KI-Agentur in Wien finden: Kriterien, Fragen, Preise

Was macht eine KI-Agentur eigentlich?

Der Begriff ist nicht geschützt. Unter „KI-Agentur“ finden Sie in Wien Beratungen, die Workshops und Strategien anbieten, Trainer für Schulungen, Anbieter fertiger Chatbots, Fachleute für Workflow-Werkzeuge wie n8n und Softwarefirmen, die KI in eigene Programme einbauen. Keiner davon ist grundsätzlich besser. Wichtig ist, dass das Angebot zu Ihrem Vorhaben passt.

Brauchen Sie überhaupt eine Agentur?

Nicht immer. Viele Büroaufgaben lassen sich mit einem KI-Assistenten im Firmentarif lösen, etwa ChatGPT Business, Claude Team, Gemini in Google Workspace oder Microsoft 365 Copilot, plus ein paar Stunden Einschulung. Welche Werkzeuge ein kleiner Betrieb braucht, beschreibt Welche KI-Tools braucht ein KMU?, konkrete Aufgaben sammelt KI im Büroalltag: 20 Beispiele. Auch einfache Agenten können Sie selbst erstellen; wann das reicht, steht in KI-Agenten erstellen.

Eine Agentur lohnt sich, wenn die KI an Ihre eigenen Programme angebunden werden soll, wenn viele gleichartige Fälle verlässlich bearbeitet werden müssen, wenn Kunden direkt mit dem System zu tun haben oder wenn niemand im Betrieb Zeit hat, sich einzuarbeiten.

Woran erkennen Sie eine gute KI-Agentur?

• Ablauf vor Technik: Die ersten Fragen gelten Ihrem Ablauf, den Mengen und den Fehlern, die heute passieren. Nicht dem neuesten Modell.
• Test vor Angebot: Ein seriöser Anbieter probiert den Ablauf mit Ihren echten Dokumenten aus, bevor er einen Festpreis für die Umsetzung nennt.
• Mensch in der Schleife: Wo etwas nach außen geht oder Geld bewegt wird, gibt ein Mensch frei. Jeder Schritt wird protokolliert.
• Begründete Modellwahl: Die Agentur kann erklären, warum sie für einen Schritt Claude, ein Modell von OpenAI, Gemini oder Mistral vorschlägt, und ist nicht an einen Hersteller gebunden, ohne das offen zu sagen.
• Konkreter Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Speicherort, Trainingseinstellungen. Nicht nur das Wort „DSGVO-konform“. Hintergrund dazu in Kundendaten in ChatGPT & Co..
• Laufende Kosten offen: Modellkosten nach Verbrauch, Hosting, Wartung. Sie wissen vorher, womit Sie im Monat rechnen.
• Übergabe geregelt: Code, Zugänge und Dokumentation gehören Ihnen oder sind übertragbar. Warum das wichtig ist, erklärt Wem gehört der Code?.
• Ehrlich über Grenzen: Eine gute Agentur sagt auch, wenn ein Ablauf ohne KI besser läuft.

Zwölf Fragen an jede KI-Agentur

1. Wer setzt mein Projekt um, und gibt es Subunternehmer?
2. Welche KI-Projekte von Ihnen laufen heute im Alltag, und was kann ich davon sehen?
3. Testen Sie den Ablauf mit meinen echten Dokumenten, bevor ich die Umsetzung beauftrage?
4. Welches Modell schlagen Sie vor, warum, und kann es später gewechselt werden?
5. Wo werden meine Daten verarbeitet und gespeichert, und werden sie zum Training verwendet?
6. An welchen Stellen gibt ein Mensch frei, und wie sieht das Protokoll aus?
7. Was passiert, wenn das Modell falsch liegt oder nicht antwortet?
8. Welche laufenden Kosten fallen an, und gibt es ein Limit?
9. Bin ich nach dem AI Act Betreiber oder auch Anbieter, und wer übernimmt welche Pflichten?
10. Wem gehören Code, Anweisungen und Konfiguration nach dem Projekt?
11. Was kostet die Wartung, und was eine Änderung nach dem Start?
12. Wie schulen Sie meine Mitarbeiter auf das neue System ein?

Zur Frage nach dem AI Act: Laut KI-Servicestelle der RTR ist ein Unternehmen, das sein eigenes KI-System entwickelt und selbst in Betrieb nimmt, Anbieter und Betreiber zugleich. Anbieter ist nach Art. 3 AI Act auch, wer ein System entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Was das für KMU bedeutet, beschreibt AI Act für KMU; zur Pflicht, Mitarbeiter zu befähigen, siehe KI-Schulung für Mitarbeiter. Eine allgemeinere Checkliste für IT-Dienstleister finden Sie in IT-Dienstleister auswählen.

Was kostet eine KI-Agentur in Wien?

Für Wien gibt es keine verlässliche öffentliche Preisstatistik, deshalb nennen wir nur unsere eigenen Richtwerte. Es sind Einstiegswerte, alle Preise netto, verbindlich ist das schriftliche Angebot.

