Online-Terminbuchung für die Arztpraxis: Was ist zu beachten?

Warum Praxen über Online-Termine nachdenken

In vielen Ordinationen ist das Telefon der Engpass. Am Morgen rufen alle gleichzeitig an, die Assistenz nimmt ab, während Patientinnen und Patienten an der Anmeldung warten, und wer nicht durchkommt, versucht es später noch einmal oder geht woanders hin.

• Terminwünsche, die sich mit Rezeptbestellungen, Befundfragen und Überweisungen am selben Telefon mischen.
• Abgesagte Termine, die nicht gemeldet werden und als Lücke im Kalender bleiben.
• Rückrufe, die sich über den Tag stapeln.
• Formulare und Anamnesebögen, die vor Ort auf Papier ausgefüllt und später abgetippt werden.
• Wiederkehrende Fragen zu Ordinationszeiten, Kassenverträgen, Anfahrt und Barrierefreiheit der Räume.

Eine Online-Buchung löst nicht alles, aber sie nimmt planbare Termine aus dem Telefon. Die übrigen Fragen beantwortet eine gute Website, damit sie gar nicht erst angerufen werden müssen. Die allgemeinen Vorteile einer eigenen Buchung beschreibt der Ratgeber Terminbuchungssystem: Vorteile.

Welche Daten fallen bei einer Online-Buchung an?

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Die Datenschutzbehörde fasst zusammen: Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2, etwa die ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke. Die Behörde weist außerdem darauf hin, dass auch Informationen, die indirekt Rückschlüsse auf solche Eigenschaften zulassen, als sensible Daten gelten können. Bei einer Ordination kann schon die Kombination aus Name, Fachrichtung und Terminart so ein Rückschluss sein.

Dazu kommt das Berufsrecht: Ärztinnen, Ärzte und ihre Hilfspersonen sind zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen in Ausübung des Berufs anvertraut oder bekannt wird (§ 54 Abs. 1 ÄrzteG 1998). Für die elektronische Übermittlung von Gesundheitsdaten durch Gesundheitsdiensteanbieter verlangt § 3 Gesundheitstelematikgesetz 2012 unter anderem, dass die Übermittlung nach Art. 9 DSGVO zulässig ist und Identität, Vertraulichkeit und Integrität nachgewiesen bzw. gewährleistet sind. Wie weit das auf Ihre konkrete Buchungs- und Erinnerungsstrecke zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Ärztekammer oder einer Datenschutzberatung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Was das praktisch bedeutet

• Terminarten neutral benennen, etwa „Ordinationstermin“, „Kontrolle“ oder „Erstgespräch“, statt Diagnosen oder Beschwerden im Titel.
• Kein freies Feld für Symptome im Buchungsformular. Was medizinisch wichtig ist, gehört in die Ordination oder in die Praxissoftware.
• Erinnerungen per SMS oder E-Mail ohne medizinische Inhalte: Datum, Uhrzeit, Ordination, Absagemöglichkeit.
• Vom Anbieter schriftlich geben lassen, wo die Daten liegen, wer Zugriff hat, und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.
• Zugriff im Team nach Rollen regeln und Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung schützen.

Was gehört neben der Buchung auf die Praxis-Website?

Viele Anrufe drehen sich nicht um Termine, sondern um Fragen, die eine Website ein für alle Mal beantworten kann. Je vollständiger diese Angaben sind, desto ruhiger wird das Telefon, auch ohne Online-Buchung.

• Ordinationszeiten, Urlaube und Vertretungen, an einer Stelle gepflegt und auf der Startseite sichtbar.
• Kassenverträge oder Wahlarztpraxis, mit einem kurzen Satz, was das für die Abrechnung bedeutet.
• Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Parkmöglichkeiten und Zugang ohne Stufen.
• Was zum Termin mitzubringen ist, etwa e-card, Vorbefunde oder Überweisung.
• Wie Rezeptwünsche und Befundfragen laufen, damit sie nicht über das Buchungsformular kommen.
• Ein deutlicher Hinweis, dass in Notfällen nicht online gebucht wird, mit den Nummern 144 für den Rettungsdienst und 1450 für die telefonische Gesundheitsberatung.

Für nicht wahrgenommene Termine hilft vor allem eines: Absagen leicht machen. Ein Link zum Absagen oder Verschieben in der Bestätigung und in der Erinnerung gibt den Termin früh frei, statt ihn als Lücke im Kalender stehen zu lassen. Ob die gewählte Lösung das kann, sollte bei der Auswahl eine der ersten Fragen sein.

Was darf die Praxis-Website versprechen?

Für Werbung gilt § 53 Abs. 1 ÄrzteG 1998: Ärztinnen und Ärzte haben sich jeder unsachlichen, unwahren oder das Standesansehen beeinträchtigenden Information im Zusammenhang mit ihrem Beruf zu enthalten. Das gilt nach Abs. 3 auch für Gruppenpraxen und andere Personen, also auch für eine Agentur, die die Website textet. Die Österreichische Ärztekammer kann nähere Vorschriften über Art und Form erlassen (Abs. 4); deren Vorgaben sollten Sie vor dem Livegang prüfen.

