IT-Dienstleister auswählen: Checkliste mit 15 Fragen

Welche Art von IT-Dienstleister brauchen Sie?

Unter IT-Dienstleister fällt sehr Verschiedenes. Wer einen neuen Drucker braucht, sucht jemand anderen als wer eine Auftragsverwaltung entwickeln lässt. Klären Sie zuerst, worum es geht, denn davon hängen die richtigen Fragen ab. Schreiben Sie dafür in wenigen Sätzen auf, was heute nicht funktioniert, wer betroffen ist und bis wann eine Lösung da sein soll. Diese Notiz schicken Sie später jedem Anbieter gleich, damit die Antworten vergleichbar sind.

Viele kleine Betriebe brauchen zwei Dinge gleichzeitig: jemanden für die laufende IT-Betreuung im Büro und jemanden für ein Projekt wie eine neue Website oder eine eigene Anwendung. Das kann ein Anbieter sein, muss aber nicht. Die Unterschiede zwischen Agentur, Freelancer und inhabergeführtem Studio beschreibt der Ratgeber Agentur, Freelancer oder Engineering-Studio.

Die 15 Fragen an jeden IT-Dienstleister

Wer und wie

1. Wer arbeitet konkret an meinem Auftrag, und mit wem spreche ich bei Fragen? Ein Name ist eine bessere Antwort als „unser Team“.
2. Werden Teile an Subunternehmer weitergegeben, und wenn ja, an wen und in welchem Land?
3. Wie erreiche ich Sie, und wie schnell antworten Sie? Lassen Sie sich die Antwortzeit schriftlich geben, statt ein Versprechen am Telefon.
4. Was passiert, wenn Sie krank sind oder ausfallen? Gerade bei kleinen Anbietern ist das eine faire Frage.

Preis und Umfang

1. Gibt es einen Festpreis für ein klar beschriebenes Ergebnis, oder wird nach Stunden abgerechnet? Bei Stunden: mit welcher Obergrenze?
2. Was ist im Preis enthalten und was nicht? Fragen Sie nach Texten, Datenübernahme, Schulung, Hosting und Lizenzen.
3. Was kostet eine Änderung nach dem Start, und wie schnell ist sie umgesetzt?
4. Welche laufenden Kosten entstehen, und wie lange ist die Kündigungsfrist?

Eigentum, Zugänge und Daten

1. Auf wen laufen Domain, Hosting, Microsoft-365-Konto und Lizenzen? Idealerweise auf Ihren Betrieb, mit Zugang für den Dienstleister.
2. Wem gehört der Quellcode, und bekomme ich ihn samt Dokumentation? Ohne Quellcode hängt jede spätere Änderung am selben Anbieter.
3. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn der Dienstleister an personenbezogene Daten kommt?
4. Wo werden Daten gespeichert und gesichert, und wie komme ich bei einer Kündigung an einen vollständigen Export?

Nachweise

1. Welche Projekte kann ich mir live ansehen, und darf ich dort nachfragen?
2. Ist die Firma eingetragen und hat sie eine Gewerbeberechtigung? Das lässt sich im Gewerbeinformationssystem GISA selbst prüfen, die UID über das Abfragesystem VIES der EU-Kommission.
3. Wie läuft ein Projekt ab, vom ersten Gespräch bis zur Abnahme? Ein Anbieter, der das nicht in wenigen Schritten erklären kann, hat oft keinen festen Ablauf.

Gute Antworten und Warnsignale

Welche Verträge brauchen Sie mit einem IT-Dienstleister?

Für ein Projekt reicht oft ein schriftliches Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung, das Sie annehmen. Für die laufende Betreuung kommt ein Vertrag mit Leistungsumfang, Preis und Kündigungsfrist dazu. Bei Software sollten Nutzungsrechte und die Übergabe des Quellcodes geregelt sein. Eine schriftliche Beschreibung der gewünschten Abläufe hilft, die Leistung so festzuhalten, dass Angebote vergleichbar werden; wie ein Softwareprojekt von dieser Beschreibung bis zur Abnahme verläuft, erklärt der Ratgeber Softwareprojekt: der Ablauf verständlich erklärt.

