Software für Gebäudereinigung: Objekte, Zeiten, Kalkulation

Was eine Reinigungsfirma organisieren muss

Viele Objekte, viele Kräfte, kurze Einsätze zu ungewöhnlichen Zeiten: Das macht die Organisation in der Gebäudereinigung schwieriger als in den meisten Branchen. Typisch sind diese Aufgaben:

• Kunden mit vielen Objekten, etwa eine Hausverwaltung mit zwölf Stiegenhäusern.
• Ein Leistungsverzeichnis je Objekt: was, wie oft, auf welchen Flächen.
• Reviere: Objekte, die eine Kraft oder ein Team nacheinander betreut.
• Ein Einsatzplan mit Vertretung bei Urlaub und Krankenstand.
• Arbeitszeiten, die dem richtigen Objekt zugeordnet sind.
• Schlüssel, Zugangscodes und Alarmanlagen.
• Qualitätskontrollen, Reklamationen und Nachweise für den Kunden.
• Abrechnung von Monatspauschalen und Sonderreinigungen.

Viele Betriebe lösen das mit Excel, Stundenzetteln und WhatsApp. Das funktioniert, solange die Chefin jedes Objekt im Kopf hat. Ab einer gewissen Größe gehen Stunden verloren, die nie verrechnet werden, und Objekte rechnen sich nicht mehr, ohne dass es jemand merkt.

Wie man ein Reinigungsobjekt kalkuliert

Die Grundlogik ist bei fast allen Kalkulationen gleich. Fläche geteilt durch Leistungswert ergibt die Stunden pro Reinigung. Der Leistungswert sagt, wie viele Quadratmeter eine Kraft pro Stunde schafft, und hängt stark von Raumart, Bodenbelag, Möblierung und Verschmutzung ab. Stunden mal Häufigkeit mal Stundenverrechnungssatz ergibt den Preis.

Beispielrechnung: Büro mit 800 m²

Alle Werte sind Annahmen für dieses Beispiel und keine Richtwerte: 800 m² Bürofläche, ein Leistungswert von 250 m² pro Stunde, Reinigung an fünf Tagen pro Woche, ein Stundenverrechnungssatz von 38 € netto.

Material, Anfahrt, Sonderleistungen wie Fensterreinigung und Zuschläge kommen dazu. Den Stundenverrechnungssatz leiten Sie aus Lohn- und Lohnnebenkosten, Verwaltung, Fahrzeugen und Gewinn ab; die Zahlen dafür klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Wie ein Angebot daraus nachvollziehbar wird, beschreibt der Ratgeber Kostenvoranschlag und Angebot.

Wichtiger als die Vorkalkulation ist die Nachkalkulation. Zeigt die Zeiterfassung, dass im Objekt statt 16 Stunden pro Woche 19 gebraucht werden, verliert der Betrieb in diesem Beispiel rund 494 € im Monat: 3 Stunden × 52 ÷ 12 × 38 €. Das sehen Sie nur, wenn jede Stunde dem Objekt zugeordnet ist.

Zeiterfassung in der Reinigung: welche Lösung wohin passt

Arbeitszeiten müssen aufgezeichnet werden, auch bei Teilzeit und kurzen Einsätzen. Was das Arbeitszeitgesetz dazu verlangt, steht im Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich. Für die Reinigung kommt hinzu: Die Zeit soll nicht nur pro Person, sondern pro Objekt stimmen.

Ortung per GPS ist technisch einfach, greift aber in die Privatsphäre ein und braucht eine klare Regelung mit der Belegschaft. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Zeiterfassung, Datenschutz und Betriebsvereinbarung.

Wo Astra Zeit passt und wo nicht

Astra Zeit ist unsere Zeiterfassung mit Stempel-Terminal. Ein Tablet ist an einen Standort gebunden, die Mitarbeiter stempeln mit PIN, Pausen werden erfasst, und Urlaub, Krankenstand und Vorschuss laufen über ein Mitarbeiterportal. Das passt für die Zentrale und das Lager einer Reinigungsfirma und für große Objekte mit festem Team, etwa ein Bürohaus, in dem der Kunde einen Platz für das Tablet erlaubt. Astra Zeit kostet 70 € pro Monat je Standort für beliebig viele Mitarbeiter, jeder weitere Standort 15 €.

