Urlaubsanspruch digital verwalten: Was Betriebe wissen müssen

Wie viel Urlaub steht zu?

Das Urlaubsgesetz rechnet in Werktagen, also Montag bis Samstag. Pro Arbeitsjahr gebühren 30 Werktage, nach Vollendung des 25. Dienstjahres 36 Werktage (§ 2 Abs. 1 UrlG). Wer regelmäßig an weniger als sechs Tagen arbeitet, bekommt den Anspruch laut WKO in Arbeitstage umgerechnet. Kollektivverträge können mehr Urlaub vorsehen, nicht weniger.

Die mittlere Spalte entspricht der Umrechnung der WKO. Die rechte Spalte ist unsere eigene Umrechnung nach demselben Verhältnis, also sechs Wochen Urlaub statt fünf. Laut WKO kann auch eine wertneutrale Umrechnung in Stunden vereinbart werden. Das passt zu Teilzeitkräften mit unterschiedlich langen Tagen, macht die Aufzeichnung aber aufwändiger.

Eine wichtige Ausnahme: Für Arbeitsverhältnisse, auf die das Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz anzuwenden ist, gilt das Urlaubsgesetz nicht (§ 1 Abs. 2 Z 6 UrlG). Dort rechnet die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse über Anwartschaftswochen ab. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Arbeitszeit auf der Baustelle.

Wann entsteht der Anspruch?

In den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres entsteht der Anspruch anteilig, nach sechs Monaten in voller Höhe. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der gesamte Jahresurlaub gleich zu Beginn des Arbeitsjahres (§ 2 Abs. 2 UrlG). Das Urlaubsjahr ist grundsätzlich das Arbeitsjahr und beginnt mit dem Eintrittsdatum.

Viele Betriebe wollen alle Urlaube auf das Kalenderjahr umstellen. Das geht per Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder, ohne Betriebsrat, per schriftlicher Einzelvereinbarung (§ 2 Abs. 4 UrlG). Für den Umstellungszeitraum gelten eigene Berechnungsregeln, die im Gesetz stehen. Eine digitale Urlaubsverwaltung braucht deshalb für jede Person das Eintrittsdatum und, falls umgestellt wurde, den Stichtag der Umstellung.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Eine Mitarbeiterin mit Fünf-Tage-Woche tritt am 1. März ein. Nach drei Monaten hat sie ein Viertel der Dienstzeit des ersten Arbeitsjahres zurückgelegt, also 25 × 3 ÷ 12 = 6,25 Arbeitstage. Ab 1. September hat sie den vollen Anspruch von 25 Arbeitstagen. Wie Bruchteile gerundet werden, klären Sie mit Ihrer Lohnverrechnung und Ihrem Kollektivvertrag.

Wie wird Urlaub vereinbart?

• Der Zeitpunkt des Urlaubs wird zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten vereinbart, mit Rücksicht auf den Betrieb und die Erholung. Er soll möglichst bis zum Ende des Urlaubsjahres verbraucht werden können (§ 4 Abs. 1 UrlG).
• Der Urlaub kann in zwei Teilen verbraucht werden, ein Teil muss mindestens sechs Werktage betragen (§ 4 Abs. 3 UrlG). In der Praxis werden oft mehr Teile vereinbart; halten Sie diese Vereinbarung fest.
• Für Zeiten, in denen bereits bekannt ist, dass jemand krank oder anders verhindert sein wird, darf kein Urlaub vereinbart werden (§ 4 Abs. 2 UrlG).
• Wer im Urlaub länger als drei Kalendertage krank ist, dem werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn er die Erkrankung meldet und ein ärztliches Zeugnis vorlegt (§ 5 UrlG).
• In Betrieben mit Betriebsrat gibt es für längere Urlaube ein eigenes Verfahren, wenn sich beide Seiten nicht einigen (§ 4 Abs. 4 UrlG).

Weil Urlaub vereinbart wird, ist der digitale Antrag mit Freigabe mehr als Bequemlichkeit. Er dokumentiert, wer wann was beantragt und wer zugestimmt hat. Das hilft, wenn Monate später unklar ist, ob ein Tag als Urlaub oder als Zeitausgleich gebucht war.

Welche Aufzeichnungen verlangt das Urlaubsgesetz?

Die Pflicht ist laut § 8 Abs. 2 UrlG auch dann erfüllt, wenn diese Angaben aus Aufzeichnungen hervorgehen, die Sie ohnehin für andere Zwecke führen. Zeiterfassung und Lohnverrechnung müssen also nicht doppelt aufzeichnen, sie müssen nur zusammenpassen. Ein Export der Urlaubsliste für die Lohnverrechnung am Monatsende ist dafür der einfachste Weg.

