Catering-Software: Anfragen, Angebote und Online-Bestellung

Wie läuft ein Catering-Auftrag ab?

Jeder Auftrag durchläuft dieselben Stationen. An jeder davon entstehen Daten, die die nächste braucht. Wenn diese Daten in Mails, Zetteln und Excel verteilt sind, fehlen sie genau dann, wenn die Küche plant.

Welche Software brauchen Caterer?

Es gibt eigene Branchenprogramme für Catering und Eventgastronomie, viele davon auf Deutsch. Sie bündeln Angebote, Rezepte, Mengenplanung und Personal. Für größere Caterer mit vielen Events pro Woche sind sie oft die richtige Wahl. Für kleinere Betriebe reicht häufig weniger. Drei Wege im Überblick:

• Anfrageformular auf der Website, das alle Pflichtangaben abfragt und strukturiert ankommt
• Onlineshop mit Datumswahl und Vorlaufzeit für feste Pakete wie Fingerfood oder Mittagsbuffet
• Eigene Anwendung, wenn Angebot, Küche und Abrechnung zusammenhängen und kein Programm passt

Was muss eine gute Catering-Anfrage abfragen?

Die meiste Zeit kosten Rückfragen. Ein gutes Formular fragt alles ab, was Sie für ein Angebot brauchen. Und es kommt so an, dass Sie es nicht abschreiben müssen.

• Datum, Uhrzeit und Adresse mit Hinweis auf Zufahrt und Aufbau
• Gästezahl und Art des Events, etwa Firmenfeier oder Hochzeit
• Gewünschte Form: Buffet, Fingerfood, Menü oder Lieferung ohne Service
• Allergien und Ernährungsformen mit Anzahl der Personen
• Budget pro Person oder gesamt
• Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer

Nach dem Absenden bekommt der Kunde automatisch eine Bestätigung mit seinen Angaben und dem Hinweis, bis wann er ein Angebot erhält. Bei Ihnen kommt die Anfrage als geordnete Übersicht an, nicht als Fließtext. Aus dieser Übersicht entsteht mit einer Vorlage das Angebot, ohne dass Sie Daten noch einmal abtippen.

Wiederholen sich die Fragen in Mails, kann KI aus der Anfrage einen Antwortentwurf mit passendem Angebot vorbereiten. Sie prüfen und schicken ab. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber Kundenanfragen mit KI beantworten.

Wie funktioniert die Online-Bestellung für Firmenkunden?

Firmenkunden bestellen oft wiederkehrend: das Mittagessen für die Besprechung, das Frühstück für die Schulung, das Buffet für die Weihnachtsfeier. Hier lohnt sich eine Online-Bestellung mit festen Regeln. Der Kunde sieht nur, was zu seinem Termin noch möglich ist.

• Vorlaufzeit: Bestellungen für morgen nur bis 14 Uhr, Buffets ab 20 Personen mit drei Tagen Vorlauf.
• Mindestmenge: Fingerfood ab 10 Personen, Lieferung erst ab einem Mindestwert.
• Lieferfenster: Der Kunde wählt eine Uhrzeit aus den freien Fenstern.
• Firmenkonto: Rechnungsadresse, Kostenstelle und Ansprechpartner sind gespeichert.
• Wiederholen: Die letzte Bestellung lässt sich mit einem Klick erneut aufgeben.
• Zahlung: auf Rechnung für Stammkunden, online für neue Kunden.

Wie kommen die Bestellungen in die Küche?

Der größte Nutzen entsteht hinter der Bestellung. Wenn alle Aufträge digital vorliegen, kann die Software für jeden Tag eine Produktionsliste erstellen: wie viele Portionen von welchem Gericht, summiert über alle Aufträge. Daraus ergibt sich die Einkaufsliste. Für jede Lieferung entsteht eine Packliste mit Geschirr, Besteck und Etiketten. Allergiehinweise stehen auf dem Etikett der Box, nicht nur in einer Mail an den Chef. So geht bei 15 Aufträgen am Tag nichts verloren, auch wenn die Küche wechselnd besetzt ist. Und wer am Morgen in die Küche kommt, sieht sofort, was heute zu tun ist.

Was gilt rechtlich bei Online-Bestellungen?

