Was kostet IT-Betreuung für ein kleines Büro in Wien?

Was gehört zur IT-Betreuung eigentlich dazu?

IT-Betreuung heißt, dass sich jemand laufend um Ihre Computer, Benutzerkonten, E-Mail, Netzwerk und Datensicherung kümmert, nicht erst, wenn etwas kaputt ist. Der Unterschied zur Hilfe auf Zuruf: Updates werden eingespielt, bevor eine Lücke ausgenutzt wird, und die Datensicherung wird kontrolliert, bevor Sie sie brauchen.

• Sicherheitsupdates für Windows, macOS und die wichtigsten Programme.
• Kontrolle, ob Virenschutz und Datensicherung tatsächlich laufen.
• Benutzer anlegen, Rechte vergeben und Konten sperren, wenn jemand den Betrieb verlässt.
• Hilfe per Fernwartung bei Druckerproblemen, Fehlermeldungen oder E-Mail-Störungen.
• Eine aktuelle Dokumentation: welche Geräte, welche Lizenzen, welche Zugänge.

Was genau in einer Pauschale steckt, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei der IT-Betreuung von Astra IT Solutions sind Updates, die Kontrolle von Virenschutz und Datensicherung, das Anlegen und Sperren von Benutzern und 15 Minuten Fernwartung je Arbeitsplatz und Monat enthalten. Die Minuten gelten für das ganze Büro gemeinsam: Acht Arbeitsplätze ergeben zwei Stunden, egal an welchem Gerät sie gebraucht werden.

Pauschale oder Stundenabrechnung: die zwei Modelle

Ehrlich gesagt: Die Pauschale ist kein Rabatt. Sie bezahlen damit vor allem die vorbeugende Arbeit, also Updates und Kontrollen, die bei reiner Stundenabrechnung oft niemand beauftragt. Ob sich das rechnet, zeigt die Beispielrechnung.

Beispielrechnung: Büro mit acht Arbeitsplätzen

Annahmen für diese Beispielrechnung: Ein Büro in Wien mit acht Arbeitsplätzen. Für Updates und die Kontrolle der Datensicherung fallen rund 1,5 Stunden im Monat an, dazu zwei Stunden Hilfe per Fernwartung und einmal im Quartal ein Termin vor Ort von einer Stunde. Alle Preise netto, die tatsächlichen Stunden können in Ihrem Büro höher oder niedriger liegen.

In diesem Beispiel ist die Pauschale um rund 630 € im Jahr günstiger, weil die vorbeugende Arbeit ohnehin anfällt. Rechnen Sie dagegen nur mit einer halben Stunde Hilfe im Monat und lassen die Updates selbst laufen, kostet die Abrechnung nach Aufwand deutlich weniger. Entscheidend ist die ehrliche Frage, wer sich heute um Updates und Sicherung kümmert. Wenn die Antwort „eigentlich niemand“ lautet, ist das der eigentliche Kostenfaktor: Ein Ausfall ohne funktionierende Sicherung kostet mehr als jede Betreuung.

Welche einmaligen Kosten kommen dazu?

Die laufende Betreuung setzt voraus, dass die IT einmal sauber eingerichtet und dokumentiert ist. Dafür gibt es bei Astra Festpreise, die auch auf der Seite Preise und Pakete stehen:

Für das Büro aus dem Beispiel mit acht neuen Laptops, Microsoft 365 für acht Postfächer, Netzwerk und Datensicherung ergibt das einmalig ab 2.449 € netto: 1.192 € für die Arbeitsplätze, 377 € für Microsoft 365, 490 € für das Netzwerk und 390 € für die Sicherung. Der IT-Check wird bei dieser Auftragsgröße angerechnet. Hardware und Lizenzen kommen dazu, gekauft auf Ihren Namen. Welche Geräte reichen, steht in der Checkliste zur Büro-IT-Ausstattung.

Was kostet die Anfahrt in Wien und Niederösterreich?

Vieles lässt sich per Fernwartung schneller lösen als vor Ort. Für neue Geräte, Netzwerk und Drucker kommt ein Techniker ins Büro. Innerhalb von Wien kostet die Anfahrt pauschal 39 € netto, egal ob Sie in Meidling, in der Inneren Stadt oder in Floridsdorf sitzen. Für Betriebe im Umland, etwa in Mödling, Klosterneuburg oder Schwechat, wird die Anfahrt nach Entfernung verrechnet; mehr dazu auf der Seite für Niederösterreich. Die Arbeitszeit vor Ort zählt in beiden Fällen im 15-Minuten-Takt.

Woran erkennen Sie ein faires Angebot?

