Physiotherapie-Software in Österreich: Worauf achten?

Was muss eine Physiotherapie-Software in Österreich können?

Der Kern jeder Praxissoftware ist die Patientenkartei mit der Therapiedokumentation. Das MTD-Gesetz 2024 verpflichtet Angehörige der MTD-Berufe, also auch Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten, die von ihnen gesetzten Maßnahmen zu dokumentieren (§ 34 Abs. 1 MTDG). Bei freiberuflicher Arbeit sind die Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren und danach unwiederbringlich zu vernichten (§ 34 Abs. 3 MTDG). Eine gute Software muss also zwei Dinge können, die auf den ersten Blick gegensätzlich wirken: lange und sicher aufbewahren, und nach Ablauf der Frist nachvollziehbar löschen.

• Patientenkartei mit Stammdaten, ärztlicher Verordnung, Befund, Behandlungsplan und Verlauf je Einheit.
• Terminkalender je Therapeutin und Raum, mit Serienterminen für eine verordnete Anzahl an Einheiten.
• Honorarnoten mit allen Angaben, die die Krankenkasse für die Kostenerstattung verlangt.
• Aufbewahrung über zehn Jahre und eine Löschfunktion, die das Ende der Frist berücksichtigt.
• Auskunft und Kopie der Dokumentation auf Verlangen, die erste Kopie ist laut § 34 Abs. 2 MTDG kostenlos.
• Export Ihrer Daten in einem offenen Format, falls Sie den Anbieter wechseln.

Kassenvertrag oder Wahltherapie: was ändert sich?

Laut Österreichischer Gesundheitskasse verrechnen Vertragspartnerinnen und Vertragspartner ihre Honorare direkt mit der ÖGK, für Versicherte ist die Behandlung kostenlos. Wer keinen Kassenvertrag hat, arbeitet als Wahltherapeutin oder Wahltherapeut: Patientinnen und Patienten zahlen zuerst selbst und bekommen auf Antrag 80 Prozent des Tarifs zurück, den die ÖGK einer Vertragsphysiotherapeutin für dieselbe Leistung zahlt. Eine ärztliche Verordnung braucht es in beiden Fällen, eine Bewilligung ist laut ÖGK bis auf Weiteres nicht notwendig.

Für die Software heißt das: Mit Kassenvertrag brauchen Sie ein Abrechnungsmodul, das die Vorgaben Ihres Vertrags erfüllt. Das ist Spezialgebiet der Praxissoftware-Anbieter, fragen Sie dort konkret nach. Als Wahltherapeutin brauchen Sie vor allem saubere Honorarnoten. Die ÖGK verlangt darauf Behandlungsdaten, Behandlungsdauer und Diagnose, die persönlichen Daten der Patientin samt Sozialversicherungsnummer, den Stempel der Leistungserbringerin und einen Zahlungsnachweis. Das MTD-Gesetz verlangt außerdem eine klare Rechnung, die für die steuerliche Geltendmachung und die Erstattung genügt (§ 39 Abs. 4 MTDG), und dass Sie vorab über die voraussichtlichen Kosten und den Anteil der Kasse informieren (§ 39 Abs. 3 MTDG).

WAHonline: Honorarnoten direkt an die Kasse schicken

Mit WAHonline können Wahlbehandler bezahlte Honorarnoten mit Zustimmung der Patientin direkt an die Krankenkasse senden. Das Einreichen durch die Versicherten entfällt. Laut ÖGK können therapeutische Gesundheitsberufe das freiwillig nutzen. Voraussetzung sind eine Praxissoftware mit dem passenden Zusatzmodul, eine Handy-Signatur und eine ELDA-Registrierung; die Kosten für die Softwareerweiterung trägt die Praxis. Offene Honorarnoten dürfen nicht übermittelt werden, nur bezahlte. Wenn Sie Ihren Patientinnen diesen Weg anbieten möchten, gehört die Frage nach WAHonline auf Ihre Liste für die Anbieterauswahl.

Brauchen Physiotherapeuten eine Registrierkasse?

Die Registrierkassenpflicht hängt nicht vom Beruf ab, sondern von den Umsätzen. Betriebe müssen Bareinnahmen elektronisch und einzeln erfassen, sobald der Jahresumsatz 15.000 € je Betrieb erreicht und die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 BAO). Wichtig für Wahlpraxen: Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte. Wer überwiegend mit Karte kassieren lässt, ist schnell über der Grenze.

Manche Praxissoftware erstellt Belege mit der vorgeschriebenen Signatur, andere arbeiten mit einer getrennten Kasse. Beides ist zulässig, wichtig ist, dass Honorarnote und Beleg zusammenpassen. Die Grundlagen stehen im Ratgeber Registrierkassenpflicht und Software. Ob und ab wann die Pflicht für Ihre Praxis gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Wie schützt die Software Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten sind laut DSGVO Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person beziehen, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen (Art. 4 Nr. 15 DSGVO). Sie gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Datenschutzbehörde fasst zusammen, dass ihre Verarbeitung grundsätzlich verboten ist und nur mit einer Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 erlaubt ist. Für die Behandlung selbst nennt Art. 9 Abs. 2 lit. h unter anderem die Versorgung oder Behandlung im Gesundheitsbereich aufgrund eines Vertrags mit einem Angehörigen eines Gesundheitsberufs. Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht über alle in Ausübung des Berufs anvertrauten Geheimnisse (§ 36 MTDG).

