Zeiterfassung und Datenschutz: Wann braucht es den Betriebsrat?

Welche Daten eine Zeiterfassung wirklich braucht

Die DSGVO verlangt, dass nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck nötig sind, dass sie nur für diesen Zweck verwendet und nicht länger als nötig gespeichert werden (Art. 5 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO). Für eine Zeiterfassung ist der Zweck klar: die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz erfüllen und die Lohnverrechnung beliefern. Was der Ratgeber zur Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich als Pflichtinhalt beschreibt, ist damit gedeckt. Alles darüber hinaus braucht eine eigene Begründung.

Auf welcher Rechtsgrundlage?

Für die Pflichtdaten ist die Rechtsgrundlage die rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), nicht eine Einwilligung. Eine Einwilligung passt hier nicht, weil die Aufzeichnung ohnehin vorgeschrieben ist und nicht davon abhängen kann, ob jemand zustimmt. Unabhängig davon gelten die üblichen Pflichten:

• Beschäftigte informieren, welche Daten zu welchem Zweck wie lange verarbeitet werden (Art. 13 DSGVO).
• Die Zeiterfassung in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen (Art. 30 DSGVO).
• Mit dem Softwareanbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen, wenn er die Daten in Ihrem Auftrag speichert (Art. 28 DSGVO).
• Wer Zugriff hat, ist zum Datengeheimnis verpflichtet und darüber zu belehren (§ 6 DSG).
• Beschäftigte haben einmal im Monat Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen (§ 26 Abs. 8 AZG) und zusätzlich die Betroffenenrechte der DSGVO.

Wann braucht es die Zustimmung des Betriebsrats?

Die Arbeiterkammer nennt die Fälle nach § 96 ArbVG zustimmungspflichtige und die nach § 96a ArbVG ersetzbare Betriebsvereinbarungen. Der Unterschied ist praktisch wichtig: Verweigert der Betriebsrat bei einem Fall nach § 96a die Zustimmung, kann der Arbeitgeber die Schlichtungsstelle anrufen. Bei einem Kontrollsystem nach § 96 geht das nicht. Eine solche Betriebsvereinbarung kann außerdem, wenn sie keine Geltungsdauer festlegt, von beiden Seiten jederzeit ohne Frist schriftlich gekündigt werden (§ 96 Abs. 2 ArbVG).

Auch ohne Kontrollfunktion kommt der Betriebsrat ins Spiel: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage sind laut Arbeiterkammer Gegenstand einer erzwingbaren Betriebsvereinbarung. Wer mit der neuen Zeiterfassung auch neue Arbeitszeitregeln einführt, sollte beides zusammen besprechen.

Und in Betrieben ohne Betriebsrat?

Dann gilt § 10 AVRAG: Kontrollmaßnahmen und technische Systeme, die die Menschenwürde berühren, sind nur mit Zustimmung der einzelnen Arbeitnehmerin oder des einzelnen Arbeitnehmers zulässig. Diese Zustimmung kann, wenn keine schriftliche Vereinbarung über ihre Dauer besteht, jederzeit ohne Frist schriftlich widerrufen werden (§ 10 Abs. 2 AVRAG). Für ein solches System brauchen Sie also die Zustimmung jeder Person, und Sie müssen damit leben, dass sie zurückgenommen werden kann. Eine schlichte Zeiterfassung mit PIN, die nur die Pflichtdaten speichert, fällt nach dem OGH-Urteil unten nicht in diese Kategorie; die Grenze ist im Einzelfall aber rechtlich zu prüfen.

Fingerabdruck und Gesichtserkennung: warum das heikel ist

Fingerabdrücke und Gesichtsbilder, die mit technischen Verfahren zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden, sind biometrische Daten (Art. 4 Nr. 14 DSGVO). Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur in den Ausnahmefällen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO erlaubt.

Der Oberste Gerichtshof hat 2006 über einen Fingerscanner zur Erfassung der Kommens- und Gehenszeiten entschieden (OGH 9 ObA 109/06d). Ergebnis: Die biometrische Vermessung samt täglichem Abgleich erreicht im Verhältnis zum vergleichsweise trivialen Ziel eine Intensität, die die Menschenwürde berührt. Die Einführung ist daher nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG zustimmungspflichtig, und das ohne Zustimmung eingeführte System war rechtswidrig. Der OGH betont außerdem die Fürsorgepflicht: Der Arbeitgeber muss das schonendste Kontrollmittel wählen, das noch zum Ziel führt, und nennt herkömmliche Systeme wie Magnetkarten als Beispiel.

