KI im Büroalltag: 20 Beispiele, die Zeit sparen

Wo hilft KI im Büro wirklich, und wo nicht?

Sprachmodelle sind gut darin, Texte zu verstehen, umzuformulieren, zu ordnen und zusammenzufassen. Sie sind schlecht darin, Fakten zu kennen, die nirgends stehen, und sie können überzeugend klingende Fehler machen. Für das Büro heißt das: KI bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet. Das gilt besonders für Beträge, Fristen, rechtliche Aussagen und alles, was an Kunden geht.

Es gibt zwei Stufen. In der ersten nutzen Mitarbeiter einen KI-Assistenten im Chat und kopieren Texte hinein und heraus. Das braucht nur einen Firmentarif und etwas Übung. In der zweiten ist die KI an Ihre Programme angebunden, etwa an Postfach, Ablage oder Buchhaltung, und erledigt Schritte ohne Kopieren. Den Unterschied zwischen einfachem Chat und einem Agenten erklärt Chatbot oder KI-Agent?.

So lesen Sie die Zeitangaben: Es sind Beispielannahmen für ein Büro mit etwa fünf Personen, in Minuten pro Woche, nach einer Einarbeitung und einschließlich der Zeit für die Kontrolle. Sie beruhen nicht auf Messungen in Kundenbetrieben. Ihre Werte können deutlich darüber oder darunter liegen.

Sekretariat und Kundenkontakt: Beispiele 1 bis 4

Buchhaltung und Finanzen: Beispiele 5 bis 8

Nicht jede Automatisierung braucht KI. Die Offene-Posten-Automatisierung, die wir für Devpack gebaut haben, arbeitet mit festen Regeln: Liste hochladen, Kunden zuordnen, Zahlungsinformation mit QR-Code erzeugen, Vorschau, Testversand, Bestätigung, Protokoll. Ein Sprachmodell kommt erst ins Spiel, wenn Texte frei formuliert oder unstrukturierte Dokumente gelesen werden müssen.

Verkauf und Marketing: Beispiele 9 bis 12

Personal und Organisation: Beispiele 13 bis 16

Vorsicht beim Sichten von Bewerbungen: KI-Systeme, die Bewerbungen filtern oder Bewerber bewerten, gelten nach dem AI Act als hochriskant, und bei automatisierten Entscheidungen greift schon heute Art. 22 DSGVO. Was ab wann gilt, steht in AI Act für KMU. Eine Stellenanzeige zu formulieren ist dagegen unproblematisch.

Geschäftsführung und Projekte: Beispiele 17 bis 20

Beispielrechnung: Kaum ein Betrieb nutzt alle 20 Beispiele. Angenommen, Sie setzen fünf davon ein und sparen damit zusammen 4 Stunden pro Woche. Bei 46 Arbeitswochen und 40 € Kosten je Arbeitsstunde ergibt das rechnerisch 7.360 € im Jahr. Dem stehen etwa fünf Plätze in einem Firmentarif gegenüber, bei Claude Team oder ChatGPT Business laut Preisseiten je 25 US-Dollar im Monat oder 20 US-Dollar bei Jahreszahlung, ohne Steuern. Ob die gesparte Zeit tatsächlich in andere Arbeit fließt, entscheiden Sie selbst.

Welche Werkzeuge braucht man für diese Beispiele?

Für die meisten Beispiele reicht ein KI-Assistent im Firmentarif. Welcher passt, hängt vor allem davon ab, womit Sie schon arbeiten. Gemini ist laut Google im Workspace-Tarif enthalten. Microsoft 365 Copilot Business kostet laut Microsoft 21 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung zusätzlich zum Microsoft-365-Abo. Claude bietet ab dem Pro-Tarif Erweiterungen für Excel, PowerPoint, Word und Outlook, und mit Claude Cowork einen Agenten, der auf dem Computer Dateien liest und Excel-Tabellen mit funktionierenden Formeln, Präsentationen und Dokumente erstellt. In ChatGPT übernimmt „Work“ laut OpenAI längere Aufgaben und erstellt Dokumente, Tabellen und Präsentationen.

Welcher der vier großen Assistenten zu welchem Betrieb passt, vergleicht Claude, ChatGPT, Gemini oder Copilot. Modelle, Tarife und Funktionen von Claude im Detail beschreibt Claude im Unternehmen.

Welche Daten dürfen in die KI?

Für Firmendaten gehören Firmentarife, keine privaten Konten. Anthropic verwendet Daten aus Claude Team, Enterprise und der Programmierschnittstelle laut eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training; in den privaten Tarifen entscheiden Nutzer selbst über einen Schalter in den Datenschutzeinstellungen. OpenAI schreibt dasselbe für ChatGPT Business und Enterprise. Kundendaten sollten Sie trotzdem nur so weit eingeben, wie die Aufgabe es verlangt. Die Einstellungen für Claude erklärt Claude DSGVO-konform nutzen, die allgemeinen Regeln Kundendaten in ChatGPT & Co..

So führen Sie KI im Büro ein, ohne Chaos

1. Drei Beispiele auswählen, die bei Ihnen oft vorkommen, und für zwei Wochen aufschreiben, wie lange sie heute dauern.
2. Einen Firmentarif für die Personen kaufen, die diese Aufgaben erledigen. Nicht gleich für alle.
3. Vorlagen anlegen: gute Anweisungen, Beispieltexte, Ihre Preisliste, Ihr Ton. Das macht mehr Unterschied als das Modell.
4. Kurze Regeln aufschreiben: welche Daten hinein dürfen, wer was prüft, was nie ohne Kontrolle hinausgeht.
5. Eine Einschulung machen. Was dort hineingehört, steht in KI-Schulung für Mitarbeiter.
6. Nach vier Wochen vergleichen: Wie lange dauern die Aufgaben jetzt? Was hat nicht funktioniert?

Wann lohnt sich eine Automatisierung statt Kopieren?

Wenn dieselbe Aufgabe täglich viele Male vorkommt und jedes Mal Text zwischen Programmen kopiert wird, lohnt sich eine Anbindung. Dann liest die KI etwa Rechnungen direkt aus dem Postfach und legt Buchungsvorschläge an, ein Mensch gibt frei. Was das kostet und wann es sich rechnet, beschreibt Was kostet KI-Automatisierung?. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der ROI-Rechner für Automatisierung. Wie wir solche Abläufe umsetzen, steht auf der Seite KI & Prozessautomatisierung.

Nächster Schritt: Ihre drei besten Beispiele finden

Der KI-Potenzial-Check fragt Ihre Abläufe ab und zeigt, welche Beispiele bei Ihnen zuerst Zeit sparen dürften. Wenn Sie die Abläufe lieber gemeinsam durchgehen, bietet die Digitalisierungsberatung einen Workshop am halben Tag um 490 €, danach bekommen Sie eine Liste der Maßnahmen, die sich zuerst lohnen. Oder schreiben Sie uns direkt über das Anfrageformular.