Welche KI-Tools braucht ein KMU wirklich?

Welche Arten von KI-Tools gibt es?

Die Liste der KI-Werkzeuge wird jede Woche länger. Für einen Betrieb sind aber nur drei Arten wichtig, und sie lösen unterschiedliche Probleme.

• Allzweck-Assistent: Chat, Texte, Zusammenfassungen, Recherche, Tabellen und Präsentationen. Ein Werkzeug für viele Aufgaben, bezahlt je Person.
• Eingebaute KI in Software, die Sie schon haben: Office-Pakete, Buchhaltung oder Branchensoftware bekommen KI-Funktionen. In Astra Craft Pro etwa gibt es laut Preisliste eine KI-Schreibhilfe im Starter-Paket und KI-Assistent, KI-Postfach und Sprachdiktat ab dem Paket Professional.
• Automatisierung oder Agent: verbindet Programme und erledigt einen Ablauf vom Eingang bis zur Freigabe. Ob ein Werkzeug wie n8n reicht oder eine eigene Lösung nötig ist, erklärt n8n oder individuelle Automatisierung.

Die Reihenfolge ist wichtig: Erst die eingebaute KI in vorhandener Software prüfen, dann einen Assistenten einführen, und erst danach einzelne Abläufe automatisieren. Wer mit der Automatisierung beginnt, automatisiert oft einen Ablauf, der noch nicht klar ist.

Welcher KI-Assistent passt zu Ihrem Betrieb?

Die einfachste Regel: Nehmen Sie den Assistenten, der zu Ihrem Office-Paket passt, und testen Sie mindestens einen zweiten dagegen. Wie sich Microsoft 365 und Google Workspace grundsätzlich unterscheiden, zeigt Microsoft 365 oder Google Workspace.

Die Preise stehen auf den Seiten der Anbieter in US-Dollar; der Preis in Euro wird beim Abschluss angezeigt. Copilot setzt laut Microsoft ein passendes Microsoft-365-Business-Abo voraus. Europäische Alternativen und ihre Datenschutz-Einstellungen beschreibt ChatGPT-Alternativen aus Europa.

Zu Claude ein paar Fakten, weil es in vielen Vergleichen fehlt: Anthropic empfiehlt Claude Opus 5.5 für die meisten Aufgaben, besonders für lange Aufgaben beim Programmieren und in der Wissensarbeit, Sonnet 5.5 als beste Kombination aus Geschwindigkeit und Intelligenz und Haiku 5.5 für große Mengen, etwa Klassifizieren, Auslesen und Weiterleiten. Die aktuellen Modelle verarbeiten laut Anthropic bis zu einer Million Tokens Kontext, also sehr lange Unterlagen auf einmal. Was die Tarife enthalten, steht in Was kostet Claude?. Die Modelle von OpenAI erklärt GPT-6 im Unternehmen.

Brauchen alle Mitarbeiter eine Lizenz?

Nein. Beginnen Sie mit den Personen, die am meisten schreiben, lesen und auswerten: Sekretariat, Verkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung. In der Werkstatt oder auf der Baustelle bringt KI meist mehr, wenn sie in der Software steckt, die dort ohnehin genutzt wird, etwa als Sprachdiktat im Arbeitsprotokoll.

Wichtig ist, dass niemand Firmendaten in private Konten kopiert. Bei Claude etwa entscheiden Nutzer privater Tarife selbst, ob ihre Chats zum Training verwendet werden; ist das eingeschaltet, speichert Anthropic sie laut eigener Angabe bis zu fünf Jahre. In Team, Enterprise und der Programmierschnittstelle werden Daten standardmäßig nicht zum Training verwendet. Ähnliches gilt bei OpenAI für Business und Enterprise. Ein Firmentarif für wenige Personen ist daher besser als viele private Konten. Die Einstellungen im Detail beschreibt Claude DSGVO-konform nutzen.

Wann lohnt sich ein zweites, spezialisiertes Werkzeug?