1. Es steht schriftlich, was die Pauschale enthält und was extra kostet, etwa Vor-Ort-Termine, neue Geräte oder Arbeiten am Wochenende.
2. Der Abrechnungstakt ist genannt. 15 Minuten sind bei kurzen Fernwartungen fairer als eine angefangene Stunde.
3. Die Kündigungsfrist ist kurz. Lange Mindestlaufzeiten sind bei kleinen Büros selten nötig.
4. Die Dokumentation mit allen Zugängen gehört Ihnen und wird bei einer Kündigung vollständig übergeben.
5. Es ist klar, wer Sie betreut und wie Sie ihn erreichen, und ob es eine zugesicherte Reaktionszeit gibt.
6. Lizenzen und Hardware laufen auf Ihren Namen, nicht auf den Dienstleister.

Eine ausführliche Liste mit Fragen für das Erstgespräch finden Sie im Ratgeber IT-Dienstleister auswählen. Wie Sie laufende Kosten für Software und Wartung allgemein einschätzen, beschreibt der Beitrag zu Software-Wartungskosten.

Welche Kosten stehen nicht auf dem ersten Blatt?

Beim Vergleich von Angeboten zählt nicht nur der Preis je Arbeitsplatz. Viele Unterschiede stecken im Kleingedruckten. Achten Sie auf diese Punkte, bevor Sie zwei Angebote nebeneinanderlegen:

• Mindesttakt: Wird jede angefangene halbe oder ganze Stunde verrechnet, kostet ein fünfminütiger Anruf schnell das Vielfache.
• Anfahrt: pauschal, nach Kilometern oder als Fahrzeit im Stundensatz? In Wien macht das bei einem Termin pro Monat einen spürbaren Unterschied.
• Zuschläge für Abend, Wochenende oder dringende Einsätze und ab wann sie gelten.
• Aufschläge auf Lizenzen und Hardware, wenn der Dienstleister selbst einkauft und weiterverrechnet.
• Kosten beim Wechsel: Wird die Dokumentation mit allen Zugängen ohne Zusatzkosten herausgegeben?
• Mindestzahl an Arbeitsplätzen oder Mindestlaufzeit, die bei Personalwechsel teuer werden kann.

Bei Astra IT Solutions gilt: 15-Minuten-Takt, Anfahrt in Wien pauschal 39 €, Geräte und Lizenzen auf Ihren Namen, Betreuung monatlich kündbar, Dokumentation gehört Ihnen. Zuschläge für Einsätze außerhalb der üblichen Bürozeiten sprechen wir vorab ab, wenn Sie sie brauchen.

Selbst machen oder auslagern?

In vielen kleinen Büros kümmert sich eine technisch interessierte Person nebenbei um die IT. Das funktioniert, solange diese Person Zeit hat, sich auskennt und nicht ausfällt. Rechnen Sie ehrlich: Wenn die Büroleitung jeden Monat drei Stunden mit Druckern, Updates und Passwörtern verbringt, kostet das mehr als die Arbeitszeit selbst, denn diese Stunden fehlen bei Kunden, Patientinnen oder Mandanten. Ein Mittelweg ist häufig sinnvoll: Die interne Person bleibt erste Ansprechstelle für Kleinigkeiten, Updates, Sicherung und alles Technische liegen beim Dienstleister.

Wann ein anderer Anbieter besser passt

Astra IT Solutions ist ein inhabergeführter Betrieb. Die Betreuung ist für Büros bis etwa 25 Arbeitsplätze ausgelegt, mit direktem Kontakt zu dem Techniker, der Ihre IT kennt. Wenn Sie eine Bereitschaft rund um die Uhr, ein eigenes Rechenzentrum oder vertraglich zugesicherte Reaktionszeiten mit Vertragsstrafe brauchen, ist ein größeres Systemhaus die bessere Wahl. Das gilt auch, wenn Ihre Praxis- oder Kanzleisoftware nur von einem bestimmten zertifizierten Partner betreut werden darf. Für Arztpraxen und Kanzleien klären wir das vor dem Angebot.

Wo die Betreuung aufhört und IT-Sicherheit beginnt

Updates und kontrollierte Sicherungen sind die Grundlage. Zusätzliche Themen wie Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten, Schulungen gegen Phishing oder ein Notfallplan gehören zur IT-Sicherheit und werden getrennt besprochen. Wie eine Sicherung aufgebaut sein sollte, die auch einen Verschlüsselungsangriff übersteht, zeigt der Ratgeber zur Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel.

Ihr nächster Schritt

Machen Sie zuerst den kostenlosen IT-Sicherheits-Check: In wenigen Minuten sehen Sie, wo Ihr Büro heute steht. Wenn Sie danach wissen möchten, was die Betreuung für Ihre Arbeitsplätze genau kostet, schicken Sie uns über das Anfrageformular die Zahl der Arbeitsplätze, Ihren Standort und was heute am meisten Zeit kostet. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung.