Hofladen digital: Kassenpflicht, SB-Kasse und Onlineshop

Braucht ein Hofladen eine Registrierkasse?

Die allgemeine Regel steht in § 131b BAO: Kassenpflicht ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn davon mehr als 7.500 € bar oder mit Karte bezahlt werden. Für die Land- und Forstwirtschaft macht der Erlass des Finanzministeriums vom 29. September 2026 wichtige Unterscheidungen. Er ist die Auslegung der Finanzverwaltung, keine eigene gesetzliche Regel, aber in der Praxis maßgeblich.

• Vollpauschalierung und Umsatzsteuer nach § 22 UStG: keine Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht für diese Umsätze. Die Pflicht zur Rechnung an Unternehmer bleibt.
• Urprodukte wie Obst, Gemüse, Eier oder Rohmilch: bei Vollpauschalierung befreit.
• Be- und verarbeitete Produkte wie Säfte, Most, Käse oder Speck: grundsätzlich alle Pflichten, wenn die Grenzen erreicht sind.
• Teilpauschalierte Tätigkeiten wie Almausschank, Buschenschank oder Zimmervermietung mit Frühstück: grundsätzlich alle Pflichten.
• Wer zur Regelbesteuerung optiert oder die Grenze für § 22 UStG überschreitet, verliert diese Befreiung.

Wo genau ein Produkt als Urprodukt endet und als Verarbeitung beginnt, regeln die Einkommensteuerrichtlinien. Klären Sie Ihre Einstufung mit Ihrer Steuerberatung oder der Landwirtschaftskammer, bevor Sie eine Kasse kaufen.

Gilt für den Verkauf ab Hof die Kalte-Hände-Regelung?

Meist nicht. Die Kalte-Hände-Regelung erlaubt einen vereinfachten Kassasturz bis 45.000 € Nettoumsatz im Jahr, aber nur für Umsätze im Freien, die nicht mit festen Räumen verbunden sind. Der Erlass nennt den Verkauf von Obst und Gemüse ab Hof ausdrücklich als Umsatz in Verbindung mit festen Räumen. Ein Verkaufsstand vor dem Hof zählt also in der Regel wie der Laden selbst.

Anders ist es am Bauernmarkt. Umsätze außerhalb des Betriebs gelten als mobile Umsätze. Dort stellen Sie händisch Belege mit Durchschrift aus und erfassen die Umsätze nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Kasse. Das regelt § 7 der Barumsatzverordnung.

Was gilt für Selbstbedienung mit Kassabox oder Automat?

Viele Hofläden arbeiten ohne Personal: Die Kunden nehmen die Ware und werfen das Geld in eine Kassabox. Der Erlass behandelt solche Selbstbedienungsgeschäfte wie Automatenumsätze. Es reicht dann, den Inhalt der Kassabox zu zählen und aufzuschreiben. Als Beispiele nennt der Erlass das Selbstpflücken und den Verkauf gegen Einwurf in eine Box.

Für Warenautomaten gilt nach § 4 der Barumsatzverordnung: Liegt der Einzelumsatz bei höchstens 20 €, besteht für den Automaten keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Sie müssen die Umsätze aber mindestens alle sechs Wochen zählen und aufzeichnen. Für Automaten, die vor 2016 in Betrieb gingen, gelten ab 1. Jänner 2027 dieselben Regeln.

Ein Punkt wird oft übersehen. Die Erleichterungen der Barumsatzverordnung gelten nur, soweit Sie keine Einzelaufzeichnungen führen. Eine digitale SB-Kasse mit Tablet und Kartenterminal erfasst aber jeden Verkauf einzeln. Ist der Betrieb kassenpflichtig, muss diese SB-Kasse daher die Anforderungen an eine Registrierkasse erfüllen.

Was gilt für einen Bauernladen mehrerer Höfe?

Verkaufen mehrere Landwirte gemeinsam in einem Laden, darf eine gemeinsame Kasse verwendet werden. Laut Erlass braucht dann jeder Unternehmer ein eigenes Datenerfassungsprotokoll und eine eigene Signatureinheit. Verkauft der Laden offen im Namen der einzelnen Höfe, gelten diese Umsätze als durchlaufende Posten und sind auf dem Beleg auszuweisen. Für den gemeinsamen Bauernladen mit Erfüllungsgehilfen gilt bei der Nacherfassung eine Frist von einer Woche.

Lohnt sich ein Onlineshop für den Hofladen?

Für viele Direktvermarkter ist der erste Schritt kein großer Shop, sondern eine Vorbestellung. Kunden wählen online die Wochenkiste oder das Fleischpaket und holen am Freitag ab. Das spart Telefonate und Sie wissen vorher, wie viel Sie vorbereiten müssen.

Wichtig für die Kasse: Ein Onlineshop ist von der Registrierkassenpflicht befreit, wenn die Kunden nicht direkt bar bezahlen. Zahlen sie online, brauchen Sie dafür keine Kasse, Belege aber schon. Zahlen sie erst bei der Abholung bar oder mit Karte, ist das ein normaler Barumsatz im Hofladen. Und ein Vorteil bei Lebensmitteln: Für schnell verderbliche Waren gibt es nach § 18 FAGG kein Rücktrittsrecht bei Bestellungen im Fernabsatz.

Was ein Shop insgesamt kostet und welche Gebühren die Shopsysteme verlangen, steht im Ratgeber Onlineshop erstellen lassen: Kosten. Unseren Onlineshop-Service gibt es mit Shopify oder WooCommerce zum Festpreis. Für einen kleinen Hof reicht oft eine Website mit Vorbestellung.

Beispielrechnung: Lohnt sich die Vorbestellung?

Annahmen: Sie nehmen heute 25 Bestellungen pro Woche am Telefon an, je 4 Minuten. Das sind 100 Minuten pro Woche oder rund 80 Stunden im Jahr bei 48 Verkaufswochen. Bei 30 € pro Stunde für Ihre Arbeitszeit sind das 2.400 € im Jahr. Eine Website mit Vorbestellung ab 4.490 € hätte sich so in knapp zwei Jahren bezahlt, weniger vergessene Bestellungen nicht eingerechnet.

Welche Kasse passt für einen Hofladen mit Personal?

Wenn Ihr Hofladen kassenpflichtig ist, reicht meist eine Tablet-Kasse im Abo. Was solche Kassen laut Preisseiten kosten, steht im Ratgeber zum Kassensystem für ein kleines Café. Für den Hofladen kommen ein paar eigene Fragen dazu:

• Waage: Lässt sich Ihre Waage an die Kasse anbinden, damit Gewicht und Preis direkt übernommen werden?
• Saison: Können Sie Produkte schnell aus- und einblenden, wenn Erdbeeren oder Kürbisse vorbei sind?
• Pfand: Verwaltet die Kasse Pfand für Gläser und Flaschen?
• Mehrere Höfe: Kann sie getrennte Datenerfassungsprotokolle für einen gemeinsamen Bauernladen führen?
• Shop: Gibt es eine Schnittstelle, damit Lagerstand und Preise im Onlineshop stimmen?

Wie finden Kunden Ihren Hofladen?

Gesucht wird lokal: Hofladen in der Nähe, Eier ab Hof, Spargel kaufen. Ihr Eintrag bei Google mit Öffnungszeiten, Fotos und aktueller Saisonware ist dafür der wichtigste Hebel. Wie das geht, erklärt der Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil. Ein QR-Code am Hoftor oder in der Kassabox führt direkt zur Vorbestellung, den erstellen Sie mit dem QR-Code-Generator.

Stammkunden halten Sie mit einem kurzen Newsletter, wenn der Spargel oder das Fleischpaket da ist. Ideen dazu liefert der Ratgeber zur Kundenbindung bei Stammkunden. Viele unserer Kunden kommen aus Wien und dem Umland, Infos für Betriebe in Niederösterreich finden Sie auf der Standortseite.

Zur Ehrlichkeit: Eine eigene Ladenkasse bieten wir nicht an, auch keine SB-Kasse. Die Kasse kaufen Sie bei einem Kassenanbieter, wir bauen Website, Vorbestellung und Shop. Weitere Ideen für kleine Geschäfte stehen im Ratgeber Einzelhandel digitalisieren und auf der Seite Software für Handel und Einzelhandel.

Was ist der nächste Schritt für Ihren Hofladen?

Klären Sie zuerst mit Ihrer Steuerberatung, welche Ihrer Produkte unter die Kassenpflicht fallen. Grundlagen zur Kasse liefert der Ratgeber zur Registrierkassenpflicht. Danach rechnen Sie mit dem Software-Kostenvergleich durch, was Kasse, Shop und Website zusammen im Monat kosten. Wenn Sie eine Vorbestellung oder einen Shop planen, schreiben Sie uns über die Kontaktseite.