• Übersetzung: Wenn Sie regelmäßig Texte in mehreren Sprachen brauchen, ist DeepL Pro eine Ergänzung. DeepL schreibt, dass Texte zahlender Kunden nicht zum Training verwendet und nach der Verarbeitung gelöscht werden.
• Mehrere Modelle in einer Oberfläche: Plattformen wie Langdock aus Berlin bieten Claude, GPT, Gemini und Mistral nebeneinander an, im Business-Tarif laut Preisseite um 25 € je Nutzer und Monat ohne Umsatzsteuer.
• Branchensoftware mit KI: Wenn Ihre Branchensoftware KI-Funktionen hat, sind diese oft näher am Ablauf als ein separater Assistent, weil sie Ihre Kunden, Aufträge und Vorlagen kennen.
• Eigene Automatisierung: Wenn ein Ablauf viele Male am Tag vorkommt, etwa Rechnungseingang oder Anfragen, lohnt sich eine Anbindung. Beispiele dafür sammelt KI im Büroalltag: 20 Beispiele.

Was kostet KI für ein Unternehmen im Jahr?

Beispielrechnung für einen Betrieb mit acht Beschäftigten, von denen vier viel im Büro arbeiten. Annahmen: vier Plätze in einem Firmentarif, Jahreszahlung, zwei Stunden interne Einschulung je Person, eine kleine Automatisierung optional. Alle Werte sind gerundet und ohne Steuern.

Der größte Kostenblock ist meist nicht die Lizenz, sondern die Zeit für Einführung und Regeln. Eine ausführliche Rechnung mit Handarbeit als Vergleich bietet Was kostet KI-Automatisierung?.

Woran erkennen Sie ein brauchbares KI-Tool?

• Es gibt einen Firmentarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Firmendaten werden standardmäßig nicht zum Training verwendet, oder Sie können das zentral für alle abschalten.
• Der Speicherort ist dokumentiert, und Sie wissen, ob Daten die EU verlassen.
• Ein Administrator kann Plätze vergeben, sperren und Daten exportieren.
• Es gibt Anbindungen an die Programme, die Sie wirklich nutzen.
• Die Kosten sind planbar: fester Preis je Platz oder ein Limit für Verbrauch.
• Sie kommen wieder heraus: Export von Gesprächen, Vorlagen und Dokumenten bei Kündigung.

Welche Fehler bei der Auswahl teuer werden

• Fünf Werkzeuge parallel kaufen, weil jedes eine Funktion besser kann. Am Ende nutzt niemand alle richtig.
• Private Konten dulden statt einen Firmentarif bereitzustellen.
• Keine Regeln aufschreiben. Was in eine kurze KI-Richtlinie und Schulung gehört, steht in KI-Schulung für Mitarbeiter; den rechtlichen Rahmen beschreibt AI Act für KMU.
• Einen unklaren Ablauf automatisieren. Erst muss feststehen, wer was wann prüft.
• Abos nicht kündigen, die nach dem Test niemand mehr nutzt.

Wie Astra IT Solutions bei der Auswahl hilft

Wir verkaufen keine Lizenzen und sind mit keinem KI-Anbieter Partner. Wenn Sie wissen wollen, welche Werkzeuge für Ihre Abläufe sinnvoll sind, gehen wir das in der Digitalisierungsberatung durch: Workshop am halben Tag um 490 €, Beratung nach Aufwand um 120 € pro Stunde. Wenn ein Ablauf automatisiert werden soll, testen wir das in einer Machbarkeitsanalyse ab 1.500 € mit Ihren echten Dokumenten, bevor Geld in die Umsetzung fließt. Umsetzungen beginnen bei etwa 5.000 €; mehr dazu unter KI & Prozessautomatisierung. Ein Vergleich der vier großen Assistenten steht in Claude, ChatGPT, Gemini oder Copilot.

Nächster Schritt: zuerst die Aufgaben, dann das Werkzeug

Der KI-Potenzial-Check zeigt in wenigen Minuten, in welchen Abläufen Ihres Betriebs KI zuerst Zeit sparen kann. Damit wissen Sie, ob ein Assistent reicht oder ob sich eine Automatisierung lohnt. Ob sich eine Automatisierung rechnet, prüfen Sie im ROI-Rechner für Automatisierung. Für eine Einschätzung zu Ihrem Fall schreiben Sie uns über das Anfrageformular.