Gleitzeit richtig aufzeichnen: Was gilt in Österreich?

Was ist Gleitzeit im Sinne des Gesetzes?

Gleitende Arbeitszeit liegt vor, wenn Beschäftigte innerhalb eines vereinbarten Rahmens Beginn und Ende ihrer täglichen Normalarbeitszeit selbst bestimmen (§ 4b Abs. 1 AZG). Entscheidend ist das Wort selbst. Wer jeden Tag zu einer vom Chef festgelegten Uhrzeit beginnen muss, hat keine Gleitzeit, auch wenn sie im Vertrag so heißt.

Gleitzeit braucht eine schriftliche Grundlage. In Betrieben mit Betriebsrat ist das eine Betriebsvereinbarung, ohne Betriebsrat eine schriftliche Vereinbarung mit jeder einzelnen Person (§ 4b Abs. 2 AZG). Die WKO weist darauf hin, dass eine nur mündlich vereinbarte Gleitzeit unwirksam ist und zu Nachforderungen von Überstunden führen kann. Was allgemein zur Aufzeichnungspflicht gehört, fasst der Ratgeber zur Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich zusammen. Hier geht es um das, was bei Gleitzeit dazukommt.

Was muss in der Gleitzeitvereinbarung stehen?

Die fiktive Normalarbeitszeit wird oft unterschätzt. Laut WKO dient sie dazu, Urlaub, Krankenstand und andere bezahlte Abwesenheiten zu bewerten. Fehlt sie oder ist sie unklar, weiß am Monatsende niemand, ob ein Urlaubstag am Freitag mit acht oder mit sechs Stunden zählt. Genau an dieser Stelle entstehen später Streitigkeiten über den Saldo.

Wie lang darf ein Gleitzeittag sein?

Die tägliche Normalarbeitszeit darf bei Gleitzeit zehn Stunden nicht überschreiten. Bis zu zwölf Stunden sind zulässig, wenn die Vereinbarung vorsieht, dass Zeitguthaben ganztägig verbraucht werden kann und ein Verbrauch im Zusammenhang mit einer wöchentlichen Ruhezeit nicht ausgeschlossen ist (§ 4b Abs. 4 AZG). Gemeint sind Gleittage, die sich etwa an ein Wochenende anhängen lassen. Die WKO ergänzt, dass Kollektivvertrag oder bestehende Vereinbarungen anderes vorsehen können. Prüfen Sie deshalb Ihren Kollektivvertrag, bevor Sie den Zwölf-Stunden-Tag in die Vereinbarung schreiben.

Unabhängig davon gelten die Höchstgrenzen: zwölf Stunden am Tag und 60 Stunden in der Woche, im Durchschnitt von 17 Wochen höchstens 48 Stunden (§ 9 AZG). Auch die Pause nach mehr als sechs Stunden und die tägliche Ruhezeit von elf Stunden bleiben aufrecht. Die Details stehen im Ratgeber zu Ruhepausen und Ruhezeiten nach dem AZG.

Wichtig für die Aufzeichnung: Ordnet der Arbeitgeber Stunden an, die über die Normalarbeitszeit hinausgehen, gelten diese als Überstunden (§ 4b Abs. 5 AZG). Ein freiwillig längerer Tag baut Guthaben auf, ein angeordneter Einsatz am Abend dagegen nicht. Diesen Unterschied muss die Aufzeichnung später belegen können.

Wer zeichnet bei Gleitzeit auf, wer kontrolliert?

Bei Gleitzeit ist es üblich, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen. Das Gesetz erlaubt das, verteilt die Pflichten aber klar (§ 26 Abs. 2 AZG):

• Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anleiten.
• Nach Ende jeder Gleitzeitperiode muss er sich die Aufzeichnungen aushändigen lassen und sie kontrollieren.
• Führt der Arbeitgeber die Aufzeichnungen über ein Zeiterfassungssystem, bekommen Beschäftigte nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift. Ohne System ist ihnen Einsicht zu gewähren.
• Unabhängig davon haben Beschäftigte einmal im Monat Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen, wenn sie das nachweislich verlangen (§ 26 Abs. 8 AZG).

Selbstaufzeichnung heißt also nicht, dass sich der Betrieb nicht kümmern muss. Eine Tabelle, die am Quartalsende niemand ansieht, erfüllt die Kontrollpflicht nicht. Planen Sie für jedes Periodenende einen festen Termin ein, an dem jemand die Salden durchsieht und Auffälligkeiten anspricht.

Was gehört in jeden Gleitzeit-Datensatz?

