Logistiksoftware für kleine Speditionen in Österreich

Was macht eine Logistiksoftware für Speditionen?

Eine Speditionssoftware, oft Transportmanagementsystem genannt, bildet den Weg eines Auftrags ab. Vom Eingang über die Planung der Tour bis zur Rechnung. Diese Bausteine gehören dazu:

• Auftragserfassung mit Kunden, Ladestellen und Sendungsdaten
• Disposition: Welcher Fahrer fährt mit welchem Fahrzeug welche Tour?
• Tourenplanung mit Karte, Zeitfenstern und Laderaum
• Telematik: Position der Fahrzeuge und Status vom Fahrer
• Frachtpapiere wie CMR-Frachtbrief und Lieferschein
• Faktura: Rechnungen an Kunden und Gutschriften an Subunternehmer
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Kunden und Frachtbörsen

Ein Beispiel für einen etablierten Anbieter ist CarLo von Soloplan aus dem Allgäu. Laut eigener Website deckt es Auftragsmanagement, Tourenplanung, Telematik, Abrechnung und Schnittstellen ab. Preise nennt Soloplan nicht öffentlich, Stand Oktober 2026. Daneben gibt es weitere Anbieter, auch aus Österreich. Lassen Sie sich von zwei oder drei eine Vorführung mit Ihren echten Aufträgen geben.

Welche Pflichten muss die Software unterstützen?

Im Güterverkehr gibt es Regeln, die Ihre Software oder Ihre Abläufe abdecken müssen. Drei davon betreffen die tägliche Arbeit am meisten.

Für das Auslesen von Fahrerkarte und Kontrollgerät gibt es eigene Programme und Lesegeräte, oft auch als Teil der Telematik. Wichtig ist, dass Sie die Fristen im Blick behalten. Eine Erinnerung, welche Fahrerkarte bald fällig ist, gehört zu den Ergänzungen, die sich schnell bauen lassen.

Ein Hinweis zur Zeiterfassung: Für Fahrer gelten eigene Regeln zu Lenk- und Ruhezeiten, die über das Kontrollgerät laufen. Unser Zeiterfassungssystem Astra Zeit erfasst keine Lenkzeiten und liest keine Fahrtenschreiber aus. Es passt für das Lager und das Büro. Dort stempeln Mitarbeiter am PIN-Terminal, für 70 € im Monat je Standort und beliebig viele Mitarbeiter. Welche Arbeitszeiten Sie generell aufzeichnen müssen, steht im Ratgeber zur Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich.

Wo reicht die Standardsoftware nicht?

In kleinen Speditionen sehen wir oft dasselbe Bild. Die Disposition läuft im System, aber daneben gibt es Excel-Listen, WhatsApp-Gruppen und Zettel. Typische Lücken:

• Kunden rufen an und fragen, wo ihre Sendung ist.
• Fahrer schicken Fotos vom Lieferschein per Messenger, jemand ordnet sie zu.
• Frachtrechnungen von Subunternehmern werden händisch geprüft und abgetippt.
• Sonderaufträge wie Lagerung oder Umschlag stehen nur in einer Excel-Liste.
• Offene Rechnungen werden einzeln nachverfolgt, das Mahnen bleibt liegen.

Ein Beispiel für eine einfache Ergänzung ist der Zustellnachweis als Web-App. Der Fahrer öffnet am Handy den Auftrag, macht ein Foto der abgeladenen Ware und lässt den Empfänger am Bildschirm unterschreiben. Foto, Unterschrift, Uhrzeit und Position hängen sofort am Auftrag. Die Disposition sieht den Status ohne Anruf, die Rechnung kann am selben Tag raus. Eine Web-App läuft im Browser, ohne Installation aus dem App-Store.

Die Ergänzungen greifen über Schnittstellen auf Ihr Transportmanagementsystem zu, statt es zu ersetzen. Wie solche Verbindungen funktionieren, erklärt der Ratgeber zur API-Integration mit der Buchhaltung. Wenn eine Excel-Liste zum wichtigsten Werkzeug geworden ist, lesen Sie Excel ablösen durch eine eigene Anwendung.

Was bringt die Automatisierung von Frachtrechnungen?

