Software für Nagelstudios: Termine online buchen lassen

Was muss Software für ein Nagelstudio können?

• Online-Buchung rund um die Uhr, mit Leistung, Dauer und Preis, etwa Neumodellage, Auffüllen oder Maniküre.
• Kalender je Mitarbeiterin mit Arbeitszeiten, damit nur echte freie Zeiten angeboten werden.
• Erinnerung vor dem Termin per E-Mail oder SMS, damit Absagen früh genug kommen.
• Kundenkartei mit Notizen, etwa zu Form, Farbe oder Unverträglichkeiten, die die Kundin selbst nennt.
• Ein Weg, kurzfristig frei gewordene Termine wieder zu vergeben.
• Ein Buchungslink, der in Instagram, Google und auf der Website gleich funktioniert.

Was viele Studios nicht brauchen: eine eigene App, die Kundinnen erst installieren müssen, oder ein System mit hundert Einstellungen. Je einfacher die Buchung am Handy, desto eher wird sie genutzt.

Wie richten Sie Leistungen für ein Nagelstudio sinnvoll ein?

Die Leistungsliste entscheidet, ob die Online-Buchung funktioniert. Ist die Dauer zu knapp, gerät der Tag in Verzug. Ist sie zu großzügig, bleiben Lücken. Bewährt hat sich eine kurze Liste mit klaren Namen, die Kundinnen ohne Erklärung verstehen.

• Neumodellage und Auffüllen getrennt anlegen, weil sie unterschiedlich lange dauern.
• Zusätze wie Ablösen, Nail Art oder French als eigene Leistung oder als Aufpreis mit zusätzlicher Dauer führen.
• Für neue Kundinnen eine eigene Leistung mit etwas mehr Zeit vorsehen, damit Beratung Platz hat.
• Preise ehrlich mit „ab“ kennzeichnen, wenn sie vom Aufwand abhängen.
• Festlegen, bis wann eine Kundin online absagen kann, und das bei der Buchung anzeigen.

Diese Liste legen wir bei der Einrichtung von Astra BeautyOS gemeinsam mit Ihnen an. Sie können sie danach jederzeit selbst ändern, etwa wenn eine neue Technik dazukommt.

Wie buchen Kundinnen ein Nagelstudio online?

Selten über eine Softwareseite, fast immer über das Studio selbst. Kundinnen sehen ein Design auf Instagram, suchen „Nagelstudio in der Nähe“ auf Google oder bekommen eine Empfehlung. Entscheidend ist, dass dort ein Knopf „Termin buchen“ zu freien Zeiten führt, ohne Umweg über Telefon oder Direktnachricht. Wie Sie bei lokalen Suchen sichtbar werden, steht im Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.

Was kann Astra BeautyOS für ein Nagelstudio?

Astra BeautyOS ist unser Online-Buchungssystem für Beauty-Salons, Kosmetik-, Nagel- und Wimpernstudios. Die Buchung läuft auf Ihrer eigenen Website, in Ihren Farben und mit Ihrem Logo. Das System ist im täglichen Einsatz und wird von uns in Wien entwickelt und eingerichtet.

Die Kartei mit Fotos ab Start ist für Nagelstudios praktisch: Das letzte Design lässt sich beim nächsten Termin wieder aufrufen. Für Studios mit vielen Stammkundinnen ist Komplett gedacht, weil Lücken-Füller und Treueprogramm genau dort ansetzen. Wer allein arbeitet, startet mit Solo.

Stammkundinnen sind im Nagelstudio das Fundament, weil Auffüllen in regelmäßigen Abständen fällig wird. Eine Erinnerung an den nächsten Termin und eine freundliche Nachricht an Kundinnen, die länger nicht da waren, halten den Kalender voll. Für werbliche Nachrichten braucht es vorher eine Einwilligung. Wie Sie das umsetzen, ohne aufdringlich zu wirken, beschreibt der Ratgeber Stammkunden reaktivieren.

Wie gehen Sie mit Ausfällen um, und gibt es eine Anzahlung?

Erinnerungen bewirken vor allem eines: Absagen kommen früher, solange sich der Termin noch vergeben lässt. Im Paket Komplett findet der Lücken-Füller dann Kundinnen, die diese Behandlung schon einmal gebucht haben, und verschickt das Angebot mit einem Klick per E-Mail. Wie stark die Ausfälle bei Ihnen sinken, hängt von Ihrer Kundschaft ab. Eine pauschale Prozentzahl nennen wir deshalb nicht.

Eine Online-Anzahlung ist in Astra BeautyOS vorbereitet, aber noch nicht freigeschaltet. Bezahlt wird vorerst im Studio. Wenn Sie schon heute bei der Buchung eine Vorauszahlung verlangen wollen, bietet das etwa Shore laut Preisseite mit Vorabzahlung per Karte an (Stand Oktober 2026).

