Tierarzt-Software in Österreich: Was sie können muss

Was muss eine Tierarzt-Software können?

In der Tierarztpraxis hängt jede Akte an zwei Stellen: am Tier, das behandelt wird, und am Halter, der zahlt und Auskunft bekommt. Eine Familie mit zwei Katzen und einem Hund ist ein Kunde mit drei Patientenakten. Gute Software bildet das ab, ohne dass Daten doppelt erfasst werden.

• Kartei je Tier mit Art, Rasse, Geburtsdatum, Kennzeichnung, Gewichtsverlauf, Befunden, Diagnosen und Behandlungen.
• Halterdaten einmal erfasst und mehreren Tieren zugeordnet.
• Arzneimittel und Hausapotheke: Bestand, Abgabe, Anwendung am Tier und die vorgeschriebenen Aufzeichnungen.
• Zeugnisse und Gutachten als Vorlage, mit archivierter Abschrift.
• Kostenvoranschlag vor der Behandlung, Rechnung danach, mit Beleg nach Registrierkassenpflicht.
• Kalender je Tierärztin, Raum und Gerät, dazu Hausbesuche und Stallbesuche.
• Datenexport in einem offenen Format, falls Sie wechseln.

Wie viel davon Sie brauchen, hängt stark von der Praxis ab. Eine Kleintierordination in der Stadt braucht vor allem Kalender, Kartei, Erinnerungen und eine schnelle Kasse am Tresen. Eine Gemischtpraxis am Land mit Pferden und Nutztieren braucht eine mobile Erfassung, die im Stall auch ohne Netz funktioniert, Auswertungen zur Arzneimittelanwendung je Betrieb und Rechnungen an landwirtschaftliche Betriebe. Klären Sie deshalb vor jeder Präsentation, welche Tierarten und Abläufe bei Ihnen den Alltag bestimmen, und lassen Sie sich genau diese Fälle zeigen, nicht die Standard-Vorführung.

Welche Aufzeichnungen verlangt das Tierärztegesetz?

Wer eine Ordination oder private Tierklinik führt, ist verpflichtet, die Einhaltung der Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten sicherzustellen (§ 16 Abs. 2 TÄG). Abschriften der ausgestellten Zeugnisse und Gutachten sind sieben Jahre lang aufzubewahren (§ 30 Abs. 2 TÄG). Für die Hausapotheke verweist das Gesetz bei Tieren, deren Fleisch oder Erzeugnisse für Menschen bestimmt sind, auf Bestimmungen des Tierarzneimittelgesetzes (§ 23 Abs. 6 TÄG). Welche Aufzeichnungen dort im Detail verlangt sind, klären Sie mit der Tierärztekammer oder direkt im Gesetz. Die Software muss sie vollständig und auswertbar abbilden können, gerade wenn Sie Nutztiere betreuen.

Dazu kommen Informations- und Auskunftspflichten: Halterinnen und Halter sind über Vor- und Nachteile der Behandlungsmöglichkeiten und die anfallenden Kosten zu informieren (§ 28 Abs. 3 TÄG), und auf Verlangen ist Auskunft über die gesetzten Maßnahmen zu geben, insbesondere welche Medikamente verabreicht oder verschrieben wurden (§ 28 Abs. 4 TÄG). Eine Software, die Kostenvoranschläge erstellt und Medikamente je Behandlung speichert, macht beides mit einem Klick möglich. Hilfreich ist außerdem, wenn der Voranschlag mit der Unterschrift oder Bestätigung der Halterin in der Akte landet. Dann ist später nachvollziehbar, worüber informiert wurde, gerade wenn eine Behandlung teurer wird als gedacht und Sie die Kosten vorab besprochen haben.

Registrierkasse in der Tierarztpraxis

Für Tierarztpraxen gilt die allgemeine Registrierkassenpflicht. Betriebe müssen Bareinnahmen elektronisch und einzeln erfassen, sobald der Jahresumsatz 15.000 € erreicht und die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 BAO). Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte. Die meisten Praxen mit Laufkundschaft und Medikamentenabgabe überschreiten diese Grenzen. Die Software sollte also signierte Belege erstellen oder sauber mit einer getrennten Kasse zusammenspielen. Die Grundlagen stehen im Ratgeber Registrierkassenpflicht und Software; im Zweifel klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung.

Sind Tierdaten Gesundheitsdaten nach der DSGVO?

Gesundheitsdaten im Sinn der DSGVO beziehen sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person (Art. 4 Nr. 15 DSGVO). Die Diagnose einer Katze ist also kein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. Die Daten der Halterin sind aber personenbezogen und damit von der DSGVO geschützt: Name, Adresse, Telefonnummer, Zahlungen. Vorsicht ist geboten, wo die Tierakte Rückschlüsse auf den Menschen zulässt, etwa bei einem Assistenz- oder Blindenführhund. Dann kann aus der Akte des Tieres eine Information über die Gesundheit der Halterin werden.

