Software für Pflegedienste: Dokumentation, Touren und Zeiten

Was muss Pflegesoftware rechtlich abbilden?

Angehörige der Gesundheits- und Krankenpflegeberufe müssen die gesetzten pflegerischen Maßnahmen dokumentieren (§ 5 Abs. 1 GuKG). Die Dokumentation hat insbesondere die Pflegeanamnese, die Pflegediagnose, die Pflegeplanung und die Pflegemaßnahmen zu enthalten (§ 5 Abs. 2 GuKG). Betroffene, ihre gesetzlichen Vertreter oder von ihnen bevollmächtigte Personen haben auf Verlangen Anspruch auf Einsicht und auf eine erste Kopie, die unentgeltlich zur Verfügung zu stellen ist (§ 5 Abs. 3 GuKG). Bei freiberuflicher Berufsausübung sind die Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren (§ 5 Abs. 4 GuKG).

Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht über alle in Ausübung des Berufs anvertrauten oder bekannt gewordenen Geheimnisse (§ 6 GuKG). Pflegedaten sind außerdem Gesundheitsdaten, also eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, deren Verarbeitung laut Datenschutzbehörde grundsätzlich verboten ist und nur unter den Ausnahmen des Art. 9 Abs. 2 erlaubt wird. Arbeitet Ihr Dienst mit Verträgen von Ländern, Gemeinden oder Sozialversicherungsträgern, kommen deren Vorgaben dazu. Diese kennen Ihre Vertragspartner besser als jede Softwarefirma. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Was das für die Software bedeutet

• Die Dokumentation folgt der Struktur aus Anamnese, Diagnose, Planung und Maßnahmen, statt nur freie Notizen zu sammeln.
• Für eine Einsicht lässt sich die Dokumentation einer Person vollständig als PDF ausgeben, ohne Bastelarbeit.
• Die Daten bleiben auch nach einem Wechsel des Programms über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar. Fragen Sie vor dem Kauf nach dem Exportformat.
• Zugriffe sind nach Rollen geregelt: Pflegefachkraft, Heimhilfe, Büro und Geschäftsführung sehen nicht dasselbe.
• Jede Änderung ist protokolliert: wer, wann, was.
• Mit dem Anbieter gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und Sie wissen schriftlich, wo die Daten gespeichert werden.

Welche Funktionen braucht ein mobiler Pflegedienst?

Wo Spezialsoftware die bessere Wahl ist

Pflegedokumentation, Touren und Abrechnung hängen eng zusammen. Eine Pflegesoftware, die diese drei Teile verbindet, ist in diesem Kern einer Eigenentwicklung fast immer überlegen: Die Vorlagen sind fachlich durchdacht, die Abrechnungsformate sind gepflegt, und andere Dienste nutzen dieselbe Software bereits im Alltag. Eine eigene Pflegedokumentation zu entwickeln, wäre teuer und würde Sie für Jahre an Wartung und Anpassung binden.

• Fragen Sie nach einem Dienst mit ähnlicher Größe und ähnlichem Einzugsgebiet, der die Software nutzt.
• Lassen Sie eine Pflegefachkraft die mobile App einen Vormittag lang testen, nicht nur die Geschäftsführung am Laptop.
• Klären Sie schriftlich, was ohne Netz funktioniert und was passiert, wenn die Verbindung während eines Eintrags abbricht.
• Fragen Sie nach Schnittstellen: Export für die Lohnverrechnung, für die Buchhaltung und für Ihre eigenen Auswertungen.
• Klären Sie den Ausstieg: Kündigungsfrist, Exportformat und wie Sie die Dokumentation zehn Jahre lang lesbar halten.

Was wir aus anderen Projekten übertragen können

Eine Referenz aus einem Pflegedienst haben wir nicht. Übertragbar sind Erfahrungen aus Projekten, die ähnliche Probleme lösen:

• Zeiterfassung: Astra Zeit ist in Gastronomie und Großhandel im Einsatz, mit PIN-Terminal, Urlaubsanträgen und Exporten als PDF, Excel und CSV für die Lohnverrechnung.
• Arbeit ohne Netz: In Astra Craft Pro, unserer Handwerkersoftware, entstehen Arbeitsprotokolle mit Fotos und Unterschrift auch ohne Verbindung. Für die Pflegedokumentation ist das Produkt nicht gedacht, die Erfahrung mit Offline-Erfassung hilft aber bei Ergänzungen.
• KI im medizinischen Umfeld: In einem Projekt mit KI-Agenten wurden Unterlagen klassifiziert und unsichere Fälle mit Begründung an Fachpersonal übergeben, jeder Schritt mit Protokoll. Den Auftraggeber nennen wir nicht.
• Zahlungserinnerungen: Bei Devpack laufen offene Posten, Erinnerungen mit Zahlungs-QR-Code und Massenversand mit Vorschau und Bestätigung. Das Muster passt für Selbstbehalte und Privatleistungen.

