Zeiterfassung in der Gastronomie: Pflichten und Praxis

Warum die Gastronomie besonders genau aufzeichnen sollte

Schichten, die sich kurzfristig verschieben, Aushilfen am Wochenende, geteilte Dienste zwischen Mittag und Abend und oft mehrere Standorte: In kaum einer Branche weichen geplante und tatsächliche Zeiten so oft voneinander ab. Genau das macht Aufzeichnungen fehleranfällig. Fehlen sie und lässt sich die tatsächliche Arbeitszeit deshalb nicht feststellen, wird nach § 28 Abs. 8 AZG für jeden betroffenen Beschäftigten gesondert gestraft. Die Strafrahmen und allgemeinen Pflichten stehen im Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich, auf den dieser Artikel aufbaut.

Reicht der Dienstplan als Aufzeichnung?

Nur unter einer Bedingung: Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung muss der Arbeitgeber deren Einhaltung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode bestätigen und nur Abweichungen laufend aufzeichnen (§ 26 Abs. 5a AZG). Der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe verlangt zusätzlich, dass die Einteilung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, der Pausen und der wöchentlichen Ruhezeit mindestens zwei Wochen im Voraus an einer leicht zugänglichen Stelle bekannt gemacht wird, schriftlich oder elektronisch. Danach ist eine Änderung nur im Einvernehmen möglich.

Geteilte Dienste und verkürzte Ruhezeit

Im Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe darf für Beschäftigte in Küche und Service bei geteilten Diensten die tägliche Ruhezeit auf mindestens acht Stunden verkürzt werden. Ein geteilter Dienst liegt vor, wenn die Tagesarbeitszeit durch eine Ruhepause von mindestens drei Stunden unterbrochen wird. Die Verkürzung ist innerhalb von vier Wochen durch eine längere Ruhezeit auszugleichen, in Saisonbetrieben nach Möglichkeit während der Saison, spätestens im Anschluss daran. Ist der Ausgleich bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht erfolgt, gebührt eine Zahlung in Höhe des Normallohns samt Zuschlägen (§ 12 Abs. 2a AZG).

Unabhängig von geteilten Diensten lässt der Kollektivvertrag eine Verkürzung der Ruhezeit auf zehn Stunden zu, wenn sie innerhalb von zehn Kalendertagen ausgeglichen wird. Für Jugendliche gelten diese Verkürzungen laut Arbeitsinspektion nicht. Die allgemeinen Regeln zu Pausen und Ruhezeiten erklärt der Ratgeber Ruhepausen und Ruhezeiten nach dem AZG.

Beispielrechnung: Ausgleich nach einem geteilten Dienst

Die Uhrzeiten sind angenommen. Das Beispiel zeigt, was die Aufzeichnung leisten muss: Sie muss die Unterbrechung von mindestens drei Stunden belegen, die kurze Ruhezeit erkennen und den offenen Ausgleich so lange mitführen, bis er gewährt wurde.

Saisonbetriebe: keine Selbstaufzeichnung bei verkürzter Ruhezeit

Saisonbetriebe im Sinne dieser Regel haben wegen des Jahreszeitenwechsels nur zu bestimmten Zeiten offen oder entfalten höchstens ein- oder zweimal im Jahr eine deutlich verstärkte Geschäftstätigkeit, für die zusätzliches Personal aufgenommen wird (§ 12 Abs. 2b AZG). Die Arbeitsinspektion betont, dass zusätzliches Personal tatsächlich aufgenommen werden muss; mehr Überstunden der Stammbelegschaft reichen nicht.

Nutzt ein Saisonbetrieb die verkürzte Ruhezeit, dürfen die Beschäftigten ihre Arbeitszeit nicht selbst aufzeichnen. Der Arbeitgeber muss in den Aufzeichnungen vermerken, dass er die Verkürzung in Anspruch nimmt, und Beginn und Ende der Saison festhalten (§ 26 Abs. 2a AZG). Für Hotels und Ausflugslokale mit Saisonbetrieb lohnt deshalb ein Blick auf die Seite Hotellerie und Tourismus.

Durchrechnung nach dem Kollektivvertrag

Viele Lokale arbeiten mit einem Durchrechnungszeitraum, in dem lange und kurze Wochen sich ausgleichen. Der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe in der Fassung, die die WKO als gültig ab 1. November 2024 veröffentlicht, enthält dazu unter anderem diese Punkte:

• Beginn, Dauer und Ende des Durchrechnungszeitraums sind mit jeder Person schriftlich zu vereinbaren, in Betrieben mit Betriebsrat per Betriebsvereinbarung.
• Der Durchrechnungszeitraum kann bis zu 26 Kalenderwochen oder sechs Kalendermonate dauern.
• Die tägliche Normalarbeitszeit beträgt im Durchrechnungszeitraum höchstens neun Stunden.
• Am Ende ist binnen zwei Wochen ein Saldo aller Stunden über dem Durchschnitt zur Verfügung zu stellen, schriftlich oder elektronisch. Diese Stunden sind als zuschlagspflichtige Überstunden auszuweisen.