Dazu kommen laufende Kosten für das Modell nach Verbrauch, die von Menge und Modell abhängen, und gegebenenfalls Hosting und Wartung. Eine ausführliche Rechnung mit Handarbeit als Vergleich bietet Was kostet KI-Automatisierung?. Ob sich ein Vorhaben für Sie rechnet, prüfen Sie im ROI-Rechner für Automatisierung. Für Betriebe in Wien kann eine Förderung einen Teil der Kosten übernehmen; den Stand beschreibt Förderung für Digitalisierung in Wien. Alle Preise von Astra IT Solutions stehen auf der Seite Preise.

Muss die KI-Agentur in Wien sitzen?

Nicht unbedingt. KI-Abläufe lassen sich gut per Videocall planen und schriftlich festhalten. Ein Anbieter in der Nähe hat trotzdem Vorteile: Ein Termin im Betrieb zeigt oft schneller, wo Unterlagen tatsächlich herkommen, wer was abtippt und wo Fehler entstehen. Und wenn zur KI auch Büro-IT, Konten oder Netzwerk gehören, muss jemand vor Ort sein können.

Astra IT Solutions sitzt in Wien-Meidling und kommt in Wien und Umgebung zu Ihnen. Was wir in der Stadt anbieten, steht auf der Seite IT und Software in Wien. Für Betriebe in ganz Österreich arbeiten wir per Videocall und schriftlich.

Wie arbeitet Astra IT Solutions bei KI-Projekten?

• Inhabergeführt, gegründet 2025: Arda Özkan ist Ihr Ansprechpartner und entwickelt selbst. Es gibt keine Weitergabe an wechselnde Teams.
• Schriftliche Ersteinschätzung: Auf eine Anfrage bekommen Sie an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine schriftliche Antwort mit Kostenrahmen und Rückfragen. Ein Gespräch gibt es, wenn Sie eines möchten.
• Erst testen, dann bauen: Bei KI-Abläufen steht eine Machbarkeitsanalyse mit Ihren Dokumenten vor dem Festpreis für die Umsetzung.
• Freigabe und Protokoll: Unsere Abläufe sind so gebaut, dass ein Mensch freigibt, wo es darauf ankommt, und jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.
• Modell nach Aufgabe: Wir wählen je nach Aufgabe, Datenschutz und Kosten zwischen Claude, Modellen von OpenAI, Mistral und anderen. Wir sind mit keinem Anbieter Partner und bekommen keine Provision.

Was wir schon gebaut haben

• KI-Agenten für Onboarding-Prozesse: Projekterfahrung im medizinischen Umfeld. Agenten ordnen eingereichte Unterlagen zu, lesen Felder aus, prüfen sie gegen Regeln und beantworten Fragen aus internen Richtlinien mit Quellenangabe. Unsichere Fälle gehen mit Begründung an Fachpersonal, jeder Schritt wird protokolliert. Den Auftraggeber und Kennzahlen nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.
• Offene-Posten-Automatisierung für den Großhändler Devpack, im Einsatz: Import der Offene-Posten-Liste, Zahlungsinformationen mit QR-Code für Banking-Apps, Vorschau, Testversand und Bestätigung vor jedem Versand, Protokoll. Ehrlich gesagt arbeitet diese Automatisierung mit festen Regeln und ohne Sprachmodell, weil das für diesen Ablauf verlässlicher ist.
• KI in eigener Software: In Astra Craft Pro, unserer Handwerkersoftware im täglichen Einsatz, gibt es je nach Paket eine KI-Schreibhilfe, einen KI-Assistenten, ein KI-Postfach und Sprachdiktat.

Wo wir nicht passen

• Eigene Sprachmodelle von Grund auf trainieren: Wir nutzen bestehende Modelle und binden sie an.
• Große Einführungen in vielen Abteilungen gleichzeitig: Als inhabergeführter Betrieb setzen wir Abläufe nacheinander um.
• Zertifizierte Schulungen oder Prüfungszertifikate: Wir schulen in den Abläufen, die wir bauen, stellen aber keine Zertifikate aus.
• Rechtsberatung: Für Fragen zu AI Act und DSGVO im Einzelfall brauchen Sie eine Kanzlei. Die Digitalisierungsberatung ist eine IT-Dienstleistung, keine Unternehmensberatung im Sinne der Gewerbeordnung.

Mehr zu unserem Angebot finden Sie auf den Seiten KI & Prozessautomatisierung und Digitalisierungsberatung. Wie ein Projekt bei uns abläuft, beschreibt der Projektablauf.

Nächster Schritt: Ablauf in drei Sätzen beschreiben

Der KI-Potenzial-Check hilft, den Ablauf zu finden, bei dem sich KI in Ihrem Betrieb zuerst lohnt. Schreiben Sie uns danach über das Anfrageformular drei Sätze: was heute passiert, wie oft, und welche Programme beteiligt sind. Sie bekommen an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine schriftliche Einschätzung, ob sich eine Machbarkeitsanalyse lohnt.