Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Was das Arbeitszeitgesetz verlangt

Wer aufzeichnen muss

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Auch wenn vereinbart ist, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst aufschreiben, etwa bei Gleitzeit, bleibt er verantwortlich: Er muss die Beschäftigten anleiten, sich die Aufzeichnungen nach Ende der Gleitzeitperiode aushändigen lassen und sie kontrollieren (§ 26 Abs. 2 AZG).

Das Arbeitszeitgesetz gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 18 Jahren, unabhängig davon, ob sie Vollzeit, Teilzeit oder geringfügig arbeiten. Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte und andere Beschäftigte mit maßgeblicher selbständiger Entscheidungsbefugnis, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder die Lage und Dauer selbst bestimmen (§ 1 Abs. 2 Z 8 AZG). Für Jugendliche unter 18 gelten eigene Regeln.

Was in den Aufzeichnungen stehen muss

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, und zwar der tatsächlich geleisteten, nicht der geplanten.
• Beginn und Ende der Ruhepausen. Diese Aufzeichnung entfällt, wenn die Pausen per Betriebsvereinbarung oder, ohne Betriebsrat, per schriftlicher Einzelvereinbarung fix oder in einem festgelegten Zeitfenster geregelt sind und davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs. 5 AZG).
• Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums, wenn einer vereinbart ist (§ 26 Abs. 1 AZG).
• Bei Arbeit während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe zusätzlich Ort, Dauer und Art der Beschäftigung sowie die gewährte Ersatzruhe. Darauf weist die Arbeitsinspektion mit Verweis auf das Arbeitsruhegesetz hin.
• In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung müssen die geleisteten Überstunden ausgewiesen sein (§ 26 Abs. 7 AZG).

Erleichterungen, die das Gesetz vorsieht

Ein Dienstplan ersetzt die Aufzeichnung also nur, wenn er schriftlich festgehalten ist, alles enthält, was eine Aufzeichnung enthalten müsste, und jede Abweichung laufend nachgetragen wird. Wer Schichten kurzfristig tauscht oder länger bleibt, kommt mit dem Plan allein nicht aus.

Eine Besonderheit betrifft die Saisongastronomie: Wird die tägliche Ruhezeit nach § 12 Abs. 2a AZG verkürzt, dürfen die Beschäftigten ihre Zeiten nicht selbst aufzeichnen, und Beginn und Ende der Saison sind zu vermerken (§ 26 Abs. 2a AZG).

Rechte der Beschäftigten

Beschäftigte haben einmal im Monat Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie diese nachweislich verlangen (§ 26 Abs. 8 AZG). Wird die Übermittlung verweigert oder lässt sich die tatsächliche Arbeitszeit wegen fehlender Aufzeichnungen nicht zumutbar feststellen, sind Verfallsfristen gehemmt (§ 26 Abs. 9 AZG). Offene Ansprüche, etwa auf Überstundenentgelt, verfallen dann nicht nach der sonst geltenden Frist.

Was bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen droht

Entscheidend ist § 28 Abs. 8 AZG: Machen fehlende Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar, wird der Verstoß für jeden einzelnen Arbeitnehmer gesondert bestraft. Bei mehreren Beschäftigten vervielfacht sich der Rahmen. Die Strafen verhängt die Bezirksverwaltungsbehörde; das Arbeitsinspektorat darf die Aufzeichnungen vor Ort einsehen oder anfordern (§ 26 Abs. 6 AZG).

Zur Aufbewahrung schreibt die Arbeitsinspektion, dass die Aufzeichnungen mindestens ein Jahr aufzubewahren und in der Betriebsstätte einsehbar sein müssen, bei Filialen vor Ort und nicht nur in der Zentrale. Für Lenkerinnen und Lenker gelten laut Unternehmensserviceportal 24 Monate, und aus anderen Vorschriften können sich längere Fristen ergeben. Weil Ansprüche auch später noch geltend gemacht werden können, lohnt es sich, mit der Lohnverrechnung eine längere Frist abzustimmen.

Stundenzettel, Excel oder Zeiterfassungssystem?

Für einen kleinen Betrieb mit fixen Arbeitszeiten kann ein sauber geführter Dienstplan mit Abweichungen völlig ausreichen. Je mehr Schichten, Standorte und kurzfristige Änderungen es gibt, desto schneller rechnet sich ein System, weil das Zusammenzählen am Monatsende wegfällt und Lücken sofort auffallen.

Worauf Sie bei einer Zeiterfassung achten sollten

• Beginn, Ende und Pausen je Tag und Person, mit tatsächlicher Uhrzeit statt gerundeter Werte.
• Korrekturen nur mit Protokoll: Wer hat wann was geändert und warum.
• Bericht je Mitarbeiter für die monatliche Übermittlung, ohne Bastelarbeit.
• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle im selben Betrieb, etwa Dienstplan für die Küche und Gleitzeit im Büro.
• Mehrere Standorte, an denen die Aufzeichnungen jeweils einsehbar sind.
• Datensparsamkeit: nur die Daten, die für die Arbeitszeit nötig sind, und Zugriff nur für die zuständigen Personen. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung eines elektronischen Systems mit diesem abzustimmen.

Astra Zeit, die Zeiterfassung von Astra IT Solutions, ist bei drei Betrieben aus Großhandel und Gastronomie eingerichtet: Stempeln mit PIN an einem Tablet, Pausen und Krankmeldung auf Knopfdruck, Urlaub im Mitarbeiterportal und Berichte als PDF, Excel und CSV. Die Verantwortung für vollständige Aufzeichnungen bleibt, wie oben beschrieben, beim Arbeitgeber.