Immobilienmakler-Software in Österreich: CRM und Exposés

Was eine Maklersoftware im Alltag leisten muss

Ein Maklerbüro jongliert mit vielen Objekten, noch mehr Interessenten und einigen Eigentümern, die wissen wollen, wie es um ihr Objekt steht. Eine gute Software hält das zusammen:

• Objekte mit allen Daten, Bildern, Grundrissen und Energieausweis.
• Interessenten mit Suchprofilen und einem automatischen Abgleich mit neuen Objekten.
• Exposés aus den Objektdaten, ohne Abtippen.
• Export auf Immobilienportale und die eigene Website.
• Anfragen aus Portalen und Website direkt beim richtigen Objekt.
• Besichtigungstermine, Rückmeldungen und Aufgaben im Team.
• Vorlagen und Ablage für Maklervertrag, Nebenkostenübersicht und Nachweise.
• Auswertungen, etwa welches Portal wie viele Anfragen bringt.

Ein Begriff, der bei der Auswahl immer wieder auftaucht, ist OpenImmo. Das ist ein verbreitetes Austauschformat für Immobiliendaten zwischen Software und Portalen. Kann eine Software OpenImmo importieren und exportieren, ist ein späterer Wechsel deutlich einfacher.

Welche Pflichten die Software abbilden sollte

Mehrere Vorschriften bestimmen, was in einem Inserat stehen muss und was dokumentiert werden sollte. Eine gute Maklersoftware macht es schwer, diese Punkte zu vergessen.

Für die Software heißt das: Pflichtfelder für Energiekennwerte und Mietkosten, ohne die ein Inserat nicht veröffentlicht wird; Vorlagen für die Nebenkostenübersicht; und eine Ablage, die zu jedem Mietinteressenten festhält, wann welcher Vertrag zustande kam. Beim Erstauftraggeberprinzip ist die Frage, wer zuerst beauftragt hat, im Streitfall eine Frage der Nachweise.

Die Strafen sind nicht hoch, aber unangenehm. Fehlende Dokumentation nach § 17a MaklerG kann mit bis zu 1.500 € bestraft werden, fehlende Energiekennwerte nach § 9 EAVG 2012 mit bis zu 1.450 €. Der Makler ist dort entschuldigt, wenn er den Auftraggeber über die Pflicht aufgeklärt und zur Vorlage des Ausweises aufgefordert hat. Auch das lässt sich in der Software als Aufgabe mit Datum festhalten.

Anbieter in Österreich: zwei Beispiele

Die folgende Übersicht ist nicht vollständig. Wir haben die Angaben auf den Websites der Anbieter geprüft, Stand Oktober 2026.

Beispielrechnung: Justimmo bei 40 aktiven Objekten

Annahme: Im Büro sind im Schnitt 40 Objekte aktiv. 99 € Grundgebühr plus 40 × 1 € ergeben 139 € pro Monat oder 1.668 € im Jahr, jeweils netto. Vermittelte und inaktive Objekte zählen laut Preisseite nicht mit. Das ist eine Rechnung auf Basis der Preisseite, kein Angebot; verbindlich sind die Angaben des Anbieters. Mit dem Software-Kostenvergleich stellen Sie Mietsoftware und Eigenentwicklung über mehrere Jahre gegenüber.

Standardsoftware oder eigene Entwicklung?

Eine komplett eigene Maklersoftware empfehlen wir praktisch nie. Allein die Portalschnittstellen laufend aktuell zu halten, ist eine Daueraufgabe, die ein Anbieter für viele Kunden gleichzeitig erledigt. Wer heute noch mit Tabellen arbeitet, sollte zuerst auf eine Maklersoftware umsteigen und nicht auf eine Eigenentwicklung. Warum Tabellen ab einer gewissen Größe bremsen, steht im Ratgeber Excel ablösen. Eigene Entwicklung unter Individualsoftware ist dann sinnvoll, wenn zwei Programme nicht miteinander reden oder ein Ablauf fehlt, den keine Standardsoftware abbildet.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. OpenImmo-Import und -Export, damit Sie später wechseln können.
2. Pflichtfelder für Energiekennwerte und Mietkosten, die ein Inserat ohne diese Werte blockieren.
3. Vorlagen für Nebenkostenübersicht und Maklervertrag, die mit Datum abgelegt werden.
4. Eine dokumentierte Schnittstelle (API), damit Website und andere Programme angebunden werden können.
5. Vollständiger Datenexport bei Kündigung, inklusive Dokumente und Verlauf.
6. Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
7. Rollen und Rechte im Team. Makler sind nach § 7 Immobilienmaklerverordnung zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen auch ihre Mitarbeiter dazu verpflichten.
8. Eine App für Besichtigungen und Notizen unterwegs.
9. Eine Preislogik, die zu Ihrem Büro passt: je Objekt, je Benutzer oder pauschal.

Wo Astra ergänzt

Was wir anbieten, sind die Teile rund um die Maklersoftware, die wir auch für andere Branchen bauen:

• Eine eigene Website, die Objekte über die Schnittstelle der Maklersoftware anzeigt. Was dabei wichtig ist, steht im Ratgeber Website für Immobilienmakler.
• Anfragestrecken für Eigentümer und Interessenten, die vollständige Angaben direkt in die Software schreiben.
• Vorsortierte Portalanfragen mit Antwortentwurf, den ein Mensch freigibt. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber Kundenanfragen mit KI beantworten; umgesetzt wird es unter KI und Automatisierung.
• Die IT im Büro: Arbeitsplätze, Microsoft 365, Datensicherung und Hilfe bei Problemen über IT-Betreuung, ab 35 € je Arbeitsplatz und Monat ab drei Arbeitsplätzen.

Ob eine Anbindung an Ihre Software möglich ist, hängt von deren Schnittstelle ab. Justimmo und onOffice veröffentlichen Schnittstellen; was damit konkret geht, prüfen wir vor jedem Angebot. Verwalten Sie neben der Vermittlung auch Häuser, lesen Sie zusätzlich den Ratgeber Hausverwaltung digitalisieren. Was Eigentümeranfragen für Ihr Büro wert sein könnten, rechnen Sie mit dem Anfragen-Potenzial-Rechner durch.

Ihr nächster Schritt

Schreiben Sie auf, welche drei Arbeiten im Büro jede Woche am meisten Zeit kosten, und prüfen Sie, ob Ihre Software sie schon kann. Oft liegt die Lösung in einer Funktion, die niemand nutzt. Was dann noch fehlt, ist ein Fall für eine Schnittstelle oder eine Automatisierung. Einen Überblick über unsere Arbeit für die Branche finden Sie unter Immobilien und Hausverwaltung. Beschreiben Sie uns Ihre Software und die Lücke über das Kontaktformular; Sie erhalten eine schriftliche Ersteinschätzung, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.