Büro-Netzwerk und WLAN einrichten: So planen Sie es richtig

Woraus besteht ein Büro-Netzwerk?

Der Router, den der Internetanbieter mitschickt, ist für einen Haushalt gedacht. Er kann meist kein sauberes Gästenetz mit eigenen Regeln, keine getrennten Netze für Geräte und kein vernünftiges VPN. In vielen Büros läuft er deshalb nur noch als Modem, und eine eigene Firewall übernimmt dahinter die eigentliche Arbeit.

Wie plant man das WLAN im Büro?

Gutes WLAN beginnt mit einer Begehung, nicht mit dem Kauf. Entscheidend ist, wo gearbeitet wird, welche Wände dazwischen liegen und wie viele Geräte gleichzeitig verbunden sind. Laptops, Handys, Tablets, Drucker und Besprechungsbildschirme ergeben schnell zwei bis drei Geräte pro Person.

1. Grundriss nehmen und Arbeitsplätze, Besprechungsraum, Empfang und Lager einzeichnen.
2. Hindernisse markieren: tragende Mauern, Stahlbeton, Aufzugsschacht, Glaswände mit Beschichtung.
3. Access Points so planen, dass jeder Arbeitsbereich ein starkes Signal bekommt, lieber mehrere kleine Geräte mit geringerer Sendeleistung als ein starkes in der Mitte.
4. Jeden Access Point per Kabel anbinden. Funk-Mesh ohne Kabel ist eine Notlösung und halbiert oft den Durchsatz.
5. Nach der Montage messen: Signalstärke und Geschwindigkeit an jedem Arbeitsplatz, auch im hintersten Raum.

Besonderheit Wiener Altbau

Viele Büros, Praxen und Kanzleien in Wien sitzen im Gründerzeithaus. Dicke Ziegelmauern und hohe Räume dämpfen das WLAN stark, vor allem im 5-GHz-Band. Ein Access Point pro Raum oder pro zwei Räume ist dort keine Übertreibung. Wo keine Kabel in der Wand liegen, helfen Aufputz-Kabelkanäle entlang der Decke. Das ist meist günstiger und zuverlässiger als jede Funkbrücke.

2,4 GHz, 5 GHz oder 6 GHz?

Das 2,4-GHz-Band reicht weiter, ist aber langsamer und in Wohnhäusern oft überlastet, weil jede Wohnung ihr eigenes WLAN funkt. Das 5-GHz-Band ist schneller und hat mehr freie Kanäle, kommt aber schlechter durch Wände. Das 6-GHz-Band steht nur mit neueren Geräten nach Wi-Fi 6E oder Wi-Fi 7 zur Verfügung und lohnt sich, wenn die meisten Laptops es unterstützen. In der Praxis funken moderne Access Points auf mehreren Bändern gleichzeitig, und die Geräte wählen selbst.

Warum ein getrenntes Gästenetz und VLANs?

Ein VLAN ist ein logisch getrenntes Netz auf derselben Verkabelung. Geräte in einem VLAN sehen die Geräte im anderen nicht, außer die Firewall erlaubt es ausdrücklich. Für ein kleines Büro haben sich vier Netze bewährt:

Der Gewinn ist praktisch: Ein infiziertes Handy im Gäste-WLAN kann keine Dateien auf dem NAS verschlüsseln, und eine schlecht gewartete Kamera wird nicht zum Einfallstor ins Büronetz. Gerade in Arztpraxen, wo Wartezimmer-WLAN und Praxisrechner im selben Gebäude laufen, gehört diese Trennung zur Grundausstattung. Medizinische Geräte mit Netzwerkanschluss werden in Abstimmung mit dem Hersteller oder Praxissoftware-Partner eingebunden.

Was muss die Firewall können?

• Alles von außen blockieren, was nicht ausdrücklich erlaubt ist. Keine offenen Ports für Fernzugriff auf Rechner.
• Regeln zwischen den VLANs, damit Gäste und Geräte nur das erreichen, was sie brauchen.
• VPN für Fernzugriff, wenn Beschäftigte von zu Hause auf Daten im Büro zugreifen. Wie das sicher geht, steht im Ratgeber Homeoffice, VPN und Fernzugriff.
• Automatische oder zumindest regelmäßige Firmware-Updates, solange der Hersteller sie liefert.
• Ein Protokoll, das zeigt, wenn etwas Ungewöhnliches passiert.
• Zugang zur Verwaltungsoberfläche nur mit starkem Passwort und, wo möglich, Zwei-Faktor-Anmeldung. Ein langes Zufallspasswort erstellen Sie mit dem Passwort-Generator.

Checkliste: Netzwerk einrichten Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme: Welche Geräte gibt es, welche Kabel liegen, wo steht der Anschluss?
2. Plan mit Netzen, Access-Point-Positionen und Kabelwegen.
3. Hardware herstellerneutral auswählen: Firewall, Switch und Access Points möglichst aus einer zentral verwalteten Familie.
4. Firewall einrichten, Standardpasswörter ändern, Firmware aktualisieren.
5. VLANs und WLAN-Netze anlegen, WPA3 verwenden, wo alle Geräte es können, sonst WPA2/WPA3-Mischbetrieb.
6. Drucker und Scanner ins Geräte-Netz, mit fester Adresse, damit jeder sie findet.
7. Messen, dokumentieren, Zugangsdaten sicher ablegen.
8. Firmware-Updates in die laufende Betreuung aufnehmen.

Wie schnell muss der Internetanschluss sein?

Beim Internetanschluss schauen viele nur auf die Download-Geschwindigkeit. Für ein Büro ist der Upload oft wichtiger: Er bestimmt, wie schnell Dateien in die Cloud gelangen, wie gut Ihr Bild in Videokonferenzen ankommt und wie lange die Datensicherung außer Haus dauert. Wenn Beschäftigte von zu Hause per VPN auf Dateien im Büro zugreifen, ist der Upload des Büros ihr Download.

• Prüfen Sie, welche Geschwindigkeit im Upload tatsächlich ankommt, nicht nur, was im Vertrag steht.
• Fragen Sie den Anbieter nach einer festen öffentlichen IP-Adresse, wenn Sie ein VPN ins Büro betreiben wollen.
• Überlegen Sie, ob ein zweiter Zugang als Ausfallreserve nötig ist, etwa ein mobiler Datentarif an der Firewall. Für Praxen und Betriebe mit Kartenzahlung oder Cloud-Software kann ein Internetausfall den ganzen Tag lahmlegen.

Drucker und Scanner, die jeder findet

Drucker sind in kleinen Büros der häufigste Grund für Anrufe beim Support. Meist liegt es daran, dass der Drucker per WLAN hängt, seine Adresse wechselt oder auf jedem Rechner anders eingerichtet wurde. Abhilfe ist einfach: Drucker per Kabel ins Geräte-Netz, mit fester Adresse, eine Freigabe für alle Arbeitsplätze und Scan in einen gemeinsamen Ordner oder per E-Mail an das eigene Postfach. Die Firewall erlaubt den Arbeitsrechnern den Weg zum Drucker, umgekehrt aber nicht. So bleibt ein alter Drucker ohne Firmware-Updates vom Rest des Netzes getrennt.

Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Die Einrichtung von Router, Firewall, WLAN in allen Räumen, getrenntem Gästenetz und Netzwerkdrucker kostet bei Astra IT Solutions ab 490 € netto für ein Büro bis etwa zehn Arbeitsplätze. Größere Flächen, mehrere Stockwerke oder eine neue Verkabelung werden vorab besichtigt und schriftlich angeboten. Die Hardware kaufen Sie auf Ihren Namen. Als grober Richtwert, ohne Gewähr und stark abhängig von Hersteller und Ausstattung, liegt ein Access Point für Büros meist im unteren bis mittleren dreistelligen Eurobereich je Stück; dazu kommen Firewall und Switch. Mehr zur Leistung finden Sie unter Netzwerktechnik, alle Festpreise auf der Seite IT-Support und Büro-IT.

Typische Fehler in Büro-Netzwerken

• Ein einziger WLAN-Router im Vorzimmer soll fünf Räume versorgen.
• Gäste bekommen das Büro-WLAN-Passwort, weil es kein Gästenetz gibt.
• Das Passwort der Firewall ist noch das vom Hersteller oder klebt auf dem Gerät.
• Fernzugriff auf einen Rechner per Portfreigabe direkt aus dem Internet.
• Niemand weiß, welches Kabel wohin führt, weil nichts beschriftet ist.
• Die Firewall bekommt seit Jahren keine Updates mehr, weil der Hersteller sie nicht mehr unterstützt.

Wenn Sie in ein neues Büro übersiedeln, ist der beste Zeitpunkt für ein sauberes Netzwerk vor dem Einzug. Was sonst noch auf die Liste gehört, steht in der Checkliste zur Büro-IT. Welche weiteren Grundlagen der Sicherheit wichtig sind, fasst der Beitrag IT-Sicherheit für KMU zusammen.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie mit dem kostenlosen IT-Sicherheits-Check, wo Ihr Netzwerk heute steht. Für ein konkretes Angebot schicken Sie uns über die Anfrage einen Grundriss oder ein paar Fotos der Räume und die Zahl der Arbeitsplätze. Bei Büros in Niederösterreich nennen wir die Anfahrt vorab.