Nachhilfeinstitut digitalisieren: Buchung, Plan und Abrechnung

Wo geht im Nachhilfe-Alltag Zeit verloren?

• Anfragen von Eltern kommen per Telefon, E-Mail und Nachricht, oft am Abend, und werden am nächsten Tag zurückgerufen.
• Der Stundenplan liegt in einer Tabelle, die nur eine Person wirklich versteht.
• Absagen werden mündlich gemeldet und später vergessen, Ersatztermine sind schwer zu finden.
• Am Monatsende werden Einheiten je Schülerin händisch gezählt und in Rechnungen übertragen.
• Offene Rechnungen werden einzeln nachgefragt, oft unangenehm am Telefon.
• Die Stunden der Lehrenden werden aus Plan, Absagen und Vertretungen zusammengesucht.

Keiner dieser Punkte ist für sich groß. Zusammen sind sie oft mehrere Stunden Büroarbeit pro Woche, gerade in den Wochen vor Schularbeiten und Nachprüfungen, wenn ohnehin alles gleichzeitig passiert.

Welche Bausteine braucht ein Institut?

Nachhilfe online buchen: Was erwarten Eltern?

Eltern suchen meist kurzfristig und oft am Abend. Was sie auf der Website wissen wollen: welche Fächer und Schulstufen, wo und wann, ob online möglich, was es kostet und wie schnell es losgehen kann. Eine Online-Anmeldung mit Wunschzeiten beantwortet das ohne Rückruf und gibt Ihnen am nächsten Morgen eine vollständige Liste statt einer Reihe von Sprachnachrichten.

• Eine Probeeinheit als eigener, gut sichtbarer Einstieg.
• Feste Zeitfenster für Einzelunterricht, die online buchbar sind, und Kurse mit begrenzten Plätzen.
• Eine automatische Bestätigung mit Ort, Uhrzeit, Lehrperson und Absageregel.
• Eine Erinnerung am Vortag, per E-Mail oder SMS.
• Ein einfacher Weg zum Absagen, damit frei gewordene Plätze für Ersatztermine zur Verfügung stehen.

Weil Kinder betroffen sind, lohnt ein Blick auf das Datenschutzgesetz: Bei einem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft, das sich direkt an ein Kind richtet, ist dessen Einwilligung erst ab dem vollendeten vierzehnten Lebensjahr rechtmäßig (§ 4 Abs. 4 DSG). Das betrifft etwa einen Newsletter oder eine Lern-App, die sich direkt an Schülerinnen und Schüler wendet. Am einfachsten ist es, Anmeldung und Konto bei den Eltern anzulegen. Erheben Sie nur, was Sie für den Unterricht brauchen: Name, Schulstufe, Fach und Kontakt der Eltern. Angaben zu Lernschwierigkeiten oder Diagnosen gehören nicht in ein Online-Formular. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Was eine Website dafür technisch braucht, beschreibt die DSGVO-Checkliste für Websites.

Abrechnung: Einheiten, Pakete und Absagen

Die Abrechnung ist der Teil, an dem Standardprogramme am häufigsten an ihre Grenzen stoßen, weil jedes Institut eigene Regeln hat: Zehnerblöcke, Semesterkurse, Intensivwochen vor Nachprüfungen, Geschwisterrabatt, kostenlose Absage bis 24 Stunden vorher. Klären Sie bei jedem Programm, ob es Ihre Regeln abbilden kann, bevor Sie die Abrechnung umstellen.

• Die Rechnung entsteht aus dem Stundenplan: gehaltene Einheiten, verrechenbare Absagen, Pakete mit Restguthaben.
• Rechnungen gehen gesammelt hinaus, nach einer Vorschau und mit Bestätigung, nicht einzeln aus Word.
• Offene Rechnungen werden automatisch erinnert. Bei Devpack laufen solche Erinnerungen mit Zahlungs-QR-Code, Massenversand mit Vorschau, Testversand, Bestätigung und Protokoll. Was bei Mahnungen rechtlich gilt, beschreibt der Ratgeber Mahnwesen, Mahnspesen und Verzugszinsen.
• Zahlungen und Rechnungen fließen in das Format Ihrer Steuerberatung. Wie so eine Anbindung abläuft, steht im Ratgeber Schnittstelle zur Buchhaltung.

