NAS oder Cloud-Speicher: Wo sollen die Firmendaten liegen?

Was ist ein NAS und was ist Cloud-Speicher?

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein kleiner Speicher-Computer mit mehreren Festplatten, der im Büronetz steht und Ordner für alle freigibt. Cloud-Speicher heißt, dass Ihre Dateien im Rechenzentrum eines Anbieters liegen und über das Internet synchronisiert werden, bei kleinen Betrieben meist OneDrive und SharePoint aus Microsoft 365 oder Google Drive aus Google Workspace. Beide Wege haben Stärken, und in vielen Büros ist die Kombination die beste Lösung.

Der direkte Vergleich

Wann die Cloud die bessere Wahl ist

• Ihr Team arbeitet an mehreren Orten, im Homeoffice oder bei Kunden.
• Sie nutzen bereits Microsoft 365 oder Google Workspace; der Speicher ist dann meist schon bezahlt.
• Ihre Dateien sind überwiegend Office-Dokumente, PDFs und Fotos in normaler Größe.
• Niemand im Büro soll sich um Festplatten, Updates und Strom kümmern müssen.

In Microsoft 365 hat jede Person 1 TB OneDrive-Speicher, dazu kommen SharePoint-Bereiche für gemeinsame Ordner. Was die Pakete kosten und wie sie sich von Google Workspace unterscheiden, steht im Vergleich Microsoft 365 oder Google Workspace.

Wann ein NAS die bessere Wahl ist

• Sie arbeiten mit sehr großen Dateien, etwa Plänen in Bau und Architektur, Fotos in hoher Auflösung oder Videos.
• Ihre Internetverbindung hat wenig Upload, sodass das Hochladen großer Dateien Stunden dauert.
• Eine Branchensoftware braucht eine lokale Datenbank oder eine Freigabe im Netz.
• Sie wollen eine schnelle zweite Kopie im Büro, aus der sich auch große Datenmengen in kurzer Zeit zurückholen lassen.

Wie stark der Upload bremst, zeigt eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: 500 GB Daten bei einem Upload von 50 Mbit/s brauchen rechnerisch rund 22 Stunden, ohne Pausen und bei voller Auslastung des Anschlusses. In der Praxis dauert es länger, weil der Anschluss tagsüber auch für die Arbeit gebraucht wird. Für die erste Sicherung in die Cloud ist das einmal hinnehmbar, für das tägliche Arbeiten mit großen Dateien nicht. Prüfen Sie deshalb, welche Geschwindigkeit Ihr Anschluss im Upload tatsächlich erreicht, bevor Sie sich für die reine Cloud entscheiden.

Ob statt eines NAS ein richtiger Server sinnvoll ist, etwa für eigene Anwendungen, beschreibt der Ratgeber Cloud oder eigener Server.

Drei typische Büros und was zu ihnen passt

Die Beispiele sind vereinfacht. Welche Lösung passt, hängt von Datenmenge, Internetanschluss und Branchensoftware ab. Für Hausverwaltungen mit vielen gescannten Akten gilt Ähnliches wie für Kanzleien; mehr dazu auf der Seite für Immobilien und Hausverwaltung.

Warum Synchronisation und RAID kein Backup sind

Das ist ein häufiger Irrtum. Eine Synchronisation hält Dateien auf allen Geräten gleich. Wird eine Datei gelöscht oder von einem Verschlüsselungstrojaner unbrauchbar gemacht, wird auch das synchronisiert. Versionsverlauf und Papierkorb helfen bei einzelnen Dateien, sind aber zeitlich begrenzt und schützen nicht, wenn das Konto selbst übernommen wird.

Ein RAID im NAS verteilt die Daten auf mehrere Festplatten, damit der Ausfall einer Platte nichts kostet. Gegen versehentliches Löschen, Verschlüsselung, Brand, Diebstahl oder Überspannung hilft es nicht, denn alle Platten stehen im selben Gerät. RAID erhöht die Verfügbarkeit, eine Sicherung ist es nicht.

