beim Kunden: Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erlaubt die Barumsatzverordnung, vor Ort einen händischen Beleg auszustellen und den Umsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub einzeln in der Registrierkasse nachzuerfassen; die Durchschrift ist aufzubewahren. Eine Software, die direkt am Handy signiert, erspart diesen Zwischenschritt.
3. E-Rechnung an den Bund: Bundesdienststellen nehmen seit 1. Jänner 2014 nur strukturierte elektronische Rechnungen an, etwa im Format ebInterface über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL. Ein PDF reicht nicht. Wenn Sie für Bundesdienststellen arbeiten, fragen Sie nach diesem Export.
4. Ihre Daten gehören Ihnen: vollständiger Export von Kunden, Rechnungen und Protokollen, auch nach einer Kündigung. Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, das muss auch nach einem Wechsel des Programms möglich bleiben.

Kosten richtig vergleichen

Monatspreise sind nur vergleichbar, wenn dieselben Dinge gezählt werden: Wie viele Nutzer sind enthalten, kostet die RKSV-Signatur extra, was kostet die Einrichtung samt Datenübernahme, und gibt es eine Mindestlaufzeit? Ein Beispiel aus unserer eigenen Preisliste: Astra Craft Pro kostet im Paket Professional 119 € pro Monat netto für bis zu acht Nutzer, dazu einmalig 299 € Einrichtung mit Datenimport und Schulung. Die RKSV-Signatur über Fiskaly kommt mit 9 € pro Monat dazu. Legen Sie diese Angaben für alle Anbieter nebeneinander, bevor Sie Funktionen vergleichen.

So läuft ein aussagekräftiger Test

1. Spielen Sie einen echten Auftrag der letzten Woche von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung durch.
2. Lassen Sie einen Monteur das Protokoll am eigenen Handy ausfüllen, nicht nur den Chef am Laptop.
3. Klären Sie die Datenübernahme schriftlich: welche Daten, in welchem Format, wer macht es, was kostet es.
4. Fragen Sie nach einem Betrieb aus Ihrem Gewerk, der die Software im Alltag nutzt.
5. Klären Sie den Ausstieg: Kündigungsfrist, Exportformat und was mit den Daten danach passiert.

Astra Craft Pro ist in einem Wiener Installationsbetrieb entstanden und dort im täglichen Einsatz. In einer Demo zeigen wir eine Instanz mit Beispieldaten, auf Wunsch mit einem Ihrer Abläufe als Beispiel. Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung, ob und welches Paket passt.