In der Praxis heißt das: sachlich informieren statt anpreisen. Leistungen, Ordinationszeiten, Kassenverträge, Anfahrt, Zugang ohne Stufen, Team mit Qualifikationen. Keine Heilversprechen, keine Superlative, keine Vergleiche mit Kolleginnen und Kollegen. Eine klare Struktur hilft auch Menschen mit Einschränkungen; was das Barrierefreiheitsgesetz für Websites verlangt, steht in einem eigenen Ratgeber. Wie wir Websites mit Terminfunktion bauen, zeigt die Seite Website erstellen lassen.

Welche Lösung passt zu welcher Praxis?

Warum unsere Salon-Buchung nicht für Arztpraxen passt

Astra BeautyOS ist eine Online-Buchung für Salons: Behandlung wählen, Mitarbeiterin wählen, freien Termin wählen, mit Erinnerungen und, je nach Paket, Lücken-Füller, Rabattcodes und Treueprogramm. Das sind Funktionen für Kosmetik und Friseur, nicht für eine Ordination. Eine Anbindung an Praxissoftware, e-card oder ELGA gibt es nicht. Wenn Ihre Praxis mit einer Praxissoftware arbeitet, empfehlen wir deren Buchungsmodul oder einen spezialisierten Anbieter. Wir sagen das lieber hier als nach der Demo.

Für die Wahl zwischen einer Plattform und einer eigenen Lösung gibt es außerdem den Ratgeber Buchungsplattform oder eigenes Buchungssystem. Er ist für Salons geschrieben, die Abwägung zwischen eigener Marke und Plattform lässt sich aber übertragen.

Was wir aus ähnlichen Projekten übertragen

Eine eigene Referenz aus einer Arztpraxis haben wir nicht. Übertragbar sind Erfahrungen aus drei Bereichen:

• Aus der Salon-Buchung: wie ein Buchungsablauf auf der eigenen Website verständlich bleibt, wie Erinnerungen per E-Mail und SMS laufen und wie sich die Buchung ins Design der Website einfügt.
• Aus einem Projekt mit KI-Agenten im medizinischen Umfeld: Unterlagen klassifizieren, Felder herauslesen, unsichere Fälle mit Begründung an Fachpersonal geben und jeden Schritt protokollieren. Den Auftraggeber nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.
• Aus der Offene-Posten-Automatisierung bei Devpack: Massenversand nur mit Vorschau, Testversand und ausdrücklicher Bestätigung, jede Nachricht im Protokoll. Das Muster passt für Erinnerungen und Rundschreiben einer Praxis.

KI im Posteingang kann E-Mails nach Terminwunsch, Rezept, Befundfrage und Sonstigem sortieren. Bei Gesundheitsdaten kommt dafür nur ein Dienst infrage, bei dem Speicherort, Auftragsverarbeitung und Ausschluss des Trainings mit Ihren Daten geklärt sind. Worauf es ankommt, steht im Ratgeber Kundendaten in ChatGPT und Co.; unsere Umsetzung beschreiben wir unter KI und Prozessautomatisierung.

Schritt für Schritt zur Online-Buchung

1. Bei der Praxissoftware nachfragen: Gibt es ein Buchungsmodul, was kostet es, wie wird es eingebunden?
2. Terminarten festlegen, die online buchbar sein sollen, etwa Kontrollen und Erstgespräche, und neutrale Bezeichnungen wählen.
3. Formular minimal halten: Name, Geburtsdatum, falls für die Zuordnung nötig, Kontakt, Terminart. Kein Symptomfeld.
4. Datenschutzinformation und Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter klären, im Zweifel mit Datenschutzberatung.
5. Website anpassen: Buchung gut sichtbar, daneben Ordinationszeiten, Vertretungen, Anfahrt und Antworten auf häufige Fragen.
6. Team einschulen: Wer bestätigt, wer verschiebt, was passiert bei Absagen?
7. IT-Sicherheit prüfen: Zugänge, Updates, Datensicherung. Ein erster Überblick gelingt mit dem IT-Sicherheits-Check, Unterstützung gibt es unter IT-Sicherheit für kleine Betriebe.

Was kostet eine Praxis-Website mit Terminfunktion?

Unsere Richtwerte, netto: eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung ab 2.490 €, mit Terminbuchung, Rechnern oder mehreren Sprachen ab 4.490 €. Die Kosten für das Buchungsmodul oder die Terminplattform kommen dazu und sind beim jeweiligen Anbieter zu erfragen. Verbindlich ist das schriftliche Angebot.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie mit dem KI-Potenzial-Check, welche Abläufe in Ihrer Ordination sich für Automatisierung eignen. Was wir für Praxen und Gesundheitsberufe umsetzen und was nicht, steht auf der Seite Digitalisierung für Gesundheit und Praxen. Für eine Einschätzung Ihrer Website und der passenden Buchungslösung schreiben Sie uns über die Anfrage.