Taxi und Mietwagen: Registrierkasse und Software in Österreich

Ab wann braucht ein Taxibetrieb eine Registrierkasse?

Die Grenzen sind dieselben wie für jeden anderen Betrieb: Ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb besteht Registrierkassenpflicht, sofern die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 € im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen sowie mit eigenen Gutscheinen, die der Unternehmer an Geldes statt annimmt (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Für ein Taxi, in dem bar oder mit Karte bezahlt wird, ist die Grenze schnell erreicht.

• Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO).
• Die Kasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung: Jeder Barumsatz wird kryptographisch signiert, und die Signatur steht auf dem Beleg (§ 131b Abs. 2 BAO).
• Einen Beleg müssen Sie laut Unternehmensserviceportal ab dem ersten Barumsatz ausstellen, auch wenn noch keine Registrierkassenpflicht besteht.
• Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse oder keine Sicherheitseinrichtung verwendet, begeht laut Unternehmensserviceportal eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 € bestraft wird.
• Fahrten für Firmenkunden, die per Rechnung und Überweisung bezahlt werden, sind laut BMF-Erlass keine Barumsätze und müssen nicht in die Registrierkasse.

Warum Taxis nicht nachträglich erfassen dürfen

Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte gibt es eine Erleichterung: Wer beim Kunden kassiert, darf einen Beleg von Hand ausstellen, eine Durchschrift aufbewahren und den Umsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen (§ 7 Abs. 1 BarUV 2015). Das nutzen etwa mobile Friseurinnen oder Masseure.

Für Personenbeförderungen mit Personenkraftwagen im Taxi- und im Mietwagen-Gewerbe gilt diese Erleichterung nicht (§ 7 Abs. 2 BarUV 2015). Der Erlass des Finanzministeriums begründet das so: Die Nacherfassung soll nur greifen, wenn die unmittelbare Eingabe in eine Registrierkasse nicht zumutbar ist, und in solchen Fahrzeugen erscheine die Verwendung einer Registrierkasse zumutbar. Die Fahrten gelten auch nicht als Umsätze im Freien, weil der Leistungsaustausch in einem geschlossenen Fahrzeug stattfindet. Der Fiaker kann die Erleichterung für Umsätze im Freien weiter nutzen, weil er nicht motorisiert ist.

Die Verordnung spricht noch vom Taxi-Gewerbe und vom Mietwagen-Gewerbe. Seit der Novelle BGBl. I Nr. 83/2019 gelten bestehende Konzessionen für beide als Konzessionen für das Personenbeförderungsgewerbe mit Pkw (§ 19 Abs. 8 GelverkG). An der Pflicht zur sofortigen Erfassung im Fahrzeug ändert das nichts.

Reicht der Taxameter als Registrierkasse?

Der Erlass des Finanzministeriums zur Registrierkassenpflicht nennt Taxameter mit Kassenfunktionen ausdrücklich als mögliche Registrierkasse. Wenn ein Taxameter auch zur Erfassung der Bareinnahmen eingesetzt werden soll, muss er den Vorgaben des § 131b BAO entsprechen und Belege nach § 132a BAO ausstellen können. Tut er das nicht, sind die Barumsätze gesondert in einer eigenen Registrierkasse zu erfassen.

Seit 1. Oktober 2026 dürfen Betriebe mit Registrierkasse Belege laut Unternehmensserviceportal vereinfacht elektronisch zur Verfügung stellen, etwa per E-Mail, App oder zur digitalen Mitnahme am Bildschirm. Fahrgäste und Prüforgane können trotzdem einen Papierbeleg verlangen. Für das Taxi heißt das: Ein Drucker bleibt sinnvoll. Den allgemeinen Überblick über Kassenpflichten gibt der Ratgeber Registrierkassenpflicht und Software.

Was das Gelegenheitsverkehrs-Gesetz für Preise und Software bedeutet

Der Landeshauptmann kann für den Gelegenheitsverkehr mit Personenkraftwagen verbindliche Tarife per Verordnung festlegen, für das ganze Bundesland, einzelne Bezirke oder Gemeinden (§ 14 Abs. 1 GelverkG). Er kann für Taxis außerdem eine Beförderungspflicht und die Anbringung eines Fahrpreisanzeigers vorschreiben (§ 13 Abs. 3 GelverkG). Welche Regeln in Ihrem Gebiet gelten, steht in der Tarifverordnung Ihres Bundeslandes.

• Bei Fahrten, die über einen Kommunikationsdienst bestellt werden, etwa per App oder Website, darf vom verbindlichen Tarif abgewichen werden, wenn Fahrpreis, Abfahrts- und Zielort vereinbart werden. Die Verordnung kann dafür ein Preisband mit Mindest- und Höchstentgelten festlegen (§ 14 Abs. 1b GelverkG).
• Der Fahrpreis ist bereits bei der Bestellung zu vereinbaren und darf im Nachhinein nicht überschritten werden. Wurde ein Preis vereinbart, muss kein Fahrpreisanzeiger verwendet werden (§ 14 Abs. 1b GelverkG).
• Geteilte Fahrten zu einem herabgesetzten Preis sind bei solchen Bestellungen möglich, wenn die voraussichtlich längere Fahrtdauer und das Ausmaß der Ermäßigung im Vorhinein bekanntgegeben werden (§ 14 Abs. 1c GelverkG).
• Bei Fahrten, die einer Tarifverordnung unterliegen, sind Preisnachlässe und geldwerte Begünstigungen aller Art unzulässig, auch Sonderpreise für bestimmte Berufe, Vereine oder Kundengruppen (§ 14 Abs. 4 GelverkG).
• Für bestimmte Fahrten gilt eine Tarifverordnung jedenfalls nicht, unter anderem für Fahrten mit ärztlicher Transportanweisung bei vereinbarten Rahmentarifen, für Fahrten über das Tarifgebiet oder die Landesgrenze hinaus und für Botenfahrten (§ 14 Abs. 1a GelverkG).

Für eine Buchungsstrecke auf Ihrer Website bedeutet das: Der angezeigte Fixpreis muss im Preisband Ihrer Tarifverordnung liegen, Abfahrts- und Zielort müssen feststehen, und die Bestätigung sollte Preis und Strecke schriftlich festhalten. Rabattcodes, wie sie in anderen Branchen üblich sind, gehören bei Tariffahrten nicht in den Bestellweg. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragen Sie Ihre Fachgruppe bei der Wirtschaftskammer oder eine Anwältin.

Welche Software braucht ein Taxi- oder Mietwagenbetrieb?

Zur Arbeitszeit: Was das Gesetz an Aufzeichnungen verlangt, beschreibt der Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich. Astra Zeit stempelt an einem gebundenen Tablet-Terminal, etwa in der Garage, und exportiert Berichte für die Lohnverrechnung. Ob ein Terminal am Standort für Ihre Lenkerinnen und Lenker reicht oder die Zeiten im Fahrzeug erfasst werden müssen, klären Sie mit Ihrer Lohnverrechnung.

Website und Vorbestellung: Was bringt sie einem Taxibetrieb?

Spontane Fahrten laufen über Standplatz, Funk und Apps. Für planbare Fahrten ist die eigene Website ein direkter Weg ohne Vermittlungsgebühr: Flughafentransfers, Fahrten zu Terminen, Hotelgäste, Firmenkunden mit regelmäßigen Strecken. Wichtig sind ein klarer Preis oder Preisrahmen, Abfahrts- und Zielort, Zeitpunkt, Zahl der Fahrgäste und Gepäck, dazu eine schriftliche Bestätigung.

Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet bei uns 1.490 € netto zum Festpreis, eine Website mit Funktionen wie einer Buchung oder einem Preisrechner ab 4.490 €. Wie wir Websites bauen, steht unter Website erstellen lassen; was die Kosten treibt, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Website in Österreich?.

Was Astra hier beitragen kann und was nicht

Eine Referenz aus einem Taxibetrieb haben wir nicht, und wir bauen weder Taxameter noch Kassen für Fahrzeuge. Unsere Handwerkersoftware Astra Craft Pro kann zwar Rechnungen mit RKSV-Signatur erstellen, ist aber für Protokolle und Rechnungen von Handwerksbetrieben gemacht und keine Taxikasse. Übertragbar sind andere Erfahrungen:

• Ein Portal für Firmenkunden, in dem Fahrten bestellt, Kostenstellen angegeben und Sammelrechnungen abgerufen werden. Wie solche Portale aufgebaut sind, beschreibt der Ratgeber B2B-Bestellportal und Kundenportal.
• Offene Posten mit automatischen Erinnerungen, Zahlungs-QR-Code und Massenversand mit Vorschau, wie bei Devpack im Einsatz.
• Auswertungen aus den Exporten von Taxameter, Kasse und Buchhaltung, zusammengeführt an einem Ort.

Solche Lösungen entwickeln wir unter Individualsoftware. Was wir für Transport und Logistik insgesamt umsetzen, steht unter Logistik und Transport.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in zehn Fragen, wo in Ihrem Betrieb manuelle Arbeit am meisten kostet. Einen Kostenrahmen für eine Website mit Vorbestellung oder ein Firmenkundenportal gibt der Projektkosten-Rechner. Für eine schriftliche Einschätzung schreiben Sie uns über die Anfrage.