Belege digitalisieren für den Steuerberater: so klappt es

Die kurze Antwort: ein Ort, ein Rhythmus, ein Übergabeweg

Belege digital zu übergeben heißt nicht, den ganzen Betrieb neu zu organisieren. Es braucht drei Entscheidungen. Wo landen alle Belege, sobald sie entstehen? Bis wann im Monat gehen sie an die Kanzlei? Und auf welchem Weg? Wer diese drei Fragen einmal beantwortet, spart sich den Schuhkarton am Quartalsende und einen Großteil der Rückfragen danach.

Dieser Ratgeber ist für Unternehmerinnen und Unternehmer geschrieben, die ihre Belege an eine Steuerberatung übergeben. Wie eine Kanzlei selbst den Belegeingang ihrer Mandanten organisiert, steht im Ratgeber Kanzlei und Steuerberatung automatisieren.

Was das Gesetz zur Aufbewahrung digitaler Belege sagt

Die Bundesabgabenordnung regelt in § 132, wie lange und in welcher Form Bücher, Aufzeichnungen und Belege aufzubewahren sind. Die Frist beträgt sieben Jahre und läuft vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Darüber hinaus sind sie aufzubewahren, solange sie für ein anhängiges Verfahren Bedeutung haben.

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist ausdrücklich erlaubt. Voraussetzung ist, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit möglich ist. Liegen Unterlagen von vornherein nur elektronisch vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Wer digital aufbewahrt, muss bei einer Prüfung auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereitstellen, mit denen die Unterlagen lesbar werden, und bei Bedarf dauerhafte Wiedergaben liefern.

Ob Sie Papieroriginale nach dem Scannen vernichten, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, aber die Kanzlei kennt Ihre Situation, etwa laufende Verfahren oder Unterlagen zu Grundstücken mit längeren Fristen.

Welche Belege wie digital werden

Nicht jeder Beleg muss gescannt werden. Ein großer Teil kommt heute schon als Datei. Entscheidend ist, dass diese Datei unverändert dort landet, wo auch die Scans liegen.

Für elektronische Rechnungen nennt das Unternehmensserviceportal des Finanzministeriums drei Anforderungen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit, gesichert für sieben Jahre. Dafür genügt ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Wird eine Rechnung konvertiert, muss erkennbar bleiben, dass sich der Inhalt nicht verändert hat. Ein Papierausdruck ist laut Portal zulässig, praktischer ist es aber fast immer, die Originaldatei zu behalten. Was speziell für e-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt, steht im Ratgeber e-Rechnung an den Bund.

Ein Ablauf, der jeden Monat funktioniert

1. Eine Sammelstelle festlegen: eine eigene E-Mail-Adresse wie belege@ihrefirma.at für alle Rechnungen, die per E-Mail kommen, und einen Ordner für Scans.
2. Lieferanten diese Adresse mitteilen, damit Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern landen.
3. Papierbelege am selben Tag scannen, mit einer Scan-App am Handy oder einem Dokumentenscanner im Büro.
4. Einheitlich benennen, zum Beispiel nach Datum, Lieferant und Betrag: 2026-10-14_Lieferant_238,40.pdf.
5. Nach Jahr und Monat ablegen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt.
6. Mit der Kanzlei einen fixen Stichtag vereinbaren, etwa den 10. des Folgemonats, und an diesem Tag alles übergeben.
7. Vor der Übergabe den Kontoauszug durchgehen: Gibt es zu jeder Abbuchung einen Beleg? Fehlende gleich nachfordern.
8. Die eigene Ablage sichern, unabhängig davon, was die Kanzlei speichert.

Wichtiger als das Werkzeug ist die Regel dahinter: Jeder im Betrieb weiß, wohin ein Beleg gehört und bis wann. Ob dafür ein Ordner auf dem Server, Microsoft 365 oder das Portal der Kanzlei genutzt wird, ist zweitrangig.

Gute Scans in der Praxis

• PDF statt Foto: Scan-Apps erkennen die Ränder, begradigen das Bild und speichern mehrere Seiten in einer Datei.
• Die ganze Seite erfassen, auch Kopf- und Fußzeile mit Firmenbuchnummer und UID.
• Mehrseitige Rechnungen in eine Datei, nicht in mehrere Fotos.
• Zuschneiden und begradigen ja, Inhalte schwärzen oder ändern nie. Die Wiedergabe muss inhaltsgleich bleiben.
• Bei Thermopapier ohne Blitz scannen, damit nichts überstrahlt wird.

