KI-Schulung für Mitarbeiter: Was muss rein?

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Eine Schulungspflicht im engen Sinn gibt es nicht, wohl aber eine Pflicht zu handeln. Art. 4 AI Act gilt seit 2. Februar 2025 für alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Risikoklasse und Betriebsgröße. Betreiber ist, wer ein KI-System beruflich in eigener Verantwortung verwendet. Wer im Betrieb ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot einsetzt, ist also betroffen.

Mit dem sogenannten Digital-Omnibus zu KI wurde Art. 4 geändert; die Änderung ist laut Europäischer Kommission am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Seither müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die KI eingesetzt wird. Neu ist der Satz, dass der Betrieb kein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz für einzelne Personen zusichern muss. Außerdem sollen Kommission und Mitgliedstaaten besonders KMU unterstützen, die Kommission veröffentlicht dazu praktische Beispiele.

Zur Sanktion schreibt die RTR: Der AI Act selbst sieht für Art. 4 keine Verwaltungsstrafe vor. Fehlende Schulungen sind dem Unternehmen aber in der Regel nach § 1313a ABGB zurechenbar, und Art. 4 präzisiert die Sorgfaltspflicht. Entsteht ein Schaden, weil Mitarbeiter ein KI-System ohne ausreichende Kenntnisse eingesetzt haben, spricht das gegen den Betrieb. Einen „KI-Beauftragten“ müssen Sie laut RTR nicht benennen. Den gesamten Rahmen mit Fristen beschreibt AI Act für KMU.

Wer muss geschult werden?

Die RTR gibt dazu ein klares Beispiel: Bekommt die ganze Belegschaft Zugang zu Chatbots wie ChatGPT, sind wiederkehrende Schulungen für alle vorzusehen, auch für Neueintritte. Nutzt nur die Personal- oder Kommunikationsabteilung ein Werkzeug, können sich die Maßnahmen auf wenige Personen beschränken. Auch Dienstleister, die für Sie mit KI arbeiten, brauchen laut RTR entsprechende Kompetenz.

Was gehört in eine KI-Schulung?

Die KI-Servicestelle der RTR nennt mögliche Inhalte. Sinngemäß zusammengefasst und für kleine Betriebe sortiert:

• Die eigene Strategie und Richtlinie: Wofür nutzen wir KI, welche Werkzeuge sind erlaubt, wer ist Ansprechperson?
• Digitale Grundkompetenz, etwa nach dem österreichischen Kompetenzmodell DigComp 2.3 AT: Informationen suchen und kritisch hinterfragen.
• Wie KI funktioniert: Beispiele, Möglichkeiten zur Arbeitserleichterung, aber auch Verzerrungen, erfundene Antworten (Halluzinationen) und die Rolle der Trainingsdaten.
• Die konkret eingesetzten Werkzeuge: Bedienung, Vorlagen, Erfahrungsaustausch, etwa Workshops zum Schreiben guter Anweisungen.
• Recht: Datenschutz, Arbeitsrecht, Urheberrecht und die Grundzüge des AI Act, je nach Einsatz.

Für Betriebe, die mit Kunden zu tun haben, gehört ein Punkt dazu, der in allgemeinen Kursen oft fehlt: Was darf an Kunden hinausgehen, und wer prüft es vorher? Eine Antwort, die eine KI vorformuliert hat, ist eine Antwort Ihres Betriebs.

Schulungsplan für einen Betrieb mit zehn Personen

Beispiel für einen Betrieb, der einen KI-Assistenten im Firmentarif für das Büro einführt. Dauer und Aufteilung sind Vorschläge, keine gesetzliche Vorgabe.

1. Grundlagen, 60 Minuten, für alle: Was ein Sprachmodell kann und was nicht. Live vorführen, wie es eine Frage falsch, aber überzeugend beantwortet.
2. Unsere Regeln, 30 Minuten, für alle: KI-Richtlinie, erlaubte Werkzeuge, Datenampel (siehe unten), wer prüft was.
3. Praxis mit unserem Werkzeug, 90 Minuten, für die Nutzer: drei echte Aufgaben aus dem Alltag, gemeinsam gelöst, gute Vorlagen speichern. Ob das Werkzeug Claude, ChatGPT, Gemini oder Copilot heißt, ändert an diesem Aufbau wenig.
4. Prüfen und Verantwortung, 30 Minuten: Zahlen, Namen, Fristen und Quellen kontrollieren; was nie ohne zweiten Blick hinausgeht.
5. Auffrischung einmal im Jahr und bei jedem neuen Werkzeug, Einschulung für neue Mitarbeiter in der ersten Woche.