1. Datum sowie Kommen und Gehen mit der tatsächlichen Uhrzeit, nicht auf Viertelstunden gerundet.
2. Beginn und Ende der Pausen. Das entfällt nur, wenn die Pausen schriftlich fix oder in einem festen Zeitfenster vereinbart sind und davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs. 5 AZG).
3. Tagessumme und Abweichung zur fiktiven Normalarbeitszeit.
4. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankenstand oder Gleittag, jeweils mit der Stundenzahl, die dafür gutgeschrieben wird.
5. Angeordnete Überstunden mit eigener Kennzeichnung, getrennt vom Gleitzeitguthaben.
6. Laufender Saldo und am Periodenende der Übertrag, samt dem Teil, der über das vereinbarte Höchstausmaß hinausgeht.
7. Korrekturen mit Datum, Grund und der Person, die korrigiert hat.

Beispielrechnung: Saldo am Ende der Gleitzeitperiode

Annahmen für dieses Beispiel: Vollzeit mit 40 Wochenstunden, eine Gleitzeitperiode von drei Monaten und eine vereinbarte Übertragung von höchstens 20 Plusstunden. Eine Mitarbeiterin hat am Ende der Periode 28 Stunden Guthaben aufgebaut, keine davon wurde angeordnet.

Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Empfehlung für Ihre Vereinbarung. Wie der Rest abgegolten wird, ergibt sich aus Gesetz, Kollektivvertrag und Gleitzeitvereinbarung. Klären Sie das mit Ihrer Lohnverrechnung, bevor die erste Periode endet und nicht erst danach.

Gleitzeit bei Teilzeit

Auch Teilzeitkräfte können Gleitzeit haben. Für sie ist eine Regel besonders wichtig: Mehrarbeitsstunden sind nicht zuschlagspflichtig, wenn bei gleitender Arbeitszeit die vereinbarte Arbeitszeit innerhalb der Gleitzeitperiode im Durchschnitt nicht überschritten wird (§ 19d Abs. 3b Z 2 AZG). Ob ein Zuschlag fällig wird, entscheidet sich also erst am Periodenende. Ihre Zeiterfassung muss dafür die vereinbarte Teilzeit jeder Person kennen und nicht nur die Vollzeit des Betriebs.

Für Lehrlinge und andere Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Arbeitszeitgesetz nicht, sondern das Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz. Laut WKO können sie nicht von einer Gleitzeitvereinbarung erfasst werden. Legen Sie für sie in der Zeiterfassung ein eigenes Arbeitszeitmodell an.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Mündliche Gleitzeit: Ohne schriftliche Vereinbarung fehlt die Grundlage, laut WKO drohen dann Nachforderungen von Überstunden.
• Rahmen nur auf dem Papier: Stempeln viele regelmäßig außerhalb des Gleitzeitrahmens, stimmt entweder der Rahmen oder die Praxis nicht.
• Kein Stichtag: Wird der Saldo nie zum Periodenende gezogen, wachsen Guthaben unbemerkt an und werden irgendwann teuer.
• Angeordnetes und freiwilliges Mehr vermischt: Dann lässt sich nicht mehr belegen, welche Stunden Überstunden waren.
• Fehlende Kontrolle: Die Pflicht nach § 26 Abs. 2 AZG bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn das Team selbst stempelt.

Tabelle oder Zeiterfassungssystem?

Für ein kleines Büro mit fünf Personen kann eine sauber geführte Tabelle reichen, wenn jemand sie am Periodenende tatsächlich prüft. Je mehr Personen, Teilzeitmodelle und Standorte, desto mehr spricht für ein System, das Tagessummen und Salden selbst rechnet. Einen Überblick über Systeme und ihre Preismodelle gibt der Zeiterfassung-Vergleich für Österreich. Ob ein fixes Terminal oder eine App besser zu Ihrem Betrieb passt, klärt der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App?.

Astra Zeit, die Zeiterfassung von Astra IT Solutions, erfasst Kommen, Gehen und Pausen am Terminal mit PIN und rechnet mit Soll-Stunden je Mitarbeiter. Arbeitszeitmodelle mit festem Dienstplan oder nach Absprache lassen sich je Person einstellen, die Berichte gehen als PDF, Excel oder CSV an die Lohnverrechnung. Eine vollständige Lohnverrechnung ist nicht enthalten. Ob Ihre Gleitzeitperiode und Ihre Übertragungsgrenzen genau so abgebildet werden können, wie sie in Ihrer Vereinbarung stehen, prüfen wir in der Demo anhand Ihres Textes. Wie Astra Zeit bei drei Betrieben eingerichtet ist, zeigt das Projekt Zeiterfassung mit Kiosk für mehrere Betriebe. Der Preis liegt bei 70 € pro Monat netto für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern, alle Details stehen auf der Preisseite.

Ihr nächster Schritt

Legen Sie Ihre Gleitzeitvereinbarung neben die Tabelle oben und prüfen Sie, ob Ihre Aufzeichnung alle vier Pflichtinhalte abbildet. Wenn nicht, schicken Sie uns die Vereinbarung ohne Namen über das Anfrageformular. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, ob Astra Zeit sie abbilden kann. Wo es im Betrieb sonst noch hakt, zeigt der kostenlose Digitalisierungs-Check.