Wann verjährt Urlaub und was müssen Sie tun?

Der Urlaubsanspruch verjährt nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Bei Karenz nach Mutterschutzgesetz oder Väter-Karenzgesetz verlängert sich die Frist um die Dauer der Karenz (§ 4 Abs. 5 UrlG). Laut WKO wird jeder Urlaubsverbrauch auf den ältesten noch offenen Anspruch angerechnet.

Beispielrechnung: Wer am 1. Juli 2025 eingetreten ist, hat ein Urlaubsjahr vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026. Der Urlaub aus diesem Jahr kann bis 30. Juni 2028 verbraucht werden. Die WKO weist allerdings auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs hin (EuGH 22.09.2022, C-120/21): Der Betrieb muss Beschäftigte zum Verbrauch auffordern und über einen drohenden Verfall informieren, erst dann kann der Anspruch verjähren. Eine Erinnerung aus dem System, die Sie dokumentiert verschicken, hilft genau dabei.

Zwei weitere Regeln gehören in jede Urlaubsverwaltung: Vereinbarungen, die Geld für nicht verbrauchten Urlaub vorsehen, sind unwirksam (§ 7 UrlG). Endet das Arbeitsverhältnis, gebührt für offenen Urlaub eine Ersatzleistung (§ 10 UrlG), die die Lohnverrechnung aus dem aktuellen Resturlaub berechnet.

Liste, Kalender oder System?

Bausteine einer guten digitalen Urlaubsverwaltung

1. Stammdaten je Person: Eintrittsdatum, Arbeitstage pro Woche, angerechnete Vordienstzeiten und das geltende Urlaubsjahr.
2. Antrag mit Begründungsfeld und digitaler Unterschrift, damit die Vereinbarung nach § 4 UrlG dokumentiert ist.
3. Freigabe durch eine zuständige Person, mit Blick auf den Abwesenheitskalender des Teams.
4. Umbuchung bei Krankheit im Urlaub, mit hochgeladener Bestätigung, die nur Zuständige sehen.
5. Feiertage im Kalender, damit sie nicht als Urlaubstag zählen.
6. Export für die Lohnverrechnung und eine Liste der offenen Ansprüche, damit Sie rechtzeitig an den Verbrauch erinnern können.

Krankenstandsbestätigungen und Abwesenheitsgründe sind sensible Daten. Wer im System was sehen darf, sollte vor der Einführung feststehen. Worauf Sie dabei achten sollten, beschreibt der Ratgeber Zeiterfassung und Datenschutz.

So bildet Astra Zeit Urlaub ab

In Astra Zeit beantragen Mitarbeiter Urlaub und andere Abwesenheiten im Mitarbeiterportal und unterschreiben den Antrag digital. Krankenstandsbestätigungen lassen sich hochladen. Die Verwaltung genehmigt oder lehnt mit einem Klick ab und sieht alle Abwesenheiten im Kalender. Feiertage werden synchronisiert. Urlaubs- und Abwesenheitslisten gehen als PDF, Excel oder CSV an die Lohnverrechnung, für einzelne Mitarbeiter oder den ganzen Betrieb.

Was Astra Zeit nicht macht: Das Urlaubsentgelt und die Ersatzleistung bei Austritt berechnet weiterhin Ihre Lohnverrechnung, denn eine Lohnverrechnung ist nicht enthalten. Meldungen an die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse ersetzt Astra Zeit ebenfalls nicht. Wie das System in drei Betrieben aus Großhandel und Gastronomie eingerichtet ist, zeigt das Projekt Zeiterfassung mit Kiosk für mehrere Betriebe. Die Kosten: 70 € pro Monat netto für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern, 50 € pro Monat bei Jahreszahlung, jeder weitere Standort 15 €. Alles Weitere steht auf der Preisseite. Wie sich Urlaub mit Gleitzeitguthaben verträgt, erklärt der Ratgeber Gleitzeit richtig aufzeichnen; Anbieter und Preismodelle im Überblick zeigt der Zeiterfassung-Vergleich.

Ihr nächster Schritt

Ziehen Sie aus Ihrer heutigen Liste die offenen Urlaubsansprüche je Person und prüfen Sie, welche älter als ein Urlaubsjahr sind. Das sind die Fälle, bei denen Sie jetzt dokumentiert an den Verbrauch erinnern sollten. Die allgemeinen Pflichten zur Arbeitszeit stehen im Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich. Eine Demo von Astra Zeit mit Beispieldaten können Sie über das Anfrageformular anfragen, ob sich der Umstieg lohnt, zeigt der Digitalisierungs-Check.