Zeiterfassung per Terminal oder App: Was passt zu Ihrem Betrieb?

Welche Arten zu stempeln gibt es?

Rechtlich ist keine Form vorgeschrieben. § 26 Arbeitszeitgesetz verlangt Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden. Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung genügt es, Abweichungen laufend aufzuzeichnen und die Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen (§ 26 Abs. 5a AZG). Die Pflichten im Detail erklärt der Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich.

Wann ist ein Terminal die bessere Wahl?

• Alle beginnen und enden am selben Ort. Wer kommt, stempelt am Eingang, und die Zeit ist dort erfasst, wo gearbeitet wird.
• Mitarbeiter sollen ihr privates Handy nicht verwenden müssen. Das ist in Gastronomie und Handel oft gewünscht, etwa bei Aushilfen.
• Es gibt viele wechselnde Kräfte. Ein Terminal braucht keine App-Installation je Person, nur eine PIN oder Karte.
• Stempeln von zu Hause soll nicht möglich sein. Ein an den Betrieb gebundenes Gerät verhindert das.

Der Nachteil: Ein PIN-Terminal verhindert nicht, dass jemand für eine Kollegin stempelt, wenn die PIN weitergegeben wird. Das ist eine Frage der Regeln im Betrieb, nicht der Technik. Karten und Chips haben dasselbe Problem. Biometrische Verfahren wie der Fingerabdruck lösen es, werfen aber deutlich mehr Datenschutzfragen auf. Klären Sie das vor dem Kauf mit Ihrer Datenschutzberatung.

Wann ist eine App am Handy besser?

• Mitarbeiter fahren direkt zum Kunden oder zur Baustelle und kommen selten in den Betrieb.
• Vor Ort gibt es oft kein Netz. Dann braucht die App einen Offline-Modus, der später überträgt. TimeTac schreibt das für alle seine Apps, Clockodo listet mobile Apps mit Offline-Funktion.
• Neben der Arbeitszeit sollen Auftrags- oder Projektzeiten erfasst werden.

Der Nachteil: Ohne Firmenhandy stempeln Mitarbeiter am privaten Gerät. Das muss man vereinbaren, und nicht alle wollen es. Dazu kommt die Frage, ob eine App den Standort erfasst. Ortungsfunktionen gehen über die reine Arbeitszeit hinaus. In Betrieben mit Betriebsrat brauchen Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren, dessen Zustimmung (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG).

Für Handwerksbetriebe gibt es einen dritten Weg: Die Zeit wird gleich im Arbeitsprotokoll am Handy erfasst. In Astra Craft Pro erfassen Monteure Zeit, Material und Fotos vor Ort, auch ohne Netz, und das Protokoll wird zur Rechnung. Mehr dazu im Beitrag Arbeitszeit auf der Baustelle aufzeichnen.

Was kostet ein Terminal, was eine App?

Die Hardware ist bei einer Tablet-Lösung meist der kleinere Posten. Entscheidend ist das Preismodell der Software: Pro Kopf rechnet sich bei kleinen Teams, eine Pauschale bei vielen Mitarbeitern. Die Zahlen für 10 und 30 Personen stehen im Beitrag Zeiterfassung in Österreich im Vergleich.

Was passt zu welcher Branche?

Wer die Lage der Arbeitszeit und den Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend in der Wohnung arbeitet, muss laut § 26 Abs. 3 AZG nur die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzeichnen. Für reine Homeoffice-Teams ist ein Stempelterminal dann überdimensioniert.

Was gilt beim Datenschutz und mit Betriebsrat?

Eine Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten. In Betrieben mit Betriebsrat braucht die Einführung von Systemen, die Daten über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinaus automatisiert verarbeiten, nach § 96a ArbVG dessen Zustimmung. Keine Zustimmung ist nötig, soweit die Daten nur für Pflichten aus Gesetz, Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag verwendet werden. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, ist eine rechtliche Frage: Klären Sie das mit Betriebsrat, Interessenvertretung oder Anwalt, bevor Sie Geräte kaufen.

