Kassensystem für ein kleines Café: Pflichten und Kosten

Ab wann braucht ein kleines Café eine Registrierkasse?

Die Pflicht steht in § 131b der Bundesabgabenordnung. Sie gilt ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb, wenn die Barumsätze davon 7.500 € überschreiten. Beide Grenzen müssen erreicht sein. Gerechnet wird mit Nettoumsätzen.

Wichtig für Cafés: Als Barumsatz zählt nicht nur Bargeld. Auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und das Einlösen eigener Gutscheine gelten als Barumsatz. Ein Café, das fast nur Karten nimmt, ist also trotzdem kassenpflichtig. Bezahlt dagegen ein Firmenkunde eine Rechnung per Überweisung, ist das laut Erlass des Finanzministeriums kein Barumsatz.

Die Pflicht beginnt nicht sofort. Sie greift mit Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem Sie die Grenze überschritten haben. Wer monatlich Umsatzsteuer voranmeldet und die Grenze im März überschreitet, braucht die Kasse ab 1. Juli.

Zwei Details fragen Cafébetreiber oft. Trinkgelder, die Ihren Mitarbeitern zustehen, zählen laut Erlass nicht zur Umsatzgrenze. Und der Gastgarten fällt nicht unter die sogenannte Kalte-Hände-Regelung, weil er mit dem Lokal verbunden ist. Für ihn gilt dieselbe Kasse wie drinnen. Wer gegen die Kassenpflicht verstößt, riskiert laut Unternehmensserviceportal eine Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 € Strafe.

Was muss die Kasse technisch können?

Eine Registrierkasse in Österreich ist mehr als ein Rechner mit Bondrucker. Sie muss jeden Barumsatz signieren und die Daten manipulationssicher speichern. Die Details regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung. Für ein Café reichen diese Punkte als Prüfliste:

• Signatur je Beleg: Jeder Barumsatz wird mit einer Signaturerstellungseinheit signiert, der maschinenlesbare Code steht auf dem Beleg.
• Datenerfassungsprotokoll: Alle Buchungen werden fortlaufend gespeichert und lassen sich für die Finanz exportieren.
• Registrierung: Kasse und Signaturerstellungseinheit melden Sie über FinanzOnline an, danach wird der Startbeleg geprüft.
• Belegangaben: Name des Betriebs, fortlaufende Nummer, Datum, Menge und Bezeichnung der Ware, Betrag und Kassenidentifikationsnummer.
• Elektronischer Beleg: Der Beleg erscheint auf einem Bildschirm, der dem Gast zugewandt ist, und lässt sich ohne Ortswechsel mitnehmen, etwa per QR-Code.
• Papier auf Wunsch: Verlangt der Gast einen ausgedruckten Beleg, müssen Sie ihn bis Geschäftsschluss ausgeben können.

Mehr zur Technik hinter der Signatur und zur Anmeldung lesen Sie im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht und Kassensoftware.

Was kostet ein Kassensystem für ein kleines Café?

Die meisten kleinen Cafés arbeiten heute mit einer Tablet-Kasse im Abo. Zwei bekannte Anbieter im Vergleich, mit den Preisen von deren Preisseiten. Alle Beträge netto, Stand Oktober 2026.

Die beiden Modelle sind unterschiedlich gebaut. ready2order ist günstig im Einstieg und modular, Sie zahlen Zusatzfunktionen einzeln. orderbird bündelt mehr Betreuung im Paketpreis und bindet Sie länger. Beide sind für Cafés gängige Lösungen. Daneben gibt es weitere Anbieter, deren Preise Sie gleich behandeln sollten: alle Posten fürs erste Jahr zusammenzählen.

Beispielrechnung: das erste Jahr mit einer Tablet-Kasse

Annahmen: ein Café mit einem Kassengerät, Tischplan und digitalem Beleg, Jahresabo bei ready2order, Preise wie oben. Das ergibt im ersten Jahr 430,80 € Software, 286,80 € Gastro-Paket, 144 € Signaturzertifikat, 94,80 € digitaler Beleg und 99 € Aktivierung. Zusammen sind das 1.055,40 € netto. Tablet, Bondrucker und Kassenlade kommen dazu. Bei orderbird stehen für dasselbe Jahr 959 € netto mit eigener Kartenzahlung auf der Preisseite, die Hardware ist auch dort extra.

