Website für Psychotherapeuten: Datenschutz und Anfragen

Warum schon die Anfrage ein Gesundheitsdatum ist

Gesundheitsdaten sind Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person beziehen, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen (Art. 4 Nr. 15 DSGVO). Erwägungsgrund 35 der DSGVO zählt ausdrücklich auch Informationen dazu, die im Zuge der Anmeldung für Gesundheitsdienstleistungen erhoben werden. Die Nachricht „Ich suche einen Therapieplatz wegen Panikattacken“ ist damit ein Gesundheitsdatum, und schon die Tatsache, dass jemand bei Ihnen anfragt, lässt Rückschlüsse zu.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Datenschutzbehörde fasst zusammen: Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2, etwa die ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke. Für die Behandlung selbst nennt Art. 9 Abs. 2 lit. h die Versorgung oder Behandlung im Gesundheitsbereich aufgrund eines Vertrags mit einem Angehörigen eines Gesundheitsberufs. Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht nach § 45 Abs. 1 PThG 2024, die auch Hilfspersonen umfasst und über den Tod hinaus gilt. Welche Rechtsgrundlage für Ihre Anfragestrecke passt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutzberatung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Wie sieht ein datensparsames Kontaktformular aus?

Das beste Formular fragt nur, was Sie für die erste Rückmeldung brauchen. Alles Weitere besprechen Sie im Erstgespräch, wo es hingehört.

• Name oder Vorname, wie die Person angesprochen werden möchte.
• Bevorzugter Kontaktweg: Telefon oder E-Mail, und zu welchen Zeiten ein Rückruf passt.
• Wunschsetting: Einzel, Paar, Gruppe, vor Ort oder online.
• Optional: ein kurzes Anliegen, ausdrücklich freiwillig und mit dem Hinweis, dass Details nicht nötig sind.
• Ein Satz, was mit der Nachricht passiert, wer sie liest und wann sie gelöscht wird, wenn keine Therapie zustande kommt.

Technisch wichtig: Die Seite läuft verschlüsselt über HTTPS, das Formular schickt die Daten nicht an Drittanbieter, und die Nachricht landet in einem Postfach, das mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt ist. Normale E-Mails sind auf dem Weg zwischen Servern nicht immer durchgehend verschlüsselt. Wer häufig sensible Inhalte bekommt, sollte die Formulardaten auf dem eigenen Server speichern und nur eine Benachrichtigung ohne Inhalt per E-Mail erhalten. Wie Sie Konten absichern, steht im Ratgeber Passwort-Manager und Zwei-Faktor-Anmeldung.

Tracking, Karten und Schriften: was auf der Website stört

Viele Websites laden Statistik, Werbepixel, Karten, Videos oder Schriften von fremden Servern. Auf einer Psychotherapie-Website ist das heikler als anderswo: Ein Werbepixel auf der Kontaktseite kann einem Werbenetzwerk verraten, dass jemand nach einem Therapieplatz sucht. Unsere Empfehlung:

• Keine Werbepixel und kein Tracking auf Kontakt-, Termin- und Leistungsseiten.
• Wenn Statistik, dann eine Lösung ohne Cookies und ohne Weitergabe an Dritte.
• Schriften lokal einbinden statt von fremden Servern laden.
• Karten als Bild mit Link zur Routenplanung statt eingebettetem Kartendienst.
• Videos erst nach Klick laden.

Kommt die Website ohne solche Dienste aus, braucht sie oft gar keinen Cookie-Banner. Wann einer nötig ist, erklärt der Ratgeber Cookie-Banner nach TKG 2021. Was Ihre Website heute tatsächlich lädt, zeigt der Cookie- und Tracker-Check. Die übrigen Punkte, von Hosting bis Datenschutzerklärung, fasst die Checkliste für eine DSGVO-konforme Website zusammen.

Online-Termin für das Erstgespräch: sinnvoll?

Viele Menschen tun sich schwer, für den ersten Kontakt zum Telefon zu greifen. Eine Online-Buchung für das Erstgespräch kann diese Hürde senken. Damit sie zum Datenschutz passt, gelten dieselben Regeln wie für das Formular: neutrale Terminart wie „Erstgespräch“, kein Feld für Diagnosen, Erinnerungen ohne Inhalt außer Datum, Uhrzeit und Absagelink, und ein Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wer eine Warteliste führt, sagt das besser offen auf der Website, statt Termine anzubieten, die es nicht gibt.