Für die Praxis helfen konkrete Aufgaben mehr als allgemeine Tipps. Eine Sammlung nach Abteilung finden Sie in KI im Büroalltag: 20 Beispiele.

Datenampel: welche Daten in welches Werkzeug?

Warum private Konten tabu sind: Bei Claude entscheiden Nutzer privater Tarife selbst, ob ihre Chats zum Training verwendet werden. Ist das eingeschaltet, speichert Anthropic sie laut eigener Angabe bis zu fünf Jahre pseudonymisiert, ausgeschaltet 30 Tage. Bei Mistral ist die Nutzung zum Training in den privaten Tarifen zunächst eingeschaltet. In den Firmentarifen von Anthropic und OpenAI werden Daten laut den Anbietern standardmäßig nicht zum Training verwendet; bei Mistral Team muss der Administrator das für die Organisation abschalten. Welche Einstellungen für Claude nötig sind, beschreibt Claude DSGVO-konform nutzen; die allgemeinen Regeln stehen in Kundendaten in ChatGPT & Co..

Wie dokumentieren Sie die Schulung?

Die RTR empfiehlt, eine KI-Strategie und eine interne KI-Richtlinie schriftlich festzuhalten und für alle leicht auffindbar abzulegen. Eine Mustervorlage für eine Richtlinie stellt laut RTR die Wirtschaftskammer Österreich bereit. Für jede geschulte Person soll zumindest Folgendes im Personalakt stehen:

• Art der Schulung, etwa Präsenz oder E-Learning
• bei externen Schulungen der Veranstalter
• Inhalt und Ziel der Schulung
• Zeitpunkt
• Wiederholungen

Für einen kleinen Betrieb genügt dafür eine Tabelle mit einer Zeile je Person und Termin, dazu die Unterlagen der Schulung. Wichtig ist, dass sie aktuell bleibt, wenn neue Werkzeuge oder neue Mitarbeiter dazukommen. Die RTR rät außerdem, regelmäßig zu erheben, welche KI im Betrieb im Einsatz ist, weil Updates bestehender Software oft neue KI-Funktionen mitbringen.

Intern schulen oder extern buchen?

Der AI Act lässt die Form offen; die RTR nennt interne Fortbildungen, externe Beratungen und interne Schulungen gleichermaßen. Ein bestimmtes Zertifikat verlangt der AI Act nicht. Ob für Ihre Weiterbildung eine Förderung in Frage kommt, prüfen Sie bei der jeweiligen Förderstelle; einen Überblick über Programme für Digitalisierung gibt Förderung für Digitalisierung in Österreich.

Typische Fehler bei der KI-Schulung

• Nur Technik, keine Regeln: Mitarbeiter wissen, wie man schreibt, aber nicht, was sie eingeben dürfen.
• Einmal und nie wieder: Werkzeuge ändern sich monatlich, neue Mitarbeiter kommen dazu.
• Allgemeine Beispiele statt eigener Aufgaben: Wer nur Gedichte generiert hat, weiß danach nicht, wie man eine Reklamation beantwortet.
• Keine Dokumentation: Im Schadensfall lässt sich nicht zeigen, was geschult wurde.
• Sicherheit vergessen: Auch Phishing-Mails werden mit KI besser. Wie Mitarbeiter solche Mails erkennen, beschreibt Phishing erkennen.

Wie Astra IT Solutions unterstützt

Wir sind kein Schulungsinstitut und stellen keine Zertifikate aus. Was wir beitragen: Wir helfen, die eingesetzten Werkzeuge zu erheben, eine Richtlinie technisch sinnvoll aufzusetzen und Firmentarife richtig einzustellen, und wir schulen Ihr Team in den Abläufen, die wir für Sie bauen. Begleitung bei der Einführung rechnen wir in der Digitalisierungsberatung mit 120 € pro Stunde ab. Wenn KI-Abläufe automatisiert werden sollen, bauen wir sie mit Freigabe durch Menschen und Protokoll, was Schulung und Dokumentation erleichtert; mehr unter KI & Prozessautomatisierung. Eine Schulung gegen Phishing bieten wir im Rahmen der IT-Sicherheit für KMU ab 290 € je Termin an.

Nächster Schritt: Bestandsaufnahme vor der Schulung

Beginnen Sie mit der Frage, welche KI im Betrieb schon genutzt wird, offiziell und inoffiziell. Der KI-Potenzial-Check hilft, die Abläufe zu sortieren, in denen KI steckt oder sich lohnen würde. Welche Werkzeuge Sie dafür brauchen, beschreibt Welche KI-Tools braucht ein KMU?. Wenn Sie Unterstützung möchten, schreiben Sie uns über das Anfrageformular. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt; erste Informationen bietet die KI-Servicestelle der RTR.