Wird bei Ihnen bar oder mit Karte bezahlt, gilt die Registrierkassenpflicht wie in jedem Betrieb: ab 15.000 € Jahresumsatz, wenn die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten, wobei Kartenzahlungen als bar gelten (§ 131b BAO). Zahlungen per Überweisung auf Rechnung fallen nicht darunter. Einen Beleg müssen Sie laut Unternehmensserviceportal bei Barzahlung ab dem ersten Euro ausstellen.

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Braucht die monatliche Abrechnung heute zwei Arbeitstage zu je acht Stunden und sinkt sie durch Rechnungen aus dem Stundenplan auf einen halben Tag, sind das zwölf Stunden im Monat oder 144 Stunden im Jahr. Mit welchem Stundensatz Sie das bewerten und wann sich eine Lösung rechnet, prüfen Sie mit eigenen Zahlen im ROI-Rechner für Automatisierung.

Stundenplan und Arbeitszeit der Lehrenden

Wie die Stunden der Lehrenden erfasst werden müssen, hängt von der Anstellungsform ab. Für angestellte Lehrende gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz; was sie verlangt, fasst der Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich zusammen. Bei freien Dienstverträgen oder Werkverträgen gelten andere Regeln; klären Sie die Einordnung mit Ihrer Lohnverrechnung.

Unsere Zeiterfassung Astra Zeit erfasst Arbeitszeiten mit einem PIN-Terminal am Standort, Urlaubsanträgen und Exporten für die Lohnverrechnung, um 70 € pro Monat netto für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern, bei Jahreszahlung 50 €. Sie passt, wenn Lehrende im Institut unterrichten und dort ein- und ausstempeln. Nicht gedacht ist sie für die Abrechnung von Unterrichtseinheiten je Schülerin an die Eltern: Das ist eine Stundenabrechnung an Kunden, und die gehört in die Kurs- oder Abrechnungssoftware.

Fertige Kursverwaltung oder eigene Lösung?

Für ein Institut mit einem Standort und einfachen Paketen ist eine fertige Verwaltung meist die bessere Wahl. Eine eigene Lösung entwickeln wir unter Individualsoftware, wenn die Regeln Ihres Instituts das Standardprogramm sprengen. Wie sich Abo-Software und Eigenentwicklung über mehrere Jahre vergleichen, rechnet der Software-Kostenvergleich mit Ihren Zahlen durch.

Website für Nachhilfe: Was soll gefunden werden?

Eltern suchen nach Fach und Ort: Mathe Nachhilfe Favoriten, Englisch Nachhilfe Unterstufe, Nachprüfung Vorbereitung Wien. Eine Website mit eigener Seite je Fach oder Angebot und je Standort hat dafür bessere Chancen als eine einzige Seite mit allem. Dazu gehören Preise oder Preisrahmen, die Lehrenden mit kurzer Vorstellung, Ferienkurse mit Terminen und eine gut sichtbare Anmeldung.

Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet bei uns 1.490 € netto zum Festpreis, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Angebot ab 2.490 €. Mehr dazu unter Website erstellen lassen.

KI im Institut: sinnvoll, aber mit Grenzen

KI kann Lehrenden bei Übungsblättern, Erklärungen in einfacher Sprache und Entwürfen für Elternbriefe helfen, und sie kann eingehende Anfragen nach Fach, Schulstufe und Dringlichkeit vorsortieren. Wie so eine Vorsortierung mit Freigabe durch Menschen aussieht, beschreibt der Ratgeber Kundenanfragen mit KI beantworten. Namen und Noten von Schülerinnen gehören dabei nicht in private Konten von KI-Diensten, sondern nur in Firmentarife mit geklärtem Datenschutz. Unsere Umsetzung beschreiben wir unter KI und Prozessautomatisierung.

Eine sinnvolle Reihenfolge für den Einstieg: Zuerst schreiben Sie auf, welche Pakete, Preise und Absageregeln heute gelten, und zwar so, wie sie wirklich gelebt werden. Dann klären Sie, wer welche Daten sehen darf: Büro, Lehrende, Eltern. Erst danach lohnt der Vergleich von fertigen Programmen. Wenn zwei oder drei Ihrer Regeln in keinem Programm abbildbar sind, ist das der Punkt, an dem eine eigene Lösung oder eine Ergänzung zur Diskussion steht.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in zehn Fragen, wo in Ihrem Institut manuelle Arbeit am meisten kostet. Einen Kostenrahmen für Website, Buchung oder eine eigene Lösung gibt der Projektkosten-Rechner. Für welche Branchen wir bereits Lösungen gebaut haben, zeigt die Branchenübersicht. Eine schriftliche Einschätzung bekommen Sie über die Anfrage.