Digitalisierungsstrategie für KMU: Wie plane ich die Schritte?

Was unterscheidet eine Strategie vom ersten Schritt?

Der Ratgeber Digitalisierung: Wo anfangen? beschreibt den Einstieg mit einem ersten Projekt. Eine Strategie geht weiter: Sie legt fest, wie mehrere Projekte zusammenpassen, damit am Ende keine Insellösungen nebeneinander stehen. Typisches Beispiel ohne Strategie: Ein Betrieb kauft ein Rechnungsprogramm, ein Terminwerkzeug und eine Zeiterfassung von drei Anbietern, und im Büro werden Kundendaten an drei Stellen gepflegt.

Schritt 1: Welche Ziele soll die Digitalisierung erreichen?

Beginnen Sie mit Geschäftszielen, nicht mit Software. Gute Ziele sind konkret und messbar. Beispiele:

• Rechnungen gehen spätestens zwei Werktage nach der Leistung hinaus.
• Anfragen werden innerhalb eines Werktags beantwortet.
• Die Monatsabrechnung für die Lohnverrechnung dauert eine Stunde statt eines Tages.
• Terminausfälle ohne rechtzeitige Absage werden gezählt und sinken.
• Der Inhaber verbringt weniger Abende mit Büroarbeit.

Zwei bis vier Ziele reichen. Mehr lassen sich in einem kleinen Betrieb kaum gleichzeitig verfolgen. Wenn mehr Umsatz das Ziel ist, hilft der Ratgeber Umsatz steigern durch Digitalisierung bei der Auswahl des richtigen Hebels.

Schritt 2: Wie nehmen Sie den Ist-Zustand auf?

Schreiben Sie die wichtigsten Abläufe vom Kundenkontakt bis zum Zahlungseingang auf, jeweils mit Werkzeug, Häufigkeit und Zeitaufwand. Dazu gehört auch die technische Grundlage: Geräte, Benutzerkonten, Datensicherung, E-Mail und Netzwerk. Ohne funktionierende Basis wird jede neue Software zum Risiko. Den Überblick über die Büro-IT liefert ein IT-Check, den wir im Rahmen unseres IT-Supports zum Festpreis von 290 € netto anbieten, mit schriftlicher Prioritätenliste.

Die Werte in der Tabelle sind ein Beispiel. Tragen Sie Ihre eigenen ein. Wer Zahlen dazu braucht, findet im Digitalisierungs-Check eine strukturierte Abfrage.

Schritt 3: Wie setzen Sie Prioritäten?

Bewerten Sie jeden Ablauf nach zwei Fragen: Wie viel Nutzen bringt die Digitalisierung, gemessen an Ihren Zielen? Und wie viel Aufwand kostet sie, an Geld, Zeit und Umstellung im Team? Daraus ergeben sich vier Felder.

Für die Nutzenseite in Euro hilft der ROI-Rechner für Automatisierung, für die Aufwandsseite bei eigener Software der Projektkosten-Rechner. Beide arbeiten mit Ihren Annahmen und ersetzen kein Angebot.

Schritt 4: Wie sieht ein Fahrplan in Phasen aus?

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. Automatisierung auf einem unordentlichen Ablauf beschleunigt nur die Unordnung. Erst wenn das Kernsystem im Alltag läuft, lohnt es sich, Dinge zu verbinden und zu automatisieren. Konkrete Beispiele dafür sammelt der Ratgeber wiederkehrende Arbeit automatisieren.

Beispiel: Fahrplan für einen Installationsbetrieb mit acht Mitarbeitern

Ein ausgedachtes Beispiel, kein Kundenprojekt, um zu zeigen, wie die Schritte zusammenspielen. Der Betrieb hat zwei Ziele: Rechnungen sollen spätestens zwei Werktage nach der Arbeit hinausgehen, und der Inhaber will die Abende ohne Büroarbeit verbringen. Die Bestandsaufnahme zeigt: Protokolle auf Papier, Rechnungen in einem alten Programm, Termine im Kopf des Inhabers, offene Posten in Excel.

1. Monat 1 bis 2: Datensicherung prüfen und einrichten, gemeinsames Postfach für Anfragen, Anfrageformular mit Wunschtermin auf der Website.
2. Monat 3 bis 6: Eine Handwerkersoftware für Angebot, Protokoll, Rechnung und Kalender einführen, zuerst mit zwei Monteuren und einem Auftragstyp, dann für alle.
3. Monat 7 bis 12: Mahnwesen und Wartungserinnerungen in derselben Software nutzen, Export für die Steuerberatung abstimmen.
4. Monat 13 bis 24: Online-Termine von der Website direkt in den Kalender, Schnittstelle zur Buchhaltung, wenn sich der Aufwand rechnet.

Gemessen wird vierteljährlich: Tage bis zur Rechnung, Anteil der Aufträge mit digitalem Protokoll und Stunden Büroarbeit des Inhabers pro Woche. Für die Kernphase käme etwa Astra Craft Pro in Frage, ebenso jede andere Handwerkersoftware, die die Kriterien aus dem Ratgeber Handwerkersoftware auswählen erfüllt.

Wer sollte an der Strategie mitarbeiten?

In einem kleinen Betrieb entscheidet meist der Inhaber. Trotzdem sollten die Menschen mitreden, die mit den Abläufen täglich arbeiten: die Bürokraft, die Rechnungen schreibt, der Monteur, der Protokolle ausfüllt, die Mitarbeiterin, die Termine vergibt. Sie wissen, wo es tatsächlich hakt, und sie entscheiden am Ende, ob ein neues System genutzt wird. Bestimmen Sie eine Person im Betrieb, die Fragen sammelt, Tests organisiert und mit Anbietern spricht. Externe Unterstützung hilft bei Auswahl und Umsetzung, die Verantwortung für die Ziele bleibt im Betrieb.

Für die schriftliche Fassung reicht eine einfache Gliederung: Ziele mit Kennzahl, die vier bis sechs wichtigsten Abläufe mit Ist-Zustand, die Prioritätenmatrix, der Fahrplan in drei Phasen, das Budget und die Termine für die vierteljährliche Überprüfung. Mehr braucht ein KMU in der Regel nicht.

Schritt 5: Mit welchem Budget sollten Sie rechnen?

Das Budget hängt davon ab, ob ein fertiges Produkt passt oder eigene Software nötig ist. Zur Orientierung die Richtwerte von Astra IT Solutions, netto, Stand Oktober 2026. Sie sind keine Marktstatistik.

Alle Produktpreise stehen unter Preise. Rechnen Sie zusätzlich interne Zeit für Einführung und Schulung ein, die in keinem Angebot steht. Förderungen können einen Teil abdecken, klären Sie das aber vor jeder Beauftragung. Den Stand für Wien beschreibt der Ratgeber Förderung für Digitalisierung in Wien.

Woran messen Sie, ob die Strategie aufgeht?

Jedem Ziel aus Schritt 1 gehört eine Kennzahl, die Sie vor dem Start messen. Vierteljährlich schauen Sie nach: Hat sich die Zahl bewegt? Wird das neue System im Alltag genutzt oder laufen Zettel und Excel parallel weiter? Die zweite Frage ist oft aufschlussreicher als die erste. Eine Software, die niemand verwendet, kostet nur. Halten Sie die Ergebnisse jedes Quartals in zwei, drei Sätzen fest: was gewirkt hat, was nicht, was als Nächstes kommt. So wird aus dem Plan ein Werkzeug, mit dem Sie arbeiten, und kein Papier, das in der Schublade liegt.

• Nutzung: Anteil der Aufträge, die vollständig im neuen System laufen.
• Durchlaufzeit: Tage von der Anfrage bis zum Termin, von der Leistung bis zur Rechnung.
• Zeitaufwand: Stunden pro Monat für die Abläufe aus Schritt 2.
• Fehler: Rückfragen, Korrekturrechnungen, vergessene Termine.

Was oft schiefgeht

• Software zuerst, Ziel danach: Das Werkzeug bestimmt den Ablauf statt umgekehrt.
• Alles auf einmal: Das Team kommt mit der Umstellung nicht nach und kehrt zum Alten zurück.
• Keine verantwortliche Person im Betrieb: Ohne jemanden, der Fragen sammelt und Entscheidungen trifft, verläuft jedes Projekt im Sand.
• Datenschutz und Sicherheit als Nachgedanke: Klären Sie früh, wo Daten liegen, wer Zugriff hat und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist. Grundlagen dazu im Ratgeber IT-Sicherheit für KMU.
• Kein Ausstieg geplant: Fragen Sie jeden Anbieter, wie Sie Ihre Daten bei einer Kündigung bekommen.

Ihr nächster Schritt

Füllen Sie die Tabelle aus Schritt 2 für Ihre vier wichtigsten Abläufe aus und machen Sie den Digitalisierungs-Check. Wenn Sie den Fahrplan nicht allein aufsetzen möchten, unterstützen wir Sie in der Digitalisierungsberatung. Schicken Sie uns dafür über die Kontaktseite eine kurze Beschreibung Ihres Betriebs, Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung.