Software für Optiker: Kundenkartei, Termine und Website

Was muss eine Optiker-Software können?

Die oberen vier Zeilen sind das Fachliche. Hier lohnt sich ein Programm, das andere Optikerbetriebe bereits täglich nutzen, mit gepflegten Lieferantenanbindungen. Die unteren vier Zeilen sind Abläufe, die viele Branchen teilen. Hier können Ergänzungen sinnvoll sein, wenn das Branchenprogramm sie nicht oder nur umständlich abdeckt.

Brauchen Optiker eine Registrierkasse?

In den meisten Fällen ja. Betriebe müssen ab einem Jahresumsatz von 15.000 € alle Bareinnahmen mit einer Registrierkasse einzeln erfassen, sofern die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 BAO). Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte. Die Kasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung mit Signatur nach der Registrierkassensicherheitsverordnung. Einen Beleg müssen Sie laut Unternehmensserviceportal bei Barzahlung ab dem ersten Umsatz ausstellen, auch ohne Registrierkassenpflicht.

Zwei Punkte aus dem Unternehmensserviceportal sind für den Alltag wichtig: Seit 1. Oktober 2026 dürfen Betriebe mit Registrierkasse Belege vereinfacht elektronisch bereitstellen, etwa per E-Mail, App oder zur digitalen Mitnahme am Bildschirm; Kundinnen können trotzdem einen Papierbeleg verlangen. Und wer trotz Pflicht keine Registrierkasse oder keine Sicherheitseinrichtung verwendet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 €. Mehr dazu steht im Ratgeber Registrierkassenpflicht und Software. Im Zweifel klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung.

Zur Einordnung unserer eigenen Produkte: Astra BeautyOS und Astra Dine sind keine Registrierkassen. Astra Craft Pro kann Rechnungen mit RKSV-Signatur erstellen, ist aber eine Handwerkersoftware für Protokolle, Angebote und Rechnungen und keine Kasse für ein Geschäft mit Laufkundschaft. Für den Verkauf im Geschäft bleibt das Kassenmodul Ihres Branchenprogramms die richtige Lösung.

Warum Sehwerte sensible Daten sind

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist laut Datenschutzbehörde grundsätzlich verboten, Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2, etwa die ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke. Sehwerte, Angaben zu Augenerkrankungen oder Hinweise aus einer Kontaktlinsenanpassung lassen Rückschlüsse auf die Gesundheit zu. Behandeln Sie diese Daten deshalb so, als wären sie Gesundheitsdaten, und klären Sie die Rechtsgrundlage mit Ihrer Datenschutzberatung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

• Sehwerte bleiben im Branchenprogramm. In Online-Formularen, E-Mails und SMS haben sie nichts verloren.
• Terminarten neutral benennen, etwa „Sehtest“ oder „Kontaktlinsenberatung“, ohne Beschwerden abzufragen.
• Zugriffe nach Rollen trennen und Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen.
• Mit jedem Anbieter, der Kundendaten verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen und den Speicherort schriftlich festhalten.

Online-Termine für Sehtest und Kontaktlinsen

Ein Sehtest oder eine Kontaktlinsenanpassung braucht Zeit, einen freien Messplatz und eine Fachkraft. Genau solche Termine eignen sich für die Online-Buchung, weil sie planbar sind und das Telefon entlasten. Die allgemeinen Vorteile beschreibt der Ratgeber Terminbuchungssystem: Vorteile.

• Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Branchenprogramm ein Terminmodul mit Online-Buchung hat. Dann landen Termine ohne doppelte Pflege im selben Kalender.
• Fehlt das Modul, kann die Buchung Teil der Website sein. Eine Website mit Online-Terminbuchung kostet bei uns ab 4.490 € netto.
• Für einfache Fälle reicht ein Anfrageformular mit Wunschtermin, das in jeder Firmenwebsite ab 2.490 € enthalten ist.
• Erinnerungen per SMS oder E-Mail senken vergessene Termine. Ob eine Erinnerung an die nächste Kontrolle als Werbung gilt, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, und holen Sie die Zustimmung am besten gleich beim Termin ein.

Unsere Online-Buchung Astra BeautyOS ist für Beauty-Salons gebaut und dort im täglichen Einsatz. Für einen Optikerbetrieb ist sie nicht gedacht: Sie kennt keine Sehwerte, keine Werkstattaufträge und keine Anbindung an Branchenprogramme. Das sagen wir lieber hier als nach einer Demo.

Was gehört auf die Website eines Optikers?

• Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt und Parkmöglichkeiten, für jede Filiale auf einer eigenen Seite.
• Leistungen mit eigener Seite: Sehtest, Brillen, Kontaktlinsen, Sportbrillen, Reparaturen.
• Was ein Sehtest kostet und wie lange er dauert, damit niemand dafür anrufen muss.
• Ein klarer Weg zum Termin, gut sichtbar am Handy.
• Ein Hinweis, ob das Geschäft ohne Stufen erreichbar ist.
• Fotos vom Geschäft und vom Team statt Bildern aus der Werbung der Hersteller.

Für die Suche in der Nähe zählt neben der Website vor allem das Google-Unternehmensprofil mit richtigen Öffnungszeiten, Kategorien und Fotos; wie Sie es pflegen, steht im Ratgeber Google-Unternehmensprofil optimieren. Wie wir Websites mit eigener Seite je Leistung und Filiale bauen, zeigt die Seite Website erstellen lassen.

Wo Ergänzungen zum Branchenprogramm sinnvoll sind

Je mehr Filialen, desto mehr Handarbeit entsteht zwischen den Systemen. Typische Ergänzungen, die sich lohnen können:

• Abholbenachrichtigung: Meldet die Werkstatt einen Auftrag als fertig, geht automatisch eine SMS oder E-Mail an die Kundin, sofern das Branchenprogramm den Status per Export oder Schnittstelle bereitstellt.
• Auswertungen über alle Filialen: Umsatz, offene Aufträge und Kontrolltermine an einem Ort, statt aus mehreren Exporten zusammengetragen.
• Buchhaltung: Kassenumsätze und Eingangsrechnungen der Lieferanten fließen in das Format Ihrer Steuerberatung. Wie so eine Anbindung abläuft, beschreibt der Ratgeber Schnittstelle zur Buchhaltung.
• Arbeitszeit: Astra Zeit ist eine Zeiterfassung mit PIN-Terminal je Geschäft, Urlaubsanträgen und Exporten für die Lohnverrechnung, um 70 € pro Monat netto für den ersten Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern und 15 € für jeden weiteren.

Solche Ergänzungen entwickeln wir unter Individualsoftware. Voraussetzung ist immer, dass Ihr Branchenprogramm die Daten über eine Schnittstelle oder einen regelmäßigen Export herausgibt. Fragen Sie das beim Hersteller nach, bevor Sie etwas planen.

Was wir aus anderen Projekten übertragen

• Aus der Salon-Buchung: wie Online-Termine auf der eigenen Website verständlich bleiben und wie Erinnerungen per E-Mail und SMS laufen.
• Aus der Zeiterfassung für mehrere Betriebe: Terminals je Standort, getrennte Firmen und gemeinsame Exporte für die Lohnverrechnung.
• Aus Websites für Betriebe in Wien: eigene Seiten je Leistung und Standort, Anfrage mit Wunschtermin, Anbindung an das Google-Unternehmensprofil.
• Aus der Offene-Posten-Automatisierung bei Devpack: Massenversand nur mit Vorschau, Testversand und Bestätigung, jede Nachricht im Protokoll.

Checkliste für die Auswahl

1. Welche Lieferanten sind direkt angebunden, und wie läuft eine Bestellung ohne Abtippen?
2. Ist die Kasse RKSV-konform, und kann sie elektronische Belege ausgeben?
3. Gibt es ein Terminmodul mit Online-Buchung und Erinnerungen?
4. Welche Daten lassen sich exportieren, und gibt es eine Schnittstelle?
5. Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
6. Wie funktionieren mehrere Filialen: gemeinsame Kundenkartei, getrennte Kassen?
7. Was kostet der Ausstieg, und in welchem Format bekommen Sie Ihre Daten?

Zu den Kosten auf unserer Seite: Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet 1.490 € netto zum Festpreis, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung und Anfrageformular ab 2.490 €, ein Auftritt mit Terminbuchung oder mehreren Sprachen ab 4.490 €. Eine Ergänzung zum Branchenprogramm, etwa eine Schnittstelle oder ein eigenes Terminmodul, rechnen wir als Individualsoftware ab etwa 8.000 €. Das Branchenprogramm selbst mit Kasse und Lieferantenanbindung bleibt bei Ihrem bisherigen Anbieter. Diese Trennung ist Absicht: Fachprogramme für Optiker werden laufend an Lieferanten und Vorgaben angepasst, und diesen Aufwand sollten Sie nicht doppelt bezahlen.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in zehn Fragen, wo in Ihrem Geschäft manuelle Arbeit am meisten kostet. Einen Kostenrahmen für Website, Online-Termine oder eine Ergänzung gibt der Projektkosten-Rechner. Was wir für Geschäfte mit Laufkundschaft umsetzen, steht unter Handel und Einzelhandel, alle Branchen finden Sie in der Branchenübersicht. Eine schriftliche Einschätzung bekommen Sie über die Anfrage.