Wie die Belege zur Kanzlei kommen

Fragen Sie zuerst Ihre Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt. Viele Kanzleien arbeiten mit dem Portal ihrer Kanzleisoftware, und der Aufwand ist für beide Seiten am kleinsten, wenn Sie diesen Weg nutzen. Wo Ihre eigenen Programme Daten direkt liefern können, lohnt ein Blick auf Schnittstellen zur Buchhaltung.

Was sich automatisieren lässt, ohne die Kanzlei umzustellen

Ein großer Teil der Arbeit ist Sammeln, Benennen und Sortieren. Genau das lässt sich gut automatisieren, ohne dass die Kanzlei etwas ändern muss:

• Postfachregeln, die Rechnungsanhänge aus der Sammeladresse automatisch in den richtigen Monatsordner legen.
• Das Abholen von Rechnungen aus Lieferantenportalen, die keine E-Mail schicken.
• Ein Abgleich mit dem Kontoauszug, der Abbuchungen ohne Beleg auflistet.
• Eine Erinnerung an alle im Team zwei Tage vor dem Stichtag.
• Das Auslesen von Lieferant, Datum und Betrag, damit der Dateiname von selbst entsteht.

Wie das Auslesen technisch funktioniert und wo eine KI Fehler macht, beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnungen automatisch auslesen. Solche Abläufe bauen wir unter KI und Automatisierung. Einfache Postfachregeln richten Sie oft selbst ein; ob sich mehr lohnt, zeigt der KI-Potenzial-Check.

Beispielrechnung: was Ordnung im Monat spart

Eine Beispielrechnung mit Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen sollten: Ein Betrieb hat 80 Belege im Monat. Ohne feste Ablage dauern Suchen, Sortieren und Nachreichen pro Beleg im Schnitt drei Minuten, mit Sammelstelle und Stichtag eine Minute. Die Arbeitszeit kostet den Betrieb 40 € pro Stunde.

Die Differenz von rund 1.280 € im Jahr ist in diesem Beispiel nur die eigene Zeit. Nicht eingerechnet sind Rückfragen der Kanzlei, die je nach Vereinbarung zusätzlich Kosten verursachen können. Mit dem Büroaufwand-Rechner rechnen Sie das für Ihren Betrieb durch. Er ist für Handwerksbetriebe gebaut, die Logik passt aber auf jeden Betrieb mit viel Papierarbeit.

Sicherheit: Belege sind sensible Daten

Belege zeigen Kunden, Lieferanten, Preise, Kontodaten und oft auch Gehälter. Eine digitale Ablage ist bequemer als ein Ordner im Regal, aber nur so sicher wie die Zugänge dazu.

• Zwei-Faktor-Anmeldung für das Postfach und den Cloud-Speicher.
• Freigaben nur für Personen, nicht für jeden, der einen Link hat.
• Eine Datensicherung nach der Regel aus dem Ratgeber Backup-Strategie 3-2-1, denn sieben Jahre sind eine lange Zeit für eine einzige Kopie.
• Scan-Apps, die nicht dauerhaft Kopien am Handy behalten, oder verschlüsselte Geräte.
• Vor der Wahl eines Dienstes prüfen, ob Sie Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können.

Wer die Ablage für das ganze Team einrichten und laufend betreuen lassen möchte, findet das unter IT-Betreuung.

Häufige Fehler

• E-Mail-Rechnungen ausdrucken, um sie danach wieder zu scannen.
• Belege in privaten Postfächern und auf privaten Handys.
• Fotos ohne Zuordnung, bei denen später niemand weiß, zu welcher Zahlung sie gehören.
• Nur die Kanzlei hat die Belege: Endet die Zusammenarbeit, fehlt Ihnen die eigene Ablage.
• Alles am Quartalsende auf einmal statt jeden Monat ein bisschen.

Ihr nächster Schritt

Legen Sie diese Woche die Sammeladresse und den Monatsordner an und vereinbaren Sie mit Ihrer Kanzlei einen Stichtag. Wo in Ihrem Betrieb sonst noch Zeit verloren geht, zeigt der Digitalisierungs-Check. Für den automatischen Teil, also Abholen, Benennen und Abgleichen, schicken Sie uns über das Kontaktformular eine kurze Beschreibung: wie viele Belege, welche Programme, welcher Übergabeweg. Sie bekommen eine schriftliche Ersteinschätzung, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Sind Sie selbst eine Kanzlei und wollen den Belegeingang Ihrer Mandanten ordnen, lesen Sie weiter unter Kanzleien und Beratung.