Gerade bei voller Praxis zählt die Rückmeldung. Eine kurze, freundliche Antwort innerhalb weniger Tage, auch wenn sie eine Absage ist, nimmt Menschen in einer schwierigen Lage viel Unsicherheit. Legen Sie fest, wie lange Anfragen gespeichert bleiben, wenn keine Therapie zustande kommt, etwa bis zum Ende der Warteliste, und löschen Sie sie danach. Wer Anfragen an Kolleginnen weitergibt, fragt vorher, ob die Person damit einverstanden ist, denn auch die Weitergabe des Namens berührt die Verschwiegenheit.

Für Sitzungen per Video gilt: Wählen Sie einen Dienst, bei dem Speicherort, Verschlüsselung und Auftragsverarbeitung geklärt sind. Ton- und Bildaufnahmen psychotherapeutischer Tätigkeit brauchen die vorherige schriftliche Einwilligung der Patientin und unterliegen dem Geheimnisschutz (§ 44 Abs. 5 PThG 2024). Die Aufnahmefunktion bleibt deshalb standardmäßig aus.

Gehört auf jede Seite mit Kontaktmöglichkeit: ein sichtbarer Hinweis, dass die Praxis in akuten Krisen nicht sofort erreichbar ist, mit den Nummern 144 für den Rettungsdienst und 142 für die Telefonseelsorge.

Was darf auf der Website stehen?

Berufsangehörige haben sich jeder unsachlichen und unwahren Information im Zusammenhang mit der Ausübung ihres Berufes zu enthalten (§ 48 Abs. 1 PThG 2024). Sie dürfen auch nicht veranlassen oder unterstützen, dass Dritte verbotene Werbung für sie machen, insbesondere Medien (§ 48 Abs. 2 PThG 2024). Das betrifft auch Texte, die eine Agentur für Sie schreibt. Sachlich und hilfreich sind:

• Methode und psychotherapiewissenschaftliche Ausrichtung, verständlich erklärt.
• Für wen Sie arbeiten: Erwachsene, Jugendliche, Paare, Gruppen, Sprachen.
• Setting: vor Ort, online, Dauer und Frequenz der Sitzungen.
• Honorar, Absageregel und ob und wie ein Kostenzuschuss der Krankenkasse möglich ist, mit Link auf die Kasse.
• Ablauf vom ersten Kontakt bis zum Erstgespräch.
• Zugang zur Praxis: Stufen, Lift, Erreichbarkeit mit Öffis.

Keine Heilversprechen, keine Erfolgsquoten, keine Bewertungen von Patientinnen, die die Verschwiegenheit berühren. Die Pflichtangaben im Impressum beschreibt der Ratgeber Impressum und Offenlegung.

Dokumentation: was die Software danach leisten muss

Die Website ist nur der Anfang. Nach § 44 PThG 2024 ist über jede psychotherapeutische Maßnahme eine Dokumentation zu führen, unter anderem mit Vorgeschichte, Verlauf, vereinbartem Honorar, Aufklärungsschritten und Übermittlungen an Dritte. Sie ist zehn Jahre ab Beendigung der Leistungen aufzubewahren, die Führung in elektronischer Form ist zulässig, und nach Ende der Frist ist sie umgehend, unwiederbringlich und nachweislich zu vernichten (§ 44 Abs. 3 PThG 2024). Für die Software heißt das: verschlüsselte Speicherung, Zugriff nur für Sie, Datensicherung, die sich zurückspielen lässt, und eine Löschung mit Nachweis.

KI-Werkzeuge können beim Formulieren der Website helfen, Patientendaten haben darin aber nichts verloren, solange Speicherort, Auftragsverarbeitung und Ausschluss des Trainings nicht geklärt sind. Mehr dazu im Ratgeber Kundendaten in ChatGPT und Co.. Wenn Ihr E-Mail-Konto bei Microsoft liegt, hilft der Ratgeber Microsoft 365 absichern.

Was wir übernehmen und was nicht

Wir bauen Websites für Betriebe in Wien und achten dabei auf das, was dieser Beitrag beschreibt: wenige Pflichtfelder, lokale Schriften, keine Werbepixel, Hosting und Formularversand mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Unsere Festpreise, netto: Start-Website mit bis zu fünf Seiten 1.490 €, Firmenwebsite ab 2.490 €, mit Online-Terminbuchung ab 4.490 €. Details stehen unter Website erstellen lassen. Postfach, Geräte und Datensicherung sichern wir unter IT-Sicherheit für kleine Betriebe ab. Die Texte verantworten Sie, die rechtliche Prüfung Ihre Beratung.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie Ihre bestehende Website mit dem Cookie- und Tracker-Check und dem Barrierefreiheits-Check. Was wir für Praxen und Gesundheitsberufe übernehmen, steht auf der Seite Gesundheit und Praxen. Für eine schriftliche Einschätzung Ihrer Website oder ein Angebot für eine neue schreiben Sie uns über die Anfrage.