Eingangsrechnungen von Subunternehmern haben meist ähnliche Inhalte: Auftragsnummer, Strecke, Betrag. Eine Software kann sie auslesen und mit dem Auftrag abgleichen. Nur Abweichungen landen bei einem Menschen. Wie das im Detail funktioniert, steht im Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch auslesen.

Ähnliches haben wir beim Großhändler Devpack umgesetzt, der Gastronomiebedarf vertreibt. Dort gleicht ein automatischer Ablauf die offenen Posten ab, statt dass jemand Listen vergleicht. Der Ablauf lässt sich direkt auf Speditionen und Zustelldienste übertragen.

Beispielrechnung mit Annahmen

Annahmen: Ihre Disposition beantwortet am Tag 20 Anrufe nach dem Lieferstand, je 3 Minuten. Das sind eine Stunde pro Tag oder rund 220 Stunden im Jahr. Bei 40 € pro Stunde für die Disposition sind das 8.800 € im Jahr. Ersetzt eine Statusseite für Kunden ab etwa 8.000 € alle diese Anrufe, hat sie sich nach rund einem Jahr bezahlt. Ersetzt sie nur die Hälfte, dauert es knapp zwei Jahre. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Automatisierungs-ROI-Rechner durch.

Wie läuft die Einführung ohne Stillstand?

1. Schreiben Sie einen Tag lang auf, wo in der Disposition Zeit verloren geht.
2. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, welche Schnittstellen das System hat.
3. Starten Sie mit einer Lücke, etwa dem Zustellnachweis, nicht mit allem auf einmal.
4. Testen Sie mit zwei Fahrern, bevor alle umstellen.
5. Achten Sie im Lager und am Hof auf stabiles WLAN, sonst scheitert jede App.

Stabiles WLAN in Halle und Hof richten wir im Rahmen der Netzwerktechnik ein. Mit welchen Kosten Sie für eigene Software rechnen sollten, steht im Ratgeber Was kostet Individualsoftware.

Welche Fragen sollten Sie dem Softwareanbieter stellen?

Eine Vorführung zeigt meist den schönsten Ablauf. Die wichtigen Unterschiede liegen in den Details. Diese Fragen helfen beim Vergleich:

• Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, und kostet der Zugriff extra?
• Kann ich alle Daten jederzeit exportieren, auch wenn ich kündige?
• Läuft das System in der Cloud oder auf einem Server im Büro, und wer kümmert sich um Sicherungen?
• Wie kommen Fahrer an ihre Aufträge, per App, per Telematik oder auf Papier?
• Kann das System Begleitpapiere elektronisch erzeugen und mitgeben?
• Wie werden Subunternehmer eingebunden, und wie läuft die Gutschrift?
• Was kostet jeder weitere Benutzer, jedes weitere Fahrzeug, jede weitere Schnittstelle?

Die letzte Frage ist für wachsende Betriebe die wichtigste. Ein günstiger Einstieg wird teuer, wenn jedes Fahrzeug und jeder Disponent einzeln zählt. Lassen Sie sich die Kosten für Ihre heutige Größe und für das Doppelte nennen.

Was ändert sich mit der Grenze von 2,5 Tonnen?

Seit 1. Juli 2026 brauchen laut Unternehmensserviceportal auch leichte Nutzfahrzeuge über 2,5 t ein Kontrollgerät, wenn sie grenzüberschreitend oder in der Kabotage fahren. Für Kurier- und Expressdienste mit Transportern ist das eine Umstellung. Dazu gehören Fahrerkarten, Lesegeräte und ein fester Ablauf für das Auslesen. Wer bisher nur Lkw über 3,5 t hatte, sollte prüfen, ob die vorhandene Software auch die kleineren Fahrzeuge abdeckt. Die Fristen aus § 17a AZG gelten dann genauso.

Was ist Ihr nächster Schritt?

Rechnen Sie mit dem Software-Kostenvergleich durch, was Sie heute für Transportsoftware, Telematik und Zusatzprogramme im Monat zahlen. Mehr zur Branche finden Sie auf der Seite Software für Logistik und Transport. Wenn Sie eine konkrete Lücke schließen wollen, beschreiben Sie sie kurz über die Kontaktseite. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob Individualsoftware sich lohnt oder ob Ihr bestehendes System das schon kann.