Fitnessstudio-Software: Mitglieder, Kurse und Check-in

Was muss eine Fitnessstudio-Software können?

Ein Fitnessstudio verkauft keine einzelnen Termine, sondern Mitgliedschaften. Daraus ergeben sich andere Anforderungen als bei einem Salon oder einer Praxis. Die Software muss wissen, wer Mitglied ist, welcher Tarif gilt, ob der Beitrag bezahlt wurde und ob die Person gerade hinein darf. Kurse kommen dazu, oft mit begrenzter Teilnehmerzahl.

Spezialsoftware, Buchungstool oder Individuallösung?

Grob gibt es drei Wege. Eine Studiosoftware deckt Mitglieder, Beiträge, Zutritt und Kurse in einem System ab. Ein reines Buchungstool verwaltet nur Termine oder Kurse und kennt keine Verträge. Eine Individuallösung wird nach den eigenen Abläufen gebaut und lohnt sich nur, wenn die Standardprodukte wirklich nicht passen.

Wer heute mit Excel und einer Kartei arbeitet, kennt das Problem: Beiträge werden händisch abgeglichen, und niemand weiß genau, wer gekündigt hat. Wann sich der Umstieg auf eine Datenbank rechnet, beschreibt der Ratgeber Excel ablösen mit einer eigenen Anwendung.

Passt Astra BeautyOS für ein Fitnessstudio?

Für ein Studio mit Mitgliedsverträgen nicht. Astra BeautyOS ist ein Online-Buchungssystem für Salons: Kundinnen wählen Behandlung, Mitarbeiterin und freien Termin auf der Website des Betriebs, Erinnerungen gehen automatisch hinaus. Mitgliedsverträge, wiederkehrende Beiträge, Zutrittskontrolle und Kurse mit Teilnehmerzahl gehören nicht zum Funktionsumfang. Das wollen wir nicht schönreden: Dafür ist eine Studiosoftware gebaut, und die ist für den Kern die bessere Wahl.

Anders sieht es bei Studios aus, die vor allem Einzeltermine vergeben, etwa Personal Training mit festen Trainerinnen. Dort kann eine Terminbuchung mit Kalender je Person und Erinnerungen reichen. Ob das bei Ihnen zutrifft, klären wir in einer Demo, bevor Sie etwas bezahlen. Welche Vorteile Online-Termine grundsätzlich bringen, steht im Ratgeber Terminbuchungssystem: Vorteile und Grenzen.

Check-in per Karte, App oder Fingerabdruck: was gilt beim Datenschutz?

Viele Studios überlegen, den Zutritt per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung zu regeln. Laut Datenschutzbehörde zählen biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten. Ausnahmen stehen in Art. 9 Abs. 2 DSGVO, etwa eine ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke.

Für die Praxis heißt das: Wer biometrischen Zutritt plant, sollte die Rechtsgrundlage vorab mit einer Datenschutzberatung klären, die Einwilligung dokumentieren und eine Alternative wie Karte oder QR-Code bereithalten. Karte, Chip oder QR-Code sind datenschutzrechtlich deutlich einfacher. Was eine Website zusätzlich braucht, etwa Datenschutzerklärung und Einwilligung für Tracking, fasst die DSGVO-Checkliste für Websites zusammen.

Braucht ein Fitnessstudio eine Registrierkasse?

Das hängt von den Barumsätzen ab. Nach § 131b BAO müssen Betriebe ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, sobald der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 € erreicht und die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten. Als Barzahlung gilt laut Gesetz auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, mit vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen und mit eigenen Gutscheinen. Überweisungen und Lastschriften sind dort nicht genannt.

Im Studio betrifft das typischerweise die Theke: Getränke, Tageskarten, Produkte, vielleicht ein Beitrag, der vor Ort mit Karte bezahlt wird. Unabhängig von der Kassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht laut Unternehmensserviceportal ab dem ersten Barumsatz. Wie Ihre Umsätze einzuordnen sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Was eine Kasse technisch können muss, erklärt der Ratgeber Registrierkassenpflicht und Software.

Was bringt die Website eines Fitnessstudios?

Die Studiosoftware verwaltet Mitglieder. Neue Mitglieder kommen aber über die Suche: „Fitnessstudio Meidling“, „Kraftraum in der Nähe“, „Yoga Kurs Wien“. Dort entscheidet die Website, ob jemand ein Probetraining anfragt oder weiterklickt.

• Preise offen nennen, zumindest ab welchem Betrag ein Tarif startet. Wer Preise erst im Gespräch verrät, verliert Interessenten, die vergleichen.
• Kursplan aktuell halten, am besten direkt aus der Studiosoftware eingebunden statt als PDF.
• Probetraining mit wenigen Feldern anfragen lassen, mit klarer Rückmeldung, wann sich das Studio meldet.
• Öffnungszeiten, Anfahrt und Parkmöglichkeiten auf jeder Seite leicht auffindbar.
• Ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil mit denselben Öffnungszeiten wie auf der Website.