Das ist eine Auswahl, keine vollständige Darstellung. Maßgeblich ist der Kollektivvertrag in der jeweils geltenden Fassung, die Sie auf der verlinkten WKO-Seite finden. Für die Zeiterfassung heißt das: Sie muss Beginn und Ende des Durchrechnungszeitraums je Person kennen und den Saldo zum Stichtag liefern können.

Wochenende, Wochenruhe und Ersatzruhe

Wer nach seiner Einteilung am Wochenende arbeitet, hat Anspruch auf eine ununterbrochene Wochenruhe von 36 Stunden, die einen ganzen Wochentag einschließen muss (§ 4 ARG). Wird jemand während seiner wöchentlichen Ruhezeit beschäftigt, steht ihm Ersatzruhe zu (§ 6 ARG). Der Kollektivvertrag enthält dazu eigene Bestimmungen. Im Dienstplan sollten die freien Tage deshalb genauso sichtbar sein wie die Dienste.

Was eine Zeiterfassung im Lokal können sollte

1. Stempeln in wenigen Sekunden beim Eingang oder in der Küche, ohne dass jemand erst das eigene Handy suchen muss.
2. Pause auf Knopfdruck, damit geteilte Dienste und Pausen sauber getrennt sind.
3. Arbeitszeitmodelle je Person: fester Dienstplan, Einteilung nach Absprache, Teilzeit oder Aushilfe.
4. Krankmeldung direkt am Terminal und Urlaubsanträge, die nicht per Zuruf verloren gehen.
5. Mehrere Standorte und, falls mehrere Lokale als eigene Firmen geführt werden, mehrere Firmen in einem System.
6. Monatsbericht für die Lohnverrechnung und für die Übermittlung an Beschäftigte, die ihre Aufzeichnungen verlangen.

Ob ein Tablet am Eingang oder eine App am Handy besser passt, hängt vom Lokal ab. Im Service mit fixem Arbeitsort spricht vieles für ein Terminal, bei Catering und Außeneinsätzen eher für eine App. Der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App? geht die Unterschiede durch, Anbieter und Preismodelle vergleicht der Zeiterfassung-Vergleich für Österreich.

Astra Zeit in der Gastronomie

Astra Zeit ist bei drei Betrieben eingerichtet, zwei davon sind Gastronomiebetriebe, einer ist ein Großhändler. Ein Tablet am Eingang wird zum Terminal: Mitarbeiter stempeln mit ihrer PIN, starten Pausen und melden sich bei Bedarf krank. Das Terminal ist an das Gerät gebunden, damit niemand von zu Hause stempelt. Urlaub wird im Mitarbeiterportal beantragt und digital unterschrieben, Berichte gehen als PDF, Excel oder CSV an die Lohnverrechnung. Fester Dienstplan und Einteilung nach Absprache lassen sich je Mitarbeiter einstellen. Mehr zum Projekt steht unter Zeiterfassung mit Kiosk für mehrere Betriebe, mehr zur Branche auf der Seite Gastronomie.

Beispielrechnung nach unserer Preisliste: Ein Wirt mit drei Lokalen zahlt 70 € für den ersten Standort und je 15 € für die beiden weiteren, also 100 € pro Monat netto, egal wie viele Mitarbeiter stempeln. Bei Jahreszahlung sind es 50 € plus 30 €, also 80 € pro Monat. Das gilt auch, wenn ein Lokal als eigene Firma geführt wird. Dazu kommt einmalig die Einrichtung ab 290 €, ein Tablet ist nicht enthalten. Bei sehr kleinen Teams können reine Pro-Kopf-Angebote günstiger sein. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Was Astra Zeit nicht ist: keine Lohnverrechnung und keine Registrierkasse. Für Bestellungen am Tisch gibt es mit Astra Dine ein eigenes Produkt, das ebenfalls keine Registrierkasse ersetzt; der Ratgeber zum QR-Bestellsystem in der Gastronomie erklärt den Unterschied.

Ihr nächster Schritt

Vergleichen Sie für eine Woche den Dienstplan mit den tatsächlichen Zeiten Ihres Teams. Wenn mehr als ein paar Einträge abweichen, reicht der Plan als Aufzeichnung nicht. Für eine Demo von Astra Zeit mit Beispieldaten oder eine schriftliche Einschätzung zu Ihren Lokalen schreiben Sie uns über das Anfrageformular.