Beispielrechnung: Gebühren für Kartenzahlungen

Annahme: 5.000 € Kartenumsatz im Monat. Mit readyPay zu 1,23 % zahlen Sie rund 61,50 € im Monat. Mit SumUp zu 1,39 % sind es 69,50 €. Mit dem SumUp-Abo Zahlungen Plus um 19 € im Monat und 0,79 % sind es rund 58,50 €. Ab welchem Umsatz sich ein Abo rechnet, sehen Sie mit dieser Rechnung schnell. Die Prozentsätze stammen von den Preisseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026.

Tablet-Kasse, Komplettgerät oder klassische Registrierkasse?

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

1. Elektronischer Beleg: Kann die Kasse den Beleg am Kundenbildschirm oder per QR-Code anzeigen?
2. Ausfall: Funktioniert das Kassieren weiter, wenn das Internet kurz weg ist?
3. Export: Kommen Tagesumsätze sauber bei Ihrer Steuerberatung an, ohne Abtippen?
4. Gutscheine: Verwaltet die Kasse eigene Gutscheine richtig als Barumsatz bei der Einlösung?
5. Vertrag: Wie lange binden Sie sich, und wie kommen Sie bei einem Wechsel an Ihre Daten?
6. Kartengebühren: Ist die Kasse an einen Zahlungsanbieter gebunden, und was kostet der?

Was deckt die Kasse nicht ab?

Die Kasse rechnet ab. Gäste finden Sie aber vorher über Google und Ihre Website. Für ein Café heißt das: Öffnungszeiten, Karte und Lage müssen am Handy in Sekunden lesbar sein. Wie das aussieht, zeigt die Website der Pizzeria Ossi in Wien-Meidling, die wir umgesetzt haben. Dort stehen Mittagsmenü und Tischreservierung schon auf der Startseite. Eine Website für Ihr Café bekommen Sie bei uns ab 1.490 € netto zum Festpreis. Den Eintrag bei Google pflegen Sie mit dem Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.

Für Kuchen und Speisen in der Vitrine gelten Allergen-Informationspflichten. Wie Sie das digital lösen, beschreibt der Ratgeber zur digitalen Speisekarte mit Allergenen. Arbeitszeiten Ihres Teams halten Sie mit Astra Zeit fest, unserem Zeiterfassungssystem mit PIN-Terminal. Es kostet 70 € im Monat je Standort für beliebig viele Mitarbeiter. Ehrlich gesagt: Für ein Café mit drei Leuten sind Anbieter mit Preis pro Kopf oft günstiger. Was die Gastronomie bei der Zeiterfassung beachten muss, steht im Ratgeber Zeiterfassung in der Gastronomie.

Und wenn Ihr Café wächst? Für größere Lokale mit vielen Tischen richten wir Astra Dine ein, eine QR-Tischbestellung mit Self-Order-Kiosk und Küchenmonitor. Astra Dine ist keine Registrierkasse und ersetzt sie nicht. Für ein kleines Café mit Theke lohnt sich so ein System meist nicht. Einen Überblick über QR-Systeme gibt der Vergleich von QR-Bestellsystemen. Weitere Themen rund um Lokale finden Sie auf der Seite Software für die Gastronomie.

Wie gehen Sie jetzt am besten vor?

Holen Sie von zwei Anbietern ein Angebot für das erste Jahr ein, mit Hardware, Signatur, digitalem Beleg und Kartengebühren. Legen Sie die Summen nebeneinander. Mit dem Software-Kostenvergleich rechnen Sie zusätzlich durch, was Ihre restliche Software im Monat kostet und wo Sie doppelt zahlen. Wenn Sie danach Ihre Website oder die Zeiterfassung angehen wollen, schreiben Sie uns über die Kontaktseite.