Welche IT braucht ein kleines Büro? Checkliste zur Ausstattung

Wofür diese Checkliste gedacht ist

Für Büros, Praxen, Kanzleien und Betriebe mit zwei bis etwa 25 Arbeitsplätzen, die neu starten, übersiedeln oder ihre gewachsene IT aufräumen wollen. Sie ersetzt keine Bestandsaufnahme vor Ort, hilft aber, nichts Wesentliches zu vergessen. Hersteller nennen wir bewusst nicht: Gute Geräte gibt es von mehreren Marken, wichtiger ist, dass sie zu Ihrer Arbeit passen und lange Updates bekommen.

Baustein 1: Der Arbeitsplatz

Laptop oder Standrechner? Wer gelegentlich zu Hause, bei Kunden oder im Besprechungsraum arbeitet, ist mit Laptop und Dockingstation flexibler. Für reine Empfangs- oder Rechenplätze, etwa für CAD, ist ein PC oft günstiger und leichter aufzurüsten. Als grober Richtwert, ohne Gewähr und stark abhängig von Ausstattung und Marktlage, liegen Business-Laptops für normale Büroarbeit meist zwischen etwa 800 und 1.500 € netto. Das Einrichten eines neuen Geräts mit Benutzerkonto, Programmen, Drucker, E-Mail und Daten vom alten Gerät kostet bei Astra 149 € netto je Gerät.

Kaufen, mieten oder leasen?

Geräte zu kaufen ist für kleine Büros meist am einfachsten: Sie gehören Ihnen, und Sie entscheiden, wann sie getauscht werden. Miete oder Leasing verteilen die Kosten auf Monatsraten und enthalten manchmal Austausch und Garantieverlängerung. Vergleichen Sie die Summe über die gesamte Laufzeit und klären Sie, was am Ende mit den Geräten und den Daten darauf passiert. Ob Kauf oder Leasing steuerlich günstiger ist, beantwortet Ihre Steuerberatung.

Baustein 2: Netzwerk, WLAN und Drucker

• Firewall oder Business-Router hinter dem Modem des Internetanbieters.
• VLAN-fähiger Switch, idealerweise mit Power over Ethernet für Access Points.
• Access Points an Decke oder Wand, per Kabel angebunden, zentral verwaltet.
• Getrenntes Gästenetz und ein eigenes Netz für Drucker, Telefone und andere Geräte.
• Feste Arbeitsplätze per Kabel, beschriftete Dosen und Patchfeld.
• Multifunktionsgerät mit Scan in Ordner oder E-Mail, im Netz mit fester Adresse.
• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) für Firewall, Switch und Speicher.

Wie Sie WLAN, Gästenetz und Firewall im Detail planen, steht im Ratgeber Büro-Netzwerk und WLAN einrichten. Die Einrichtung für ein Büro bis etwa zehn Arbeitsplätze kostet bei Astra ab 490 € netto, mehr zur Leistung unter Netzwerktechnik.

Baustein 3: E-Mail, Dateien und Zusammenarbeit

• E-Mail mit eigener Domain statt Gratis-Adresse, mit gemeinsamen Postfächern wie office@ für das Team.
• Gemeinsame Kalender und Kontakte.
• Ein zentraler Ort für Dateien mit klaren Ordnern und Rechten, nicht verteilt auf private Laptops.
• Office-Programme mit gültigen Lizenzen auf allen Geräten.
• Videokonferenz und Chat aus demselben System, damit nicht jede Abteilung ein anderes Werkzeug nutzt.

Für die meisten kleinen Büros ist das Microsoft 365 oder Google Workspace. Was beide kosten und für wen welches passt, vergleicht der Beitrag Microsoft 365 oder Google Workspace. Ob Dateien in der Cloud, auf einem NAS im Büro oder in beiden liegen sollen, klärt der Ratgeber NAS oder Cloud-Speicher.

Baustein 4: Datensicherung

Eine Datensicherung ist erst dann eine, wenn sich die Daten zurückholen lassen. Die 3-2-1-Regel ist dafür der übliche Maßstab: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, eine davon außer Haus. Dazu gehört eine Kopie, die ein Verschlüsselungstrojaner im Büronetz nicht erreichen kann.

• Automatische tägliche Sicherung von Dateien, E-Mails und Branchensoftware.
• Sicherung der Microsoft-365- oder Google-Daten mit einem eigenen Werkzeug, denn Synchronisation ist keine Sicherung.
• Eine Kopie außer Haus, verschlüsselt.
• Ein dokumentierter Test, ob die Wiederherstellung funktioniert, mindestens einmal im Quartal.