Wo Ihre Pflegesoftware eine Schnittstelle oder einen Export anbietet, können wir Daten in andere Systeme bringen, etwa in die Buchhaltung oder in eine Auswertung für die Geschäftsführung. Wie so eine Anbindung abläuft, beschreibt der Ratgeber Schnittstelle zur Buchhaltung. Eigene Werkzeuge für solche Lücken entwickeln wir unter Individualsoftware.

Zeiterfassung im Pflegedienst: Terminal oder App?

Auch in der Pflege gilt die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten. Was das Gesetz verlangt, fasst der Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich zusammen. Entscheidend für die Wahl des Werkzeugs ist, wo der Dienst beginnt und endet.

• Beginnt und endet der Dienst am Stützpunkt, reicht ein Terminal am Eingang. Astra Zeit kostet 70 € pro Monat netto für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern, bei Jahreszahlung 50 € pro Monat, jeder weitere Standort 15 €.
• Fahren Ihre Pflegepersonen direkt von zu Hause zur ersten Klientin, erfasst die mobile App der Pflegesoftware die Einsatzzeiten besser. Astra Zeit stempelt an einem gebundenen Tablet-Terminal und ist dafür nicht die passende Lösung.
• Gemischte Modelle sind möglich: Büro und Leitung stempeln am Terminal, die Touren laufen über die Pflegesoftware. Dann braucht es einen gemeinsamen Export für die Lohnverrechnung.

Website und Anfragen: Was suchen Angehörige?

Wer einen Pflegedienst sucht, ist oft unter Zeitdruck: Ein Elternteil kommt aus dem Spital, und die Familie braucht schnell Hilfe. Die Website sollte die wichtigsten Fragen auf einen Blick beantworten, damit das Telefon nicht für jede Grundfrage läutet.

• Welche Leistungen Sie anbieten, etwa Hauskrankenpflege, Heimhilfe oder Beratung, jeweils mit eigener Seite.
• In welchen Bezirken oder Gemeinden Sie unterwegs sind.
• Wie das Erstgespräch abläuft und wie schnell ein Start möglich ist.
• Ein Rückrufformular mit Name, Telefonnummer und Wunschzeit, aber ohne Freitextfeld für Diagnosen.
• Offene Stellen mit einem einfachen Bewerbungsweg, denn viele Dienste suchen laufend Personal.

Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet bei uns 1.490 € netto zum Festpreis, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung ab 2.490 €. Wie wir Websites bauen, steht unter Website erstellen lassen. Was Formulare und Einbindungen datenschutzrechtlich brauchen, beschreibt die DSGVO-Checkliste für Websites.

KI im Pflegebüro: Was ist realistisch?

KI kann im Büro eines Pflegedienstes Zeit sparen, wenn sie dort arbeitet, wo keine oder nur wenige Gesundheitsdaten im Spiel sind: Bewerbungen vorsortieren, allgemeine E-Mails nach Anliegen ordnen, Entwürfe für Rundschreiben an das Team oder Antworten auf wiederkehrende Fragen zu Ablauf und Einzugsgebiet. Pflegeberichte mit KI vorzuformulieren, ist technisch möglich, verlangt aber einen Dienst, bei dem Speicherort, Auftragsverarbeitung und Ausschluss des Trainings mit Ihren Daten geklärt sind. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei der Pflegefachkraft.

Worauf es bei solchen Diensten ankommt, steht im Ratgeber Kundendaten in ChatGPT und Co.. Unsere Umsetzung mit Freigabe durch Menschen beschreiben wir unter KI und Prozessautomatisierung. Weil Pflegedienste mit besonders schützenswerten Daten arbeiten, gehören auch Zwei-Faktor-Anmeldung, Updates und eine getestete Datensicherung dazu; das übernehmen wir unter IT-Sicherheit für kleine Betriebe.

Schritt für Schritt zur passenden Lösung

1. Aufschreiben, wo heute die meiste Zeit verloren geht: Dokumentation, Touren, Abrechnung, Telefon oder Lohnverrechnung.
2. Zwei bis drei Pflegeprogramme mit echten Abläufen testen, inklusive mobiler App bei schlechtem Empfang.
3. Exporte und Schnittstellen schriftlich klären, bevor Sie unterschreiben.
4. Entscheiden, ob die Arbeitszeit in der Pflegesoftware oder in einer eigenen Zeiterfassung läuft.
5. Website und Anfrageweg so bauen, dass Angehörige schnell den richtigen Kontakt finden.
6. Erst danach Ergänzungen planen: Auswertungen, Automatisierungen, KI im Büro.

Ihr nächster Schritt

Mit dem Digitalisierungs-Check sehen Sie in zehn Fragen, wo sich Digitalisierung in Ihrem Dienst zuerst lohnt. Einen Kostenrahmen für eine Website oder eine Ergänzung zur Pflegesoftware gibt der Projektkosten-Rechner. Für welche Branchen wir bereits Lösungen gebaut haben, zeigt die Branchenübersicht. Wenn Sie eine schriftliche Einschätzung möchten, schreiben Sie uns über die Anfrage.