Hotelsoftware für kleine Hotels und Pensionen: was zählt

Was muss eine Hotelsoftware für kleine Betriebe können?

Der Kern jeder Hotelsoftware ist der Zimmerplan. Er zeigt, welches Zimmer an welchem Tag belegt ist. Darum herum hängen die Gästedaten, die Rechnung und die Meldung der Gäste. Für ein Haus mit 10 oder 30 Zimmern reichen diese Funktionen als Grundausstattung:

• Zimmerplan mit Reservierungen, Anreise und Abreise auf einen Blick
• Gästekartei mit Meldedaten und früheren Aufenthalten
• Channel Manager, der Verfügbarkeiten mit Buchungsplattformen abgleicht
• Buchungsmaschine für Direktbuchungen auf der eigenen Website
• Rechnungen und Zahlungen, auch Anzahlungen und Stornogebühren
• Schnittstelle zur Kasse, wenn Sie ein Restaurant oder eine Bar haben
• Housekeeping-Liste, damit das Team weiß, welche Zimmer fertig sein müssen

Wenn ein Programm diese Punkte nicht abdeckt, entsteht doppelte Arbeit. Typisch ist die Überbuchung: Eine Plattform verkauft ein Zimmer, das am Telefon schon vergeben war. Ein Channel Manager verhindert genau das.

Welche Pflichten gelten für Gästedaten in Österreich?

Das Meldegesetz regelt, was ein Beherbergungsbetrieb tun muss. Gäste müssen sich binnen 24 Stunden nach Ankunft anmelden. Dazu gehören Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Adresse, bei ausländischen Gästen auch das Reisedokument. Bei Familien darf eine Person für die Mitreisenden melden, Reisegruppen ab acht Personen können eine Sammelliste nutzen.

Der Betrieb führt darüber ein Gästeverzeichnis mit Ankunft und Abreise. Er muss es 7 Jahre aufbewahren und der Meldebehörde und der Polizei Einsicht geben. Eine Hotelsoftware sollte diese Daten vollständig erfassen und auf Knopfdruck ausgeben können. Fragen Sie den Anbieter konkret, wie das Gästeverzeichnis in Ihrer Gemeinde übermittelt wird.

Braucht ein kleines Hotel eine Registrierkasse?

Ja, wenn die Grenzen des § 131b BAO erreicht sind: 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsätze. Zahlt der Gast beim Check-out mit Karte, ist das ein Barumsatz. Überweist er die Rechnung, ist es laut Erlass des Finanzministeriums keiner. Für Häuser mit Restaurant oder Bar ist ein Kassensystem für Hotel und Restaurant gemeinsam praktisch: Die Kasse bucht den Abendessen-Bon auf die Zimmerrechnung, die Hotelsoftware rechnet beim Check-out ab.

Das funktioniert nur, wenn Hotelsoftware und Kasse eine Schnittstelle haben. Fragen Sie beide Anbieter, ob sie miteinander verbunden sind. Was eine Kasse für die Gastronomie kosten kann, steht im Ratgeber zum Kassensystem für ein kleines Café.

Welche Anbieter gibt es für kleine Hotels?

Für den Kern empfehlen wir eine fertige Hotelsoftware. Diese Programme sind ausgereift, kennen Buchungsplattformen und Meldepflichten und werden laufend gepflegt. Zwei Beispiele, die kleine Häuser ansprechen:

• CASABLANCA hotelsoftware aus Schönwies in Tirol: Familienbetrieb seit 1990, Hotelsoftware mit Gästeverwaltung, Vertrieb, Zahlungen und Housekeeping. Laut eigener Website über 250 Schnittstellen, auch zu Kassensystemen, und ein eigenes Angebot für kleine Hotels und Privathotels.
• RoomRaccoon: Pakete von Entry bis Pro mit Hotelsoftware, Channel Manager, Buchungsmaschine und Zahlungen. Der Preis hängt laut Preisseite von der Zimmerzahl ab und wird individuell berechnet.

Feste Preise nennen beide Anbieter auf ihren Websites nicht, Stand Oktober 2026. Holen Sie deshalb Angebote für Ihre Zimmerzahl ein. Wenn Sie kostenlose Hotelsoftware prüfen, achten Sie auf Grenzen bei Zimmerzahl, Schnittstellen und Support. Prüfen Sie außerdem, ob die Meldedaten vollständig sind und ob Sie Ihre Daten bei einem Wechsel mitnehmen können.