Dazu kommt die Verordnung der Datenschutzbehörde über Verarbeitungen, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist. Sie nennt die Verarbeitung biometrischer Daten ausdrücklich als Fall, in dem eine solche Abschätzung jedenfalls nötig ist (§ 2 Abs. 2 Z 4 DSFA-V). Für Beschäftigungsverhältnisse enthält die Verordnung eine Sonderregel, wenn eine Betriebsvereinbarung vorliegt. Unser Fazit: Für die reine Arbeitszeiterfassung ist Biometrie in Österreich schwer zu begründen. Wer sie trotzdem einsetzen will, sollte vorher rechtlich beraten werden.

Astra Zeit verwendet keine Biometrie. Gestempelt wird mit einer persönlichen PIN an einem Tablet, das als Terminal an den Betrieb gebunden ist.

Ehrlich gesagt hat auch die PIN einen Nachteil: Sie lässt sich an Kollegen weitergeben. Dagegen helfen ein gut sichtbarer Standort des Terminals, ein Abgleich mit dem Dienstplan und eine klare Regel im Team. Die Gerätebindung von Astra Zeit verhindert, dass jemand von zu Hause aus stempelt. Welche Vor- und Nachteile Terminal und App sonst haben, vergleicht der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App?.

Standortdaten aus der Handy-App

Manche Apps speichern beim Stempeln den GPS-Standort. Die DSFA-V nennt Standortdaten und die Verarbeitung von Daten von Arbeitnehmern jeweils als Kriterien, die zusammen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich machen (§ 2 Abs. 3 Z 3 und 4 DSFA-V); auch hier gilt für Beschäftigte die Sonderregel bei einer Betriebsvereinbarung sinngemäß. Fragen Sie sich vorher, ob Sie den Standort wirklich brauchen oder ob eine Angabe der Baustelle oder des Kunden reicht. Für Teams auf wechselnden Einsatzorten beschreibt das der Ratgeber Arbeitszeit auf der Baustelle. Astra Zeit arbeitet mit PIN am gebundenen Terminal, eine Ortung per GPS gehört laut Produktbeschreibung nicht zum Funktionsumfang.

Was in eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung gehört

1. Zweck: Erfüllung der Aufzeichnungspflichten und Weitergabe an die Lohnverrechnung, sonst nichts.
2. Erfasste Daten: abschließende Liste, einschließlich der Art der Identifikation am Terminal.
3. Zugriffsrechte: Wer sieht Zeiten, wer Abwesenheitsgründe, wer Krankenstandsbestätigungen.
4. Ausgeschlossene Auswertungen: keine Leistungs- oder Verhaltensprofile, kein Abgleich mit anderen Systemen.
5. Speicherdauer und Löschung, abgestimmt mit der Lohnverrechnung.
6. Korrekturen: nur mit Protokoll und Begründung, Einsicht für die betroffene Person.
7. Information und Übermittlung an Beschäftigte, inklusive des monatlichen Anspruchs nach § 26 Abs. 8 AZG.
8. Änderungen am System: vorherige Information des Betriebsrats.

Betriebsvereinbarungen sind laut Arbeiterkammer schriftlich abzuschließen und im Betrieb kundzumachen. Auch ohne Betriebsrat lohnt es sich, dieselben Punkte als schriftliche Information für das Team festzuhalten. Das schafft Vertrauen und beantwortet die meisten Fragen, bevor sie gestellt werden. Bei Urlaubsanträgen und Abwesenheiten gilt dasselbe, siehe den Ratgeber Urlaubsanspruch digital verwalten.

Fragen an jeden Anbieter, auch an uns

• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wo stehen die Server?
• Welche Rollen und Rechte lassen sich vergeben, und lässt sich der Zugriff auf Abwesenheitsgründe einschränken?
• Werden Korrekturen protokolliert?
• Gibt es Funktionen wie Ortung oder Fotos beim Stempeln, und lassen sie sich abschalten?
• Wie bekommen Sie bei einer Kündigung alle Daten heraus, und wann werden sie danach gelöscht?

Bei Astra Zeit bekommt jeder Betrieb eine eigene Instanz, und bei einer Kündigung erhalten Sie Ihre Daten als Export. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Angaben zum Hosting schicken wir Ihnen vor dem Angebot. Wie das System bei drei Betrieben eingerichtet ist, zeigt das Projekt Zeiterfassung mit Kiosk für mehrere Betriebe. Einen Überblick über andere Anbieter gibt der Zeiterfassung-Vergleich für Österreich. Allgemeine Grundlagen zur Absicherung von Firmensoftware stehen im Ratgeber IT-Sicherheit für KMU.

Ihr nächster Schritt

Schreiben Sie die Datenkategorien Ihrer heutigen oder geplanten Zeiterfassung in die Tabelle oben und markieren Sie alles, was über die Pflicht hinausgeht. Das ist die Liste, die Sie mit Betriebsrat, Team oder Rechtsberatung besprechen sollten. Wie gut Ihre IT insgesamt aufgestellt ist, zeigt der IT-Sicherheits-Check. Fragen zu Astra Zeit beantworten wir schriftlich über das Anfrageformular.