Bei Verträgen im Fernabsatz haben Verbraucher grundsätzlich 14 Tage Rücktrittsrecht. § 18 FAGG nimmt aber die Lieferung von Speisen und Getränken aus, wenn ein bestimmter Termin vereinbart ist. Das gilt auch für schnell verderbliche Waren. Für das Catering zur Hochzeit am 12. Juni gibt es also kein gesetzliches Rücktrittsrecht. Was bei Absagen gilt, regeln Ihre Stornobedingungen. Zeigen Sie diese bei der Bestellung klar an.

Für Speisen gelten Allergen-Informationspflichten, auch beim Catering. Wie Sie Allergene sauber digital pflegen, steht im Ratgeber zur digitalen Speisekarte mit Allergenen. In einer Bestellsoftware sollten die Allergene am Gericht hängen, damit sie automatisch auf Angebot und Küchenzettel landen.

Braucht ein Caterer ein Kassensystem?

Das hängt davon ab, wie Ihre Kunden zahlen. Für die Registrierkassenpflicht zählen nur Barumsätze, also Bargeld, Bankomat- und Kreditkarte. Die meisten Catering-Aufträge laufen über Rechnung und Überweisung. Das ist laut Erlass des Finanzministeriums kein Barumsatz.

• Rechnung mit Überweisung: kein Barumsatz, keine Registrierkasse nötig, Rechnung nach Umsatzsteuergesetz.
• Online-Zahlung im Shop: Onlineshops sind laut Unternehmensserviceportal von der Kassenpflicht befreit, wenn nicht direkt bar bezahlt wird. Belege brauchen Sie trotzdem.
• Bar oder Karte bei der Lieferung: Das sind mobile Umsätze. Sie geben vor Ort einen Beleg aus und behalten eine Durchschrift. Nach der Rückkehr erfassen Sie den Umsatz in der Kasse, so § 7 Barumsatzverordnung.
• Anzahlung in bar: Auch dafür ist laut Erlass ein Beleg auszustellen.

Ab 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz ist eine Registrierkasse Pflicht. Viele Caterer betreiben daneben ein Lokal und haben dort ohnehin eine. Grundlagen dazu stehen im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht.

Wie hilft Astra beim Catering?

Wir bauen keine fertige Catering-Branchensoftware. Wir setzen um, was Ihr Ablauf braucht. Eine Website mit Anfrageformular und Vorlagen startet bei 4.490 € netto. Feste Pakete mit Online-Zahlung laufen in einem Onlineshop ab 4.900 €. Wenn Angebot, Küche und Abrechnung in einem System zusammenkommen sollen, ist es Individualsoftware ab etwa 8.000 €.

Unser Bestellsystem Astra Dine ist für Bestellungen am Tisch und am Kiosk im Lokal gebaut. Für Catering-Vorbestellungen mit Datum und Lieferadresse ist es nicht gedacht. Für die Arbeitszeiten Ihrer Küche gibt es Astra Zeit mit PIN-Terminal für 70 € im Monat je Standort. Ob ein Terminal oder eine App für Ihr Team besser passt, klärt der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App.

Erfahrung mit Gastronomie haben wir etwa durch die Website der Pizzeria Ossi in Wien-Meidling mit Online-Tischreservierung. Weitere Themen finden Sie auf der Seite Software für die Gastronomie.

Beispielrechnung mit Annahmen

Annahmen: Sie bekommen 30 Anfragen im Monat, für jede brauchen Sie heute 20 Minuten mit Rückfragen und Angebot. Das sind 10 Stunden im Monat. Ein Formular, das alles abfragt, und Angebotsvorlagen halbieren diese Zeit. Bei 35 € pro Stunde sparen Sie 175 € im Monat oder 2.100 € im Jahr. Eine Website mit Funktionen ab 4.490 € hätte sich so in gut zwei Jahren bezahlt. Mehr Aufträge durch schnellere Antworten sind nicht eingerechnet.

Was ist Ihr nächster Schritt?

Zählen Sie einen Monat lang, wie viele Anfragen kommen und wie lange Sie für ein Angebot brauchen. Mit dem Software-Kostenvergleich sehen Sie, was Ihre heutigen Programme im Monat kosten. Wenn Firmenkunden später zahlen, hilft der Ratgeber zu Mahnspesen und Verzugszinsen. Für ein Gespräch über Ihren Ablauf schreiben Sie uns über die Kontaktseite.