Achten Sie bei Verträgen für die laufende Betreuung besonders auf drei Punkte. Erstens die Kündigungsfrist: Monatlich kündbare Pakete sind für kleine Betriebe meist angenehmer als Bindungen über mehrere Jahre. Zweitens die Übergabe beim Ende der Zusammenarbeit: Wer übergibt Passwörter, Dokumentation und Datensicherungen, und in welcher Frist? Drittens die Abgrenzung: Was ist im Pauschalpreis enthalten, und ab wann wird nach Stunden abgerechnet? Steht das klar im Vertrag, gibt es später selten Streit über Rechnungen.

Kommt der Dienstleister an personenbezogene Daten, etwa an Kundendaten in Ihrer Software oder an E-Mails bei der IT-Betreuung, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dann einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung regelt, die Verarbeitung nur auf Ihre Weisung erlaubt und den Einsatz weiterer Unterauftragsverarbeiter an Ihre Genehmigung bindet. Viele Anbieter haben dafür eine Vorlage. Fragen Sie danach, bevor Zugänge übergeben werden.

Was kostet ein IT-Dienstleister?

Verlässliche Durchschnittspreise für Österreich gibt es nicht, deshalb nennen wir nur unsere eigenen. Die IT-Betreuung kostet bei uns 35 € je Arbeitsplatz und Monat ab drei Arbeitsplätzen, Einsätze 95 € pro Stunde im 15-Minuten-Takt, Anfahrt in Wien 39 €, alles netto. Eine Start-Website beginnt bei 1.490 €, Web-Apps und Individualsoftware bei etwa 8.000 €. Alle Preise stehen unter Preise und Pakete. Wie sich laufende Kosten für Software zusammensetzen, erklärt der Ratgeber zu Kosten für Softwarewartung.

Vergleichen Sie Angebote immer nach dem Ergebnis, nicht nach dem Stundensatz. Ein niedriger Satz mit doppelt so vielen Stunden ist teurer als ein höherer Satz, der in der Hälfte der Zeit zum Ziel kommt. Für Software hilft der Projektkosten-Rechner bei einem ersten Rahmen.

So testen Sie einen Dienstleister, bevor Sie sich binden

1. Stellen Sie die Anfrage schriftlich und achten Sie darauf, wie schnell und wie konkret die Antwort kommt.
2. Beginnen Sie mit einem kleinen, klar abgegrenzten Auftrag, etwa einem IT-Check, einer Ersteinschätzung oder einem ersten Meilenstein.
3. Lassen Sie sich einen Projektablauf zeigen und prüfen Sie, ob er eingehalten wird.
4. Sehen Sie sich mindestens eine Referenz live an und fragen Sie dort, wie Änderungen nach dem Start laufen.
5. Prüfen Sie nach dem ersten Auftrag, ob Zugänge, Dokumentation und Rechnungen so aussehen, wie vereinbart.

Für die Büro-IT lohnt vor jedem Wechsel eine Bestandsaufnahme: Welche Geräte, Konten und Sicherungen gibt es, und wer hat welche Passwörter? Der IT-Sicherheits-Check zeigt in wenigen Minuten, wo die größten Lücken liegen; danach können Sie gezielter fragen. Was eine Betreuung in Wien kostet, beschreibt der Ratgeber IT-Betreuung: Kosten in Wien.

Die Antworten von Astra IT Solutions

Damit Sie vergleichen können, unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen. Der Inhaber Arda Özkan entwickelt selbst und ist Ihr Ansprechpartner. Software und Websites bieten wir mit Festpreis je Meilenstein an, IT-Betreuung mit fixem Preis je Arbeitsplatz. Anfragen beantworten wir schriftlich, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Unsere Referenzen mit Namen sind von den Kunden freigegeben und live einsehbar unter Projekte. Wie ein Projekt bei uns abläuft, steht unter Projektablauf. Wenn Sie ein großes Team für mehrere parallele Projekte oder eine Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft brauchen, sind wir nicht die richtige Wahl.

Nächster Schritt: die Checkliste anwenden

Schicken Sie die 15 Fragen an zwei oder drei Anbieter und legen Sie die Antworten nebeneinander. Wenn wir einer davon sein sollen, nutzen Sie die Anfrage für eine schriftliche Ersteinschätzung. Schreiben Sie dazu, ob es um Büro-IT, eine Website oder Software geht; Sie bekommen eine Antwort mit Preisrahmen und unseren Antworten auf die Fragen oben. Wer zuerst eine eigene Anwendung plant, findet Details bei Individualsoftware.