Beispielrechnung mit offenen Annahmen: Ein Studio hat pro Woche zwei Termine zu je 40 €, die ohne Absage ausfallen. Bei 48 Arbeitswochen sind das 3.840 € im Jahr. Gelingt es, ein Drittel davon durch frühere Absagen und den Lücken-Füller noch zu vergeben, sind das 1.280 €. Komplett kostet im ersten Jahr bei Jahreszahlung 1.190 € plus 760 € Einrichtung, ab dem zweiten Jahr 1.190 €. Ob sich das rechnet, zeigt erst Ihre eigene Zählung. Der No-Show-Kostenrechner rechnet mit Ihren Zahlen.

Buchungsplattform oder eigene Buchung?

Ein Marktplatz bringt Reichweite, verlangt dafür aber bei vielen Anbietern eine Provision auf neue Kundinnen. Eine eigene Buchung kostet einen festen Betrag, bringt aber von sich aus keine neuen Kundinnen. Für ein neues Studio mit vielen freien Terminen kann ein Marktplatz anfangs sinnvoll sein. Für ein Studio, dessen Termine vor allem von Stammkundinnen und Empfehlungen kommen, rechnet sich die eigene Buchung meist eher. Die Abwägung im Detail steht im Ratgeber Buchungsplattform oder eigenes Buchungssystem.

Was kostet eine Software für ein Nagelstudio?

Alle Preise netto zuzüglich 20 % USt., Stand Oktober 2026. SMS kosten 0,10 €, WhatsApp-Erinnerungen 0,06 € nach Verbrauch. Provision auf Buchungen gibt es keine. Monatlich kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende, bei einer Kündigung bekommen Sie Ihre Daten als Export. Alle Pakete stehen auf Preise und Pakete, den Vergleich mit anderen Anbietern zeigt der Beitrag Salonsoftware in Österreich im Vergleich.

Wie läuft der Umstieg?

1. Kostenlose Online-Demo mit Beispieldaten, etwa 30 Minuten.
2. Schriftliches Angebot mit Paket und Festpreis für die Einrichtung.
3. Wir legen Leistungen, Preise, Team und Arbeitszeiten an und binden die Buchung in Ihre Website ein. Bestehende Kundinnen und Termine übernehmen wir auf Wunsch ab 290 €.
4. Einschulung online, danach kommt der Buchungslink auf Website, Instagram und Google-Profil.

Braucht ein Nagelstudio eine Registrierkasse?

Ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb und Barumsätzen über 7.500 € im Jahr ja, so § 131b BAO. Kartenzahlungen und eigene Gutscheine zählen dabei als Barumsatz. Einen Beleg müssen Sie laut Unternehmensserviceportal ab dem ersten Barumsatz ausstellen. Astra BeautyOS ist keine Registrierkasse, Ihre Kasse bleibt also im Einsatz. Welche Pflichten genau gelten und welche Kassen es gibt, erklärt der Ratgeber Kassensystem für Friseure und Salons.

Was sollte die Website eines Nagelstudios zeigen?

• Preise je Leistung, offen und aktuell.
• Eine Galerie mit eigenen Arbeiten statt Stockfotos.
• Eigene Seiten für die wichtigsten Leistungen, damit Google sie einzeln findet.
• Den Buchungsknopf auf jeder Seite, auch am Handy gut sichtbar.
• Adresse, Öffnungszeiten und Anfahrt, gleich wie im Google-Profil.

Für Aysu Beauty in Wien-Favoriten haben wir eine Salon-Website mit eigenen Seiten je Behandlung gebaut; gebucht wird direkt über Astra BeautyOS. Für den Salon Make up & Beauty in Wien entstand eine Website mit Leistungen, Team und Galerie. Wenn Sie noch keine passende Website haben, kostet die Einrichtung von BeautyOS mit neuer Website 1.479 € einmalig. Mehr dazu unter Website erstellen lassen.

Nächster Schritt: Demo mit Beispieldaten

Zählen Sie einen Monat lang, wie viele Termine ausfallen und wie viele Anfragen per Telefon oder Direktnachricht kommen. Dann sehen Sie, was eine Online-Buchung bei Ihnen ändern kann. Wenn Sie Astra BeautyOS ansehen wollen, fragen Sie eine Demo an: etwa 30 Minuten online, danach eine schriftliche Einschätzung, welches Paket reicht. Was wir sonst für Beauty und Kosmetik bauen, und was Salons in Wien brauchen, steht im Beitrag Salon-Software in Wien.