Für Reviere mit vielen kleinen Objekten passt Astra Zeit nicht. Stempeln am Handy beim Kunden ist nicht der Einsatzzweck, und Zeiten werden nicht je Objekt für Nachkalkulation und Abrechnung ausgewertet. Dafür ist eine Reinigungssoftware mit mobiler Erfassung die bessere Wahl. Bei weniger als 15 Mitarbeitern sind Anbieter mit Preis pro Kopf außerdem meist günstiger. Die Unterschiede zwischen Terminal und App erklärt der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App.

Branchensoftware in Österreich: zwei Beispiele

Die Übersicht ist nicht vollständig. Die Angaben stammen von den Websites der Anbieter, Stand Oktober 2026.

Eine Beispielrechnung für flinkest auf Basis der Preisseite: zwei Personen im Büro und zehn Reinigungskräfte, die nur die App nutzen. 50 € plus 30 € plus 10 × 10 € ergeben 180 € pro Monat netto. Bei Sofacility hängt der Preis von den gewählten Modulen und Staffeln ab; rechnen Sie dort mit der aktuellen Preisliste nach. Mit dem Software-Kostenvergleich stellen Sie Varianten über mehrere Jahre gegenüber.

Wer heute mit Excel und Stundenzetteln arbeitet, ist mit einer solchen Branchensoftware fast immer besser bedient als mit einer Eigenentwicklung. Warum Tabellen ab einer gewissen Größe bremsen, steht im Ratgeber Excel ablösen.

Wo eigene Entwicklung und Automatisierung helfen

• Eine eigene Kalkulation als kleine Web-App, wenn Ihre Leistungswerte und Zuschläge Ihr Wissen sind und in keiner Standardsoftware Platz haben. Das bauen wir unter Individualsoftware.
• Eine Schnittstelle zwischen Reinigungssoftware und Lohnverrechnung oder Buchhaltung, wenn das Programm sie nicht mitbringt.
• Reklamationen per E-Mail, die automatisch als Aufgabe beim richtigen Objekt landen, falls Ihre Software das nicht selbst kann. Solche Abläufe setzen wir unter KI und Automatisierung um.
• Die IT im Büro, von den Arbeitsplätzen bis zur Datensicherung, über IT-Betreuung.

Die Website einer Reinigungsfirma

Gewerbekunden und Hausverwaltungen vergleichen Reinigungsfirmen online, bevor sie eine Besichtigung vereinbaren. Eine gute Website zeigt Leistungen je Objektart, also Büro, Stiegenhaus, Ordination oder Bauendreinigung, das Einzugsgebiet und den Ablauf von der Besichtigung bis zum Angebot. Das Anfrageformular fragt Objektart, ungefähre Fläche, gewünschte Häufigkeit und Bezirk ab. So können Sie schon vor der Besichtigung grob kalkulieren.

Viele Aufträge kommen von Hausverwaltungen. Wie diese digital arbeiten und was sie von Dienstleistern erwarten, beschreibt der Ratgeber Hausverwaltung digitalisieren. Eine Start-Website mit bis zu fünf Seiten kostet bei uns 1.490 € netto, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung ab 2.490 €. Ob sich das rechnet, zeigt der Anfragen-Potenzial-Rechner.

So führen Sie eine Software ein

1. Objekte und Leistungsverzeichnisse erfassen, zuerst die größten Kunden.
2. Reviere festlegen und den Kräften zuordnen.
3. Mit einem Revier vier Wochen lang testen, inklusive Zeiterfassung und Arbeitsbericht.
4. Die Kräfte einschulen, wenn nötig in ihrer Sprache und mit einer kurzen Anleitung am Handy.
5. Nach dem ersten Monat Soll und Ist je Objekt vergleichen und die Kalkulation anpassen.
6. Erst dann die Abrechnung umstellen und die übrigen Reviere nachziehen.

Ihr nächster Schritt

Rechnen Sie für Ihre drei größten Objekte nach, wie viele Stunden kalkuliert und wie viele tatsächlich gearbeitet wurden. Wenn Sie das heute nicht beantworten können, ist das der wichtigste Grund für eine Software. Wie viel Zeit Arbeitsberichte, Stundenzettel und Rechnungen im Büro kosten, zeigt der Büroaufwand-Rechner; er ist für Handwerksbetriebe gebaut, die Abläufe sind in der Reinigung aber ähnlich. Wenn Sie wissen wollen, ob Astra Zeit für Ihre Zentrale oder ein großes Objekt passt oder eine Schnittstelle fehlt, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Sie erhalten eine schriftliche Ersteinschätzung, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.