Microsoft 365 oder Google Workspace: Was passt zu Ihrem Büro?

Was beide Pakete gemeinsam haben

Microsoft 365 und Google Workspace sind Cloud-Pakete für E-Mail mit eigener Domain, Kalender, Dateiablage, Office-Programme, Videokonferenzen und Chat. Beide werden je Nutzer und Monat verrechnet, beide sind für Betriebe bis 300 Nutzer in den Business-Tarifen gedacht, und beide bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den Sie als Verantwortlicher brauchen. Für die meisten kleinen Büros ist also nicht die Frage, ob eines davon reicht, sondern welches besser zur Arbeitsweise passt.

Preise im Vergleich (Stand Oktober 2026)

Die folgenden Preise stammen von den offiziellen Preisseiten, abgerufen am 20. Oktober 2026 für Österreich, in Euro, ohne Umsatzsteuer, je Nutzer und Monat bei einjähriger Vertragsbindung. Verbindlich ist der Preis, den der Anbieter beim Abschluss anzeigt.

Google weist bei monatlich kündbarer Abrechnung höhere Preise aus und gibt die Ersparnis bei Jahresbindung mit 16 % an; Business Standard kostet dann etwa 16,20 € statt 13,60 €. Zum Zeitpunkt des Abrufs bewarb Google außerdem zeitlich begrenzte Rabatte für Neukunden. Microsoft nennt die Preise für ein Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung und bietet zusätzlich Kombinationen mit dem KI-Assistenten Copilot an, etwa Business Standard mit Copilot Business um 20,36 €. In der Tabelle stehen die regulären Preise ohne Aktionen.

Beispielrechnung für acht Personen

Annahme: acht Nutzer, Jahresbindung, Standard-Stufe, Preise wie oben. Microsoft 365 Business Standard kostet 8 × 12,13 € = 97,04 € im Monat, Google Workspace Business Standard 8 × 13,60 € = 108,80 € im Monat. Der Unterschied von rund 141 € im Jahr ist selten der entscheidende Grund. Wichtiger ist, ob Sie mit Business Basic auskommen, weil niemand Office am PC braucht, oder ob Sie die Sicherheitsfunktionen von Business Premium benötigen. Eigene Varianten rechnen Sie mit dem Software-Kostenvergleich durch.

Wann Microsoft 365 besser passt

• Sie tauschen laufend Word- und Excel-Dateien mit Kunden, Steuerberatung oder Behörden aus, oft mit Makros, Formatvorlagen oder Serienbriefen.
• Ihre Branchensoftware, etwa in Kanzleien oder Hausverwaltungen, setzt Outlook oder Excel am PC voraus.
• Sie wollen Geräte zentral verwalten und absichern; Business Premium enthält dafür Intune und Defender for Business.
• Ihr Team arbeitet überwiegend mit Windows-Rechnern und ist an Outlook gewöhnt.

Wann Google Workspace besser passt

• Ihr Team arbeitet fast ausschließlich im Browser, auch auf Chromebooks oder Macs.
• Mehrere Personen schreiben gleichzeitig in denselben Dokumenten und Tabellen, Office-Dateien sind die Ausnahme.
• Sie brauchen viel gemeinsamen Speicher: Business Standard bietet 2 TB je Nutzer im gemeinsamen Kontingent.
• Sie nutzen bereits Gmail und Google Kalender privat oder im Team und wollen keine Umgewöhnung.

Google Docs und Sheets können Office-Dateien öffnen und bearbeiten. Bei komplexen Vorlagen, Makros oder exakten Layouts gibt es aber Unterschiede. Testen Sie Ihre fünf wichtigsten Dateien, bevor Sie sich entscheiden. Beide Anbieter bieten eine kostenlose Testphase.

Sicherheit: worauf Sie bei beiden achten müssen

• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten, ohne Ausnahme. Wie Sie das im Team einführen, steht im Ratgeber Passwort-Manager und Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Getrennte Administratorkonten, die nicht für den Alltag verwendet werden.
• Weiterleitungen von E-Mails nach außen sperren oder überwachen.
• Freigaben von Dateien nach außen regelmäßig prüfen.
• Eine eigene Sicherung der Cloud-Daten. Beide Dienste synchronisieren Löschungen und Verschlüsselungen auf alle Geräte; eine Synchronisation ersetzt keine Sicherung.

Wie Sie Microsoft 365 Schritt für Schritt absichern, beschreibt der Ratgeber Microsoft 365 absichern. Mehr zu Schutzmaßnahmen im Betrieb finden Sie unter IT-Sicherheit.