Wir bauen Websites für Betriebe zum Festpreis: eine Start-Website bis fünf Seiten ab 1.490 € netto, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung ab 2.490 €, mit Terminbuchung, Rechnern oder mehreren Sprachen ab 4.490 €. Wie viele Anfragen eine bessere Website bringen könnte, schätzt der Anfragen-Potenzial-Rechner mit Ihren eigenen Annahmen.

Genauso wichtig wie die Anfrage ist, was danach passiert. Wer ein Probetraining anfragt und zwei Tage keine Antwort bekommt, hat sich oft schon woanders angemeldet. Legen Sie fest, wer Anfragen beantwortet und bis wann. Eine automatische Bestätigung mit den nächsten freien Terminen für ein Probetraining hilft, die Wartezeit zu überbrücken. Wenn die Studiosoftware eine Schnittstelle hat, kann die Anfrage direkt als Interessent dort landen, statt aus dem Postfach abgetippt zu werden.

Wann lohnt sich eine Individuallösung oder Anbindung?

Eine komplette Studiosoftware selbst entwickeln zu lassen, rechnet sich für ein einzelnes Studio selten. Sinnvoll wird Individualentwicklung an den Rändern: wenn Daten zwischen der Studiosoftware, der Buchhaltung und der Website hin und her kopiert werden, oder wenn ein besonderes Geschäftsmodell in keinem Produkt Platz hat.

• Anbindung der Studiosoftware an die Buchhaltung über eine Schnittstelle, damit Beiträge nicht doppelt erfasst werden. Wie so etwas aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber API-Anbindung an die Buchhaltung.
• Eigene Auswertungen über mehrere Standorte, wenn die Berichte der Software nicht reichen.
• Ein Kundenportal für ein Modell, das Training, Beratung und Therapie verbindet.
• Arbeitszeiten von Trainerinnen und Thekenpersonal erfassen: Dafür gibt es mit Astra Zeit eine eigene Zeiterfassung mit PIN-Terminal, 70 € pro Monat für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern.

Individualsoftware beginnt bei uns ab etwa 8.000 € netto, Schnittstellen und Module an bestehenden Systemen sind oft deutlich kleiner. Ehrlich gesagt: Wenn ein Standardprodukt fast alles abdeckt, raten wir eher zur Anbindung als zum Neubau.

Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?

1. Welche Kosten entstehen pro Monat, pro Mitglied und pro Abbuchung, und was kostet die Einrichtung?
2. Welche Hardware braucht der Check-in, und wer tauscht sie bei einem Defekt?
3. Wie werden Rücklastschriften und Mahnungen behandelt?
4. Ist eine Registrierkasse eingebaut, und ist sie für Österreich nach der Registrierkassensicherheitsverordnung eingerichtet?
5. Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
6. Bekommen Sie alle Mitglieder- und Vertragsdaten bei einem Wechsel vollständig als Export?
7. Gibt es eine Schnittstelle, über die Website oder Buchhaltung Daten abrufen können?

Legen Sie die Angebote dann auf drei Jahre nebeneinander, mit Einrichtung, Hardware und laufenden Gebühren. Der Software-Kostenvergleich hilft, die Summen sauber zu rechnen.

Wie läuft der Umstieg auf eine neue Studiosoftware?

1. Bestand aufräumen: Wer ist aktives Mitglied, wer ruht, wer hat gekündigt? Eine saubere Liste spart beim Import die meiste Arbeit.
2. Export aus dem alten System oder aus Excel anfordern und prüfen, ob Tarife, Laufzeiten und Zahlungsdaten vollständig sind.
3. Den Stichtag für den Wechsel so legen, dass kein Beitragseinzug doppelt oder gar nicht läuft.
4. Mitglieder vorab informieren, wenn sich Karte, App oder Zugangscode ändern.
5. Die ersten zwei Beitragsläufe im neuen System genau kontrollieren, bevor das alte abgeschaltet wird.

Wenn Sie beim Export oder bei der Bereinigung der Daten Unterstützung brauchen, übernehmen wir das als kleines Projekt zum Festpreis. Die Studiosoftware selbst richtet in der Regel der Anbieter ein.

Nächster Schritt: Abläufe sortieren, dann Software wählen

Schreiben Sie auf, wo heute doppelt gearbeitet wird: beim Abgleich der Beiträge, beim Kursplan, bei Anfragen zum Probetraining. Der Digitalisierungs-Check ordnet das in wenigen Minuten. Wenn Sie Hilfe bei Website, Anbindung oder Auswahl brauchen, schreiben Sie uns: Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, auch wenn die Antwort lautet, dass eine fertige Studiosoftware allein reicht.