Software für Maler: Aufmaß, Angebot und Rechnung digital

Was muss Software für Maler können?

Ein Malerauftrag unterscheidet sich von einem Thermentausch: Abgerechnet wird selten nach Stück, meistens nach Fläche. Fehler im Aufmaß landen deshalb direkt im Preis. Gleichzeitig sind die Aufträge oft klein, die Kunden privat und die Zahl der Baustellen pro Woche hoch. Software muss beides abdecken: genaue Mengen und wenig Verwaltung pro Auftrag.

• Aufmaß je Raum oder Fassadenseite: Wände, Decken, Laibungen, Sockel und Öffnungen getrennt erfassen.
• Materialmengen aus der Fläche ableiten: Grundierung, Farbe, Spachtelmasse, Abdeckmaterial.
• Angebot mit Positionen, optionalen Leistungen und klarer Gültigkeit, damit Varianten wie Spachteln oder ein zweiter Farbton sichtbar sind.
• Fotos vom Zustand vor Beginn, besonders bei Rissen, Feuchtigkeit oder Schimmel.
• Zeit und Material je Baustelle, damit Sie nachkalkulieren können, ob der Quadratmeterpreis hält.
• Rechnung aus Angebot oder Protokoll ohne Abtippen, bei größeren Aufträgen auch als Teilrechnung.

Die allgemeinen Kriterien, von der Datenübernahme bis zur Kündigung, beschreibt der Ratgeber Handwerkersoftware auswählen. Hier geht es um das, was im Malerbetrieb anders ist.

Wie funktioniert ein digitales Aufmaß für Maler?

Beim digitalen Aufmaß tragen Sie die gemessenen Längen direkt am Handy oder Tablet ein, und die Software rechnet die Flächen. Das spart nicht nur das Abtippen am Abend. Es macht das Aufmaß auch nachvollziehbar: Jeder Raum steht mit seinen Maßen da, und der Kunde sieht, woraus die Quadratmeter entstehen.

Wie Öffnungen, Laibungen oder Kanten abgerechnet werden, ist keine Frage der Software, sondern des Vertrags. Für Maler- und Beschichtungsarbeiten gibt es in Österreich die Werkvertragsnorm ÖNORM B 2230-1, die laut Austrian Standards Verfahrens- und Vertragsbestimmungen für die Ausführung von Beschichtungen enthält. Ob diese Norm oder eigene Regeln für Ihren Auftrag gelten, steht in Ihrem Angebot und im Vertrag. Halten Sie Ihre Abrechnungsregel im Angebot fest, dann rechnet auch die Software richtig.

Die Tabelle ist eine Beispielrechnung mit angenommenen Maßen. Ob das Fenster abgezogen oder übermessen wird, hängt von der vereinbarten Abrechnungsregel ab. Genau deshalb sollte jedes Aufmaß die Einzelmaße zeigen und nicht nur eine Summe.

Material aus dem Aufmaß ableiten

Aus der Fläche ergibt sich das Material. Eine Beispielrechnung mit offenen Annahmen: 68 m², zwei Anstriche, Verbrauch laut angenommener Herstellerangabe 0,15 Liter je Quadratmeter und Anstrich. Das sind 68 × 0,15 × 2 = 20,4 Liter Farbe, dazu Grundierung nach eigenem Verbrauchswert. Rechnen Sie mit den Angaben auf dem Datenblatt Ihres Produkts und mit Ihrem eigenen Zuschlag für Verschnitt und Saugfähigkeit des Untergrunds.

Wichtiger als die Formel ist, was danach passiert. Wird das tatsächlich verbrauchte Material auf der Baustelle erfasst, sehen Sie nach ein paar Aufträgen, ob Ihre Annahmen stimmen. Wird es nicht erfasst, bleibt der Materialanteil im Quadratmeterpreis eine Schätzung, die sich nie überprüfen lässt. In einer Handwerkersoftware tippt der Maler das Material aus dem Katalog an, statt es auf einen Zettel zu schreiben. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Ratgeber zu digitalen Arbeitsprotokollen im Handwerk.

Vom Aufmaß zum Angebot, das hält

Ein gutes Angebot im Malergewerbe trennt die Grundleistung von den Unsicherheiten. Die Grundleistung sind die gemessenen Flächen mit Untergrundvorbereitung und Anstrich. Unsicher sind Dinge, die man erst nach dem Abkleben sieht: lose Altanstriche, Risse, die mehr als Spachtel brauchen, oder ein Untergrund, der stärker saugt als gedacht.

• Optionale Positionen für Spachtelarbeiten oder Rissbehandlung, mit Preis je Meter oder Quadratmeter.
• Annahmen offen nennen, etwa „tragfähiger Untergrund, keine Feuchtigkeitsschäden“.
• Einen ausdrücklichen Satz zur Verbindlichkeit des Kostenvoranschlags. Was das Gesetz dazu sagt, steht im Ratgeber Kostenvoranschlag im Handwerk.
• Eine Gültigkeit, damit Sie bei steigenden Materialpreisen nicht an einen alten Preis gebunden sind.

Arbeiten Sie als Subunternehmer für ein Bauunternehmen, gilt bei Bauleistungen in der Regel der Übergang der Steuerschuld nach § 19 Abs. 1a UStG: Die Rechnung geht netto hinaus, mit Hinweis auf den Übergang und den UID-Nummern beider Seiten. Mehr dazu im Ratgeber Software für kleine Bauunternehmen. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Fotos: der Nachweis vor dem ersten Pinselstrich

Nach dem Anstrich sieht niemand mehr, wie die Wand vorher war. Fotos vor Beginn schützen Sie bei der Frage, ob ein Riss schon da war oder ob Feuchtigkeit vom Mauerwerk kommt. Bei Fassaden mit mehreren Anstrichen an verschiedenen Tagen dokumentieren Fotos zusätzlich den Fortschritt. Wichtig ist, dass die Bilder beim Auftrag liegen und nicht nur in der Galerie am privaten Handy des Vorarbeiters. Für größere Baustellen mit täglichen Einträgen lohnt der Blick in den Ratgeber zum digitalen Bautagebuch.

Welche Software passt zu welchem Malerbetrieb?

HERO beschreibt auf seiner Seite für Maler ein mobiles Aufmaß, bei dem