Datenschutz: was Sie selbst erledigen müssen

Wenn Sie Kundendaten in Microsoft 365 oder Google Workspace speichern, bleiben Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Beide Anbieter stellen Bedingungen zur Auftragsverarbeitung bereit, Microsoft das Data Protection Addendum, Google das Cloud Data Processing Addendum. Prüfen Sie, dass diese Bedingungen für Ihren Vertrag gelten, und nehmen Sie den Dienst in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Für Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnisse in Kanzleien oder besondere Vorgaben Ihrer Kammer klären Sie die Details im Zweifel mit Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung.

Umstieg: so läuft ein Wechsel ohne verlorene Mails

1. Bestandsaufnahme: Postfächer, gemeinsame Adressen, Kalender, Dateien und wer die Domain verwaltet.
2. Konto beim neuen Anbieter anlegen, Domain bestätigen, Benutzer und gemeinsame Postfächer einrichten.
3. Alte Mails, Kalender und Kontakte übertragen, solange das alte System noch läuft.
4. DNS-Einträge umstellen (MX, SPF, DKIM, DMARC), damit neue Mails ankommen und Ihre Mails nicht im Spam landen.
5. Outlook oder Mail-Programme und Handys auf allen Geräten neu verbinden.
6. Dateien in eine klare Ordnerstruktur mit Rechten übertragen, statt das alte Durcheinander zu kopieren.
7. Altes System erst kündigen, wenn eine Woche lang alles läuft.

Planen Sie die Umstellung der DNS-Einträge für einen ruhigen Zeitpunkt, etwa Freitagnachmittag, und senken Sie die Gültigkeitsdauer der Einträge einige Tage vorher, damit die Änderung schnell überall ankommt. Sagen Sie dem Team vorab, dass Handys und Outlook am Montag neu verbunden werden müssen, und legen Sie eine kurze Anleitung bereit. Mails, die während der Umstellung noch beim alten Anbieter ankommen, holt eine zweite Übertragung nach.

Astra IT Solutions richtet Microsoft 365 mit bis zu fünf Postfächern, gemeinsamen Kalendern und Umzug der alten Mails ab 290 € netto ein, jedes weitere Postfach kostet 29 €. Die Lizenzen zahlen Sie direkt an Microsoft. Für Google Workspace gibt es bei uns keinen eigenen Festpreis; passt Workspace besser zu Ihrem Betrieb, sagen wir das und nennen den Aufwand vorab. Alle Leistungen rund um Büro-IT finden Sie unter IT-Support.

KI-Assistenten, Office ohne Abo und andere Fragen

Copilot und Gemini

Beide Anbieter bauen KI-Assistenten in ihre Pakete ein. Laut Microsoft enthalten die Business-Tarife einen KI-Chat, den Microsoft 365 Copilot Chat; die tiefere Einbindung in Word, Excel und Outlook mit Zugriff auf Ihre Arbeitsdaten kostet als Copilot Business zusätzlich. Google nennt in Business Starter Gemini in Gmail, ab Business Standard auch in Docs, Meet und weiteren Programmen. Bevor Beschäftigte Kundendaten in einen KI-Assistenten eingeben, sollte klar sein, welche Daten erlaubt sind und unter welchem Konto gearbeitet wird.

Office ohne Abo

Eine Kaufversion von Office deckt nur die Programme ab, nicht E-Mail mit eigener Domain, Dateiablage und Videokonferenz. Für Büros mit mehreren Personen fehlen damit genau die Teile, die Zusammenarbeit leichter machen. Wer nur ein, zwei Rechner betreibt und E-Mail anderswo hat, kann damit auskommen.

Entscheidungshilfe in fünf Fragen

1. Brauchen Sie Word und Excel am PC mit Makros, Vorlagen oder Serienbriefen? Dann spricht viel für Microsoft 365 Business Standard.
2. Setzt Ihre Branchensoftware Outlook voraus? Dann Microsoft 365.
3. Arbeitet Ihr Team fast nur im Browser und schreibt gemeinsam an Dokumenten? Dann ist Google Workspace eine gute Wahl.
4. Wollen Sie Laptops zentral verwalten und gegen Schadsoftware absichern? Dann Business Premium oder Business Plus prüfen.
5. Haben Sie heute keinen eigenen Dateiserver und wollen auch keinen? Dann reicht in beiden Fällen der Speicher im Paket, eine zusätzliche Sicherung vorausgesetzt.

Wenn Sie zusätzlich einen eigenen Server betreiben oder ablösen wollen, hilft der Ratgeber Cloud oder eigener Server bei der Abwägung.

Ihr nächster Schritt

Testen Sie Ihre wichtigsten Dateien in beiden Systemen und entscheiden Sie dann. Wenn Sie den Umstieg nicht selbst machen möchten, schicken Sie uns über das Anfrageformular die Zahl der Postfächer, Ihren heutigen E-Mail-Anbieter und ob es gemeinsame Adressen gibt. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung. Was sonst zur Grundausstattung gehört, steht in der Checkliste zur Büro-IT.