So sieht eine Sicherung nach der 3-2-1-Regel aus

Die 3-2-1-Regel besagt: drei Kopien der Daten, auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, davon eine an einem anderen Ort. Dazu kommt heute eine Kopie, die vom Büronetz aus nicht verändert werden kann, also offline oder unveränderbar gespeichert. Ein typischer Aufbau für ein kleines Büro:

Wichtig: Arbeiten Sie hauptsächlich in der Cloud, sichern Sie die Cloud-Daten mit einem eigenen Werkzeug auf das NAS oder zu einem zweiten Anbieter. Arbeiten Sie hauptsächlich auf dem NAS, gehört eine Kopie in die Cloud oder an einen anderen Ort. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Art. 32 unter anderem die Fähigkeit, personenbezogene Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Maßnahmen. Eine getestete Sicherung ist dafür die Grundlage. Den Aufbau im Detail beschreibt der Ratgeber zur Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel.

Wie lange darf die Wiederherstellung dauern?

Überlegen Sie vorab zwei Werte. Erstens: Wie viele Stunden Arbeit dürfen höchstens verloren gehen? Daraus folgt, wie oft gesichert wird, etwa täglich in der Nacht oder stündlich mit Snapshots. Zweitens: Wie lange darf es dauern, bis wieder gearbeitet werden kann? Wer nach einem Verschlüsselungsangriff mehrere hundert Gigabyte aus der Cloud zurückladen muss, ist bei einem langsamen Anschluss einen oder mehrere Tage beschäftigt. Eine lokale Kopie auf dem NAS verkürzt das deutlich, eine Kopie außer Haus schützt vor dem Totalverlust. Beides zusammen ist der Grund für die 3-2-1-Regel.

Ein NAS richtig absichern

• Nie direkt aus dem Internet erreichbar machen. Zugriff von außen nur über ein VPN, siehe Homeoffice, VPN und Fernzugriff.
• Firmware und Apps des NAS aktuell halten und nicht benötigte Dienste abschalten.
• Eigenes Konto für die Sicherung, das in den normalen Freigaben keine Schreibrechte hat.
• Snapshots aktivieren, die von normalen Benutzerkonten nicht gelöscht werden können.
• Festplattenzustand überwachen und Warnungen per E-Mail an den Betreuer schicken.
• Standort mit Belüftung und USV, nicht im Putzkammerl neben dem Boiler.

Planen Sie außerdem den Tausch: Festplatten und NAS-Geräte haben eine begrenzte Lebensdauer, und Hersteller stellen die Updates für ältere Modelle irgendwann ein. Ein NAS, das keine Sicherheitsupdates mehr bekommt, gehört ersetzt, auch wenn es noch läuft.

Was kostet das?

Die Einrichtung einer automatischen Sicherung nach der 3-2-1-Regel mit Test der Wiederherstellung kostet bei Astra IT Solutions ab 390 € netto. Die Kontrolle, ob die Sicherung läuft, ist in der IT-Betreuung um 35 € je Arbeitsplatz und Monat enthalten. Für die Hardware gilt als grober Richtwert, ohne Gewähr und stark abhängig von Größe und Festplatten: Ein kleines NAS mit zwei Festplatten liegt meist im mittleren dreistelligen Eurobereich. Speicher außer Haus kostet je nach Anbieter und Datenmenge einen laufenden Monatsbetrag. Alle Festpreise stehen auf Preise und Pakete.

Ihr nächster Schritt

Beantworten Sie für sich drei Fragen: Wo liegen Ihre Daten heute? Wann wurde zuletzt getestet, ob sich eine gelöschte Datei zurückholen lässt? Und was passiert, wenn das Büro eine Woche nicht betreten werden kann? Der kostenlose IT-Sicherheits-Check hilft bei der Einordnung. Für eine Sicherung, die zu Ihrem Büro passt, schreiben Sie uns über die Anfrage Datenmenge, Zahl der Arbeitsplätze und ob Sie Microsoft 365 nutzen. Mehr zum Schutz vor Angriffen finden Sie unter IT-Sicherheit.