• Nur erfassen, was für die Arbeitszeit nötig ist: Beginn, Ende, Pausen, Abwesenheiten.
• Zugriff nur für die zuständigen Personen.
• Keine Ortung, wenn sie nicht gebraucht wird.
• Den Anbieter nach Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Speicherort und Datenexport bei Kündigung fragen. TimeTac etwa nennt ISO 27001 und Server in der EU, stempeln.at EU-Hosting.

Mehr dazu steht im Beitrag Zeiterfassung, Datenschutz und Betriebsvereinbarung.

Wie funktioniert das Terminal bei Astra Zeit?

1. Ein Tablet mit aktuellem Browser wird einmalig an Ihren Betrieb gebunden. Auf einem fremden Gerät lässt sich nicht stempeln.
2. Mitarbeiter stempeln mit ihrer PIN Kommen, Gehen und Pause und können sich am Terminal krank melden.
3. Fehlt die Pflichtpause, ergänzt das System sie. Soll-Stunden, Feiertage und Abwesenheiten werden berücksichtigt.
4. Urlaub beantragen und unterschreiben die Mitarbeiter digital im Portal, dort laden sie auch Krankenstandsbestätigungen hoch.
5. Am Monatsende geht der Bericht als PDF, Excel oder CSV an die Lohnverrechnung.

Astra Zeit kostet 70 € pro Monat für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern, 50 € bei Jahreszahlung, jeder weitere Standort 15 €. Die Einrichtung ab 290 € umfasst das Binden des Terminals und eine Stunde Einschulung. Wer vor allem unterwegs stempelt und eine App mit Offline-Modus braucht, ist bei TimeTac oder Clockodo besser aufgehoben. Alle Preise stehen auf Preise und Pakete.

Wie führen Sie die neue Zeiterfassung ein?

Ob Terminal oder App: Die meisten Probleme entstehen nicht in der Software, sondern bei der Einführung. Mitarbeiter vergessen zu stempeln, wissen nicht, wie sie einen Fehler melden, oder fühlen sich überwacht. Mit diesen Schritten läuft der Umstieg ruhiger.

1. Regeln festlegen: Wann wird gestempelt, beim Betreten des Betriebs oder beim Arbeitsbeginn am Platz? Wie werden Pausen erfasst? Wer korrigiert vergessene Buchungen?
2. Mitarbeiter informieren, bevor das Gerät hängt. Erklären Sie, welche Daten erfasst werden und wer sie sieht. In Betrieben mit Betriebsrat gehört dieser Schritt an den Anfang.
3. Den Platz für das Terminal wählen: am Eingang oder beim Personalraum, mit Strom und stabilem WLAN, gut erreichbar auch zu Schichtbeginn, wenn viele gleichzeitig kommen.
4. Zwei bis vier Wochen parallel laufen lassen: Stundenzettel und neues System nebeneinander, dann vergleichen. So finden Sie Lücken, bevor die erste Abrechnung davon abhängt.
5. Den ersten Monatsbericht gemeinsam mit der Lohnverrechnung prüfen, bevor Sie die alte Lösung abschalten.

Planen Sie für die ersten Wochen etwas Zeit für Rückfragen ein. Wer am Anfang vergessene Buchungen geduldig nachträgt und erklärt, hat nach einem Monat meist ein System, das ohne Nachfragen läuft. Hängen Sie neben das Terminal einen kurzen Zettel mit den wichtigsten Regeln und dem Namen der Person, die Korrekturen freigibt. Das erspart viele Rückfragen in der ersten Woche.

Nächster Schritt

Zählen Sie, wie viele Mitarbeiter im Betrieb beginnen, wie viele unterwegs und an wie vielen Standorten. Dann vergleichen Sie Pauschale und Pro-Kopf-Preis im Software-Kostenvergleich. Das Terminal von Astra Zeit zeigen wir Ihnen gern in einer kostenlosen Online-Demo: Demo anfragen.