• Schriftlich klären, wo die Daten liegen, wer beim Anbieter Zugriff hat und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wird.
• Eigene Zugänge je Person, mit Zwei-Faktor-Anmeldung, statt eines gemeinsamen Praxispassworts.
• Bei lokaler Installation: verschlüsselte Datensicherung außer Haus und ein regelmäßiger Test, ob sich die Daten zurückholen lassen.
• Ein Protokoll, wer wann welche Kartei geöffnet oder geändert hat.

Wie eine Sicherung aussieht, die auch einen Ransomware-Angriff übersteht, beschreibt der Ratgeber Backup-Strategie nach der 3-2-1-Regel. Wenn Sie dafür Unterstützung möchten, finden Sie unsere Festpreise unter IT-Sicherheit für kleine Betriebe.

Kriterien für den Vergleich: welche Fragen an den Anbieter?

Holen Sie die Antworten schriftlich ein und vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre, nicht nur den Monatspreis. Eine Testphase mit echten Abläufen, etwa einer Serie von zehn Einheiten bis zur fertigen Honorarnote, zeigt schneller als jede Präsentation, ob die Software zu Ihrer Praxis passt.

Cloud oder lokal installiert?

Cloud-Lösungen laufen im Browser, Updates und Sicherung übernimmt der Anbieter, und Sie können von mehreren Standorten oder bei Hausbesuchen zugreifen. Dafür brauchen Sie eine stabile Internetverbindung und einen Anbieter, dem Sie die Daten anvertrauen. Lokal installierte Programme laufen auch ohne Internet, aber Datensicherung, Updates und der Schutz des Praxisrechners liegen bei Ihnen. Für eine kleine Praxis ohne eigene IT ist die Cloud oft einfacher. Wer lokal bleibt, sollte die Betreuung des Rechners nicht dem Zufall überlassen. Das übernehmen wir in der IT-Betreuung für Büros und Praxen zu einem festen Preis je Arbeitsplatz.

Wo Astra ergänzt und wo nicht

Wir entwickeln keine Physiotherapie-Software. Für Dokumentation, Kassenabrechnung und WAHonline empfehlen wir spezialisierte Anbieter. Unsere Salon-Buchung Astra BeautyOS ist dafür ebenfalls nicht gedacht: Sie hat keine Therapiedokumentation und keine Kassenabrechnung. Was wir beitragen, kommt aus verwandten Projekten wie der Online-Buchung für Salons und unseren Websites für Betriebe in Wien:

• Eine Praxis-Website, die Kassen- oder Wahlpraxis, Kosten, Verordnung und Anfahrt erklärt. Worauf es dabei ankommt, steht im Ratgeber Website für Physiotherapeuten; wie wir Websites bauen, unter Website erstellen lassen.
• Die Online-Buchung Ihrer Praxissoftware sauber in die Website eingebunden.
• Anbindungen per Schnittstelle, etwa ein Export für die Steuerberatung, als Individualsoftware, wenn der Anbieter eine Schnittstelle bietet. Wie solche Verbindungen grundsätzlich funktionieren, zeigt der Ratgeber API-Integration mit der Buchhaltung.
• IT-Betreuung, Datensicherung und Absicherung der Konten in der Praxis.

Ausgefallene Einheiten kosten eine Praxis genauso Geld wie einen Salon. Der No-Show-Rechner ist für Salons gebaut, die Formel lässt sich aber mit Ihren eigenen Zahlen, etwa Honorar je Einheit und Ausfälle pro Woche, auf eine Praxis übertragen.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

1. Abläufe aufschreiben: von der Verordnung über die Serie bis zur Honorarnote und Erstattung.
2. Festlegen, ob Kassenabrechnung, WAHonline, Registrierkasse und Online-Termin nötig sind.
3. Drei Anbieter anfragen und die Fragen aus der Tabelle schriftlich beantworten lassen.
4. Mit Testdaten einen vollständigen Fall durchspielen, inklusive Löschung und Export.
5. Datenschutz klären: Speicherort, Auftragsverarbeitung, Zugänge. Im Zweifel mit Ihrer Datenschutzberatung.
6. Erst dann Website und Online-Buchung anpassen, damit beides zur gewählten Software passt.

Ihr nächster Schritt

Der Digitalisierungs-Check zeigt in wenigen Minuten, wo sich Digitalisierung in Ihrer Praxis zuerst lohnt. Was wir für Praxen und Gesundheitsberufe übernehmen, steht auf der Seite Digitalisierung für Gesundheit und Praxen. Wenn Sie Website, Online-Termin und IT rund um Ihre neue Praxissoftware planen, schreiben Sie uns über die Anfrage. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung mit Preisrahmen.