Wie viel bringt die Direktbuchung über die eigene Website?

Buchungsplattformen bringen Reichweite, verlangen aber eine Provision je Buchung. Jede Buchung, die direkt über Ihre Website kommt, spart diese Provision. Wie Sie Plattform und eigenes System kombinieren, erklärt der Ratgeber Buchungsplattform oder eigenes Buchungssystem.

Beispielrechnung mit Annahmen

Annahmen: Eine Pension verkauft im Jahr 1.000 Nächte über Plattformen, im Schnitt um 120 € je Nacht. Die Provision setzen wir hier mit 15 % an, Ihren tatsächlichen Satz finden Sie in Ihrem Vertrag. Das sind 18.000 € Provision im Jahr. Wandert jede zehnte dieser Buchungen auf die eigene Website, bleiben 1.800 € im Jahr im Haus. Eine Website mit Buchung ab 4.490 € hätte sich so in rund zweieinhalb Jahren bezahlt, die Gebühren der Buchungsmaschine abgezogen etwas später.

Damit Gäste wirklich direkt buchen, muss die Buchung auf der Website so einfach sein wie auf der Plattform. Das heißt: freie Zimmer und Preise sofort sichtbar, wenige Felder, Zahlung oder Anzahlung online, Stornobedingungen klar vor dem Abschluss. Wer erst eine Anfrage schicken und auf Antwort warten muss, bucht oft doch auf der Plattform.

Was gehört rund um die Hotelsoftware dazu?

Die Hotelsoftware verwaltet Zimmer und Gäste. Rundherum gibt es Aufgaben, die sie meist nicht übernimmt. Hier setzen wir an. Eine eigene Hotelsoftware oder einen Channel Manager bieten wir nicht an, wir binden die Buchungsmaschine Ihres Anbieters ein.

Eine Website mit Funktionen wie Buchung und mehreren Sprachen setzen wir ab 4.490 € netto um, einfache Websites ab 1.490 €. Wie Sie Gäste aus Deutschland, Italien oder Übersee in ihrer Sprache erreichen, steht im Ratgeber zur mehrsprachigen Website. Viele Anfragen per Mail wiederholen sich, etwa nach Parkplatz oder Hund. Wie KI hier Antwortentwürfe vorbereitet, beschreibt der Ratgeber Kundenanfragen mit KI beantworten.

Für die Arbeitszeiten von Rezeption, Küche und Housekeeping gibt es Astra Zeit mit PIN-Terminal im Personalraum. Es kostet 70 € im Monat je Standort, egal wie viele Mitarbeiter stempeln. Hat Ihr Hotel ein Restaurant mit vielen Tischen, richten wir dort auf Wunsch Astra Dine als QR-Tischbestellung ein. Astra Dine ist keine Registrierkasse und kein Hotelprogramm. Ein getrenntes Gäste-WLAN richten wir im Rahmen unserer Netzwerktechnik ein.

Was wir mitbringen, sind Websites mit Online-Reservierung, etwa für die Pizzeria Ossi in Wien-Meidling, und Erfahrung mit Schnittstellen. Mehr zur Branche lesen Sie auf der Seite Software für Hotellerie und Tourismus.

Wie wählen Sie die passende Hotelsoftware aus?

1. Schreiben Sie auf, über welche Kanäle Ihre Gäste heute buchen und wie viel davon direkt kommt.
2. Fordern Sie von zwei oder drei Anbietern ein Angebot für Ihre Zimmerzahl an, inklusive Channel Manager und Buchungsmaschine.
3. Testen Sie in der Vorführung einen ganzen Ablauf: Buchung, Meldung, Änderung, Check-out mit Restaurantrechnung.
4. Klären Sie, wie das Gästeverzeichnis gespeichert und an die Gemeinde übermittelt wird.
5. Fragen Sie nach Vertragslaufzeit, Datenexport und Kosten für Schnittstellen.

Was ist Ihr nächster Schritt?

Rechnen Sie mit dem Software-Kostenvergleich durch, was Sie heute für Hotelsoftware, Kasse, Website und Zusatzprogramme im Monat zahlen. Oft zeigt sich dabei, wo zwei Programme dasselbe tun. Wenn Sie die Website mit Direktbuchung oder eine Verbindung zwischen zwei Programmen angehen wollen, schreiben Sie uns über die Kontaktseite. Für Verbindungen, die kein Anbieter fertig liefert, gibt es Individualsoftware ab etwa 8.000 € netto.