Die Einrichtung einer Sicherung nach der 3-2-1-Regel mit Test kostet bei Astra ab 390 € netto. Den Aufbau im Detail erklärt der Ratgeber zur Backup-Strategie.

Baustein 5: Sicherheit und Konten

• Jede Person hat ein eigenes Konto, keine geteilten Anmeldungen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung für E-Mail, Cloud und alle Zugänge von außen.
• Ein Passwort-Manager für das Team statt Zetteln und Excel-Listen; mehr dazu im Ratgeber Passwort-Manager und Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Virenschutz aktiv und überwacht, auf Windows reicht der eingebaute Schutz, wenn er gepflegt wird.
• Keine Administratorrechte im Alltag, nur ein eigenes Admin-Konto für Installationen.
• Ein Ablauf für Ein- und Austritte: Wer legt Konten an, wer sperrt sie am letzten Arbeitstag?

Dokumentation: der unterschätzte Teil

In vielen Büros kennt nur eine Person die Zugänge zu Domain, Firewall und Microsoft-Konto. Wird sie krank oder verlässt sie den Betrieb, beginnt die Suche. Schreiben Sie auf, welche Geräte es gibt, welche Lizenzen auf wen laufen, wer Ihre Domain verwaltet und wo die Zugangsdaten liegen. Diese Dokumentation gehört Ihnen, nicht dem Dienstleister. Ein IT-Check um 290 € netto erfasst genau das und liefert eine schriftliche Prioritätenliste; bei einem Auftrag ab 1.000 € wird er angerechnet.

Beispielrechnung: Einrichtung für fünf Arbeitsplätze

Annahmen: neues Büro mit fünf Laptops, Microsoft 365 für fünf Postfächer, Netzwerk mit WLAN und Gästenetz, Datensicherung. Nur die Einrichtung durch Astra, netto, ohne Hardware und Lizenzen:

Danach kostet die laufende Betreuung 5 × 35 € = 175 € netto im Monat. Was Pauschale und Stundenabrechnung im Vergleich kosten, zeigt der Beitrag Was kostet IT-Betreuung in Wien. Die Übersicht aller Festpreise steht auf Preise und Pakete.

Übersiedlung: Zeitplan für die IT

Wer in ein neues Büro zieht, unterschätzt oft die Vorlaufzeit. Ein Internetanschluss ist nicht immer in wenigen Tagen geschaltet, und Kabel lassen sich vor dem Einzug viel leichter verlegen als danach. Ein bewährter Ablauf:

1. Zwei bis drei Monate vorher: Internetanschluss für die neue Adresse bestellen und Verfügbarkeit klären.
2. Sechs bis acht Wochen vorher: Begehung, Plan für Kabel, Access Points und Serverschrank, Hardware bestellen.
3. Zwei bis vier Wochen vorher: Verkabelung, Firewall, Switch und WLAN aufbauen und testen.
4. Eine Woche vorher: Neue Geräte einrichten, Daten übertragen, Drucker vorbereiten.
5. Umzugstag: Bestehende Geräte abbauen, im neuen Büro anschließen, jeden Arbeitsplatz prüfen.
6. Erste Woche danach: Kleinigkeiten nachziehen, Dokumentation aktualisieren, alte Verträge kündigen.

Branchen mit besonderen Anforderungen

In Kanzleien und Beratungsbetrieben kommt oft eine Branchensoftware dazu, die lokal oder auf einem Server läuft und eigene Anforderungen an Sicherung und Zugriff hat. In Praxen gilt dasselbe für die Praxissoftware, die meist von einem eigenen Partner betreut wird. Klären Sie vor dem Kauf neuer Geräte, welche Systemvoraussetzungen der Hersteller der Branchensoftware nennt.

Im Handwerk arbeiten viele Beschäftigte unterwegs mit Handy oder Tablet. Dann gehören auch diese Geräte auf die Liste: mit Bildschirmsperre, aktuellem Betriebssystem, Firmenkonto statt privatem Konto und der Möglichkeit, ein verlorenes Gerät aus der Ferne zu sperren. Dasselbe gilt für Tablets am Empfang oder im Lager, die oft jahrelang ohne Updates laufen, weil niemand an sie denkt.

Ihr nächster Schritt

Der kostenlose IT-Sicherheits-Check zeigt in wenigen Minuten, welche Bausteine bei Ihnen schon stehen und wo Lücken sind. Wenn Sie ein neues Büro in Wien oder Umgebung einrichten, schicken Sie uns über das Anfrageformular die Zahl der Arbeitsplätze und den Einzugstermin. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung mit Festpreisen.