Software für Versicherungsmakler in Österreich: was zählt

Was ein Maklerverwaltungsprogramm leisten muss

• Kunden, Haushalte und Firmen mit allen Ansprechpartnern.
• Verträge, Polizzen und Dokumente je Kunde.
• Abgleich der Bestandsdaten mit den Versicherern, damit Prämien, Laufzeiten und Änderungen stimmen.
• Schadenfälle mit Verlauf und Fristen.
• Provisionen mit Soll-Ist-Vergleich.
• Beratungsdokumentation und Bedarfsanalyse.
• Wiedervorlagen, etwa vor Ablauf oder bei Änderungen im Leben des Kunden.
• Ein Kundenportal für Polizzen und Dokumente.

Der zentrale Begriff ist OMDS, der Österreichische MaklerDatenSatz. Er ist ein Standard des Versicherungsverbands VVO für den Datenaustausch zwischen Versicherern und Vertriebspartnern. Der VVO dokumentiert derzeit OMDS 2.0 in Version 2.18 und OMDS 3.0. Ein Programm, das OMDS gut verarbeitet, erspart Ihnen das Abtippen von Bestandsdaten.

Welche Pflichten in die Software gehören

Für Versicherungsvermittler gelten die Gewerbeordnung ab § 137 und die Standesregeln für Versicherungsvermittlung. Viele dieser Pflichten lassen sich in der Software abbilden.

Für die Software heißt das: Vorlagen mit allen Pflichtangaben, eine Beratungsdokumentation, die Bedarf und Begründung festhält, ein Feld, das die vom Kunden gewählte Form der Information speichert, und Weiterbildungsnachweise, die fünf Jahre auffindbar bleiben. Für die Website wichtig: Nach § 137 Abs. 1 Z 3 GewO 1994 kann auch der Vergleich von Versicherungsverträgen über eine Website, auf der ein Vertrag abgeschlossen werden kann, Versicherungsvermittlung sein.

Anbieter in Österreich: zwei Beispiele

Die Übersicht ist nicht vollständig. Die Angaben stammen von den Websites der Anbieter, Stand Oktober 2026.

Beispielrechnung: proagent für ein Büro mit drei Personen

Annahmen: drei Mitarbeiterlizenzen, OMDS bis 3.000 Verträge, Modul für Beratungsdokumentation. Vollversion und zwei weitere Lizenzen ergeben 240 €, abzüglich 5 % Mengenrabatt für drei bis fünf Lizenzen sind das 228 €. Dazu kommen 60 € für OMDS und 40 € für das Beratungsmodul. Zusammen sind das 328 € pro Monat oder 3.936 € im Jahr, netto, laut Preisübersicht auf der Website des Anbieters. Das ist kein Angebot; verbindlich sind die Angaben von proagent. Mit dem Software-Kostenvergleich stellen Sie verschiedene Varianten über mehrere Jahre gegenüber.

Wo Standardsoftware aufhört

Beide Anbieter bringen eigene Workflows und KI-Funktionen mit. Prüfen Sie diese zuerst, bevor Sie etwas zusätzlich bauen lassen. Wo das Programm Webhooks oder eine offene Schnittstelle anbietet, lassen sich fehlende Schritte anbinden. Ob dafür ein Werkzeug wie n8n reicht oder eine eigene Lösung besser ist, beschreibt der Ratgeber n8n oder Individualentwicklung. Eigene Verbindungen bauen wir unter Individualsoftware.

Die Website eines Versicherungsmaklers

Das Kundenportal ist für bestehende Kunden da, die Website für neue. Sie sollte erklären, was einen Makler von einem Agenten unterscheidet, für wen Sie arbeiten und wie eine erste Beratung abläuft.

• Sparten und Zielgruppen: Privatkunden, Gewerbe, Landwirtschaft, freie Berufe.
• Der Ablauf einer Beratung, vom Erstgespräch bis zur Polizze.
• Schaden melden: ein eigener, gut sichtbarer Weg für bestehende Kunden.
• Team mit Qualifikation und Ansprechpartner je Sparte.
• Pflichtangaben wie GISA-Zahl und Bezeichnung, dazu ein vollständiges Impressum, siehe Impressum und Offenlegung in Österreich.
• Terminanfrage oder Online-Termin für das Erstgespräch.

Vorsicht bei Vergleichsrechnern: Sobald Besucher auf Ihrer Website Tarife vergleichen und abschließen können, ist das nach § 137 Abs. 1 Z 3 GewO 1994 Versicherungsvermittlung mit allen Pflichten. Werbeaussagen auf der Website müssen nach § 1 Abs. 2 der Standesregeln redlich, eindeutig und als Werbung erkennbar sein. Ein Schadenformular fragt Sparte, Polizzennummer, Datum, kurze Beschreibung und Fotos ab. Gesundheitsangaben gehören nicht in ein freies Formularfeld, sondern in ein Gespräch oder einen sicheren Kanal.

Wie wir solche Websites bauen, steht unter Website erstellen lassen. Ob sich eine neue Website rechnet, zeigt der Anfragen-Potenzial-Rechner mit Ihren eigenen Zahlen.

KI im Maklerbüro: hilfreich, aber mit Freigabe

Viel Arbeit im Maklerbüro ist Sortieren: Nachträge, Polizzen und Schreiben der Versicherer müssen zum richtigen Kunden, Anfragen zur richtigen Person. Eine KI kann hier vorsortieren und Antworten vorbereiten. Eine Empfehlung an den Kunden schreibt sie aber nicht selbst. Nach § 3 der Standesregeln muss eine persönliche Empfehlung begründet sein, und diese Verantwortung bleibt beim Makler.

Vor dem Einsatz klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden, ob der Anbieter sie für eigene Zwecke nutzt und welcher Vertrag gilt. Die wichtigsten Fragen dazu stehen im Ratgeber Kundendaten in KI-Tools. Abläufe mit Freigabe durch Menschen setzen wir unter KI und Automatisierung um.

IT und Sicherheit im Maklerbüro

Ein Maklerbüro verwaltet Polizzen, Kontodaten und oft sehr private Angaben. Zwei-Faktor-Anmeldung, saubere Berechtigungen und eine geprüfte Datensicherung sind deshalb Pflichtprogramm. Wie Sie Microsoft 365 dafür einrichten, steht im Ratgeber Microsoft 365 absichern. Wer das nicht selbst betreuen will, bekommt bei uns IT-Betreuung ab 35 € je Arbeitsplatz und Monat ab drei Arbeitsplätzen.

Ihr nächster Schritt

Testen Sie zwei Programme mit echten Daten aus Ihrem Bestand, bevor Sie sich festlegen, und fragen Sie gezielt nach OMDS-Abgleich, Datenexport und Schnittstellen. Wenn Ihr Programm steht und nur Website, Schadenmeldung oder eine Verbindung fehlt, beschreiben Sie uns das über das Kontaktformular. Sie erhalten eine schriftliche Ersteinschätzung, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.