Das Tierärztegesetz verlangt außerdem, anvertraute Geheimnisse zu wahren, soweit das im überwiegenden berechtigten Interesse eines anderen erforderlich ist, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten (§ 29 Abs. 2 TÄG). Praktisch heißt das: eigene Zugänge je Person, Zwei-Faktor-Anmeldung, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Softwareanbieter und eine Datensicherung, die regelmäßig getestet wird. Wie das aussieht, beschreibt der Ratgeber Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel.

Erinnerungen an Impfungen: was ist erlaubt?

Impf- und Kontrollerinnerungen sind eine der nützlichsten Funktionen einer Praxissoftware. Das Tierärztegesetz zählt zum Werbeverbot aber ausdrücklich auch das Anbieten tierärztlicher Leistungen ohne Aufforderung durch die Tierhalterin oder den Tierhalter (§ 31 Abs. 2 Z 6 TÄG). Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn die Halterin die Erinnerung ausdrücklich gewünscht hat, etwa mit einem Häkchen bei der Aufnahme, und die Nachricht sachlich bleibt: Tier, fällige Impfung, Link zum Termin. Wie weit Sie darüber hinausgehen dürfen, klären Sie bitte mit der Tierärztekammer. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Was gilt für die Website einer Tierarztpraxis?

Verboten ist jede unsachliche, wahrheitswidrige oder irreführende Werbung (§ 31 Abs. 1 TÄG). Das Gesetz nennt unter anderem die reklamehafte Selbstanpreisung, vergleichende Bezugnahmen auf Kolleginnen und Kollegen, auch bei Preisen für Behandlung und Arzneimittel, und die Ankündigung verbotener Behandlungsformen wie Fernbehandlung (§ 31 Abs. 2 TÄG). Die Bezeichnung „tierärztlicher Notdienst“ oder „Bereitschaftsdienst“ dürfen Sie nur verwenden, wenn zu den angegebenen Zeiten die telefonische Erreichbarkeit und die Vermittlung der nötigen Versorgung sichergestellt sind und der Dienst der Kammer gemeldet ist (§ 20 TÄG).

Gut funktionieren sachliche Seiten: Ordinationszeiten, Kleintier, Pferd oder Nutztier, Leistungen, Team, Anfahrt mit Parkplatz für den Transportkorb, Notfall-Regelung und der Weg zum Termin. Wie wir Websites mit Terminfunktion bauen, zeigt die Seite Website erstellen lassen. Die allgemeinen Vorteile einer eigenen Buchung beschreibt der Ratgeber Terminbuchungssystem: Vorteile.

Checkliste für den Anbietervergleich

Wo Astra ergänzt und wo nicht

Wir entwickeln keine Tierarzt-Software. Für Kartei, Hausapotheke und Abrechnung empfehlen wir spezialisierte Anbieter. Unsere Salon-Buchung Astra BeautyOS ist für Tierarztpraxen mit Praxissoftware nicht gedacht. Übertragbar ist, was wir in verwandten Projekten gebaut haben: Online-Buchung mit Erinnerungen auf der eigenen Website, Arbeitsprotokolle mit Fotos und Unterschrift für den Außendienst im Handwerk und Websites für Betriebe in Wien.

• Praxis-Website mit Einbindung der Online-Buchung Ihrer Praxissoftware.
• Individualsoftware für Lücken, die die Praxissoftware nicht schließt, etwa Auswertungen für mehrere Standorte, wenn eine Schnittstelle vorhanden ist. Wenn heute Listen in Excel geführt werden, hilft der Ratgeber Excel ablösen mit einer eigenen Anwendung.
• IT-Betreuung für Arbeitsplätze, Netzwerk, WLAN mit getrenntem Gästenetz im Wartebereich und Datensicherung.
• IT-Sicherheit: Konten absichern, Backups mit Wiederherstellungstest, Notfallplan.

Nicht wahrgenommene Termine kosten auch in der Tierarztpraxis Zeit. Der No-Show-Rechner ist für Salons gebaut, die Formel lässt sich mit Ihren eigenen Werten auf die Ordination übertragen.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in wenigen Minuten, wo in Ihrer Praxis der größte Aufwand steckt. Was wir für Praxen übernehmen, steht auf der Seite Gesundheit und Praxen. Wenn Sie rund um eine neue Praxissoftware Website, Online-Termin oder IT planen, schreiben Sie uns über die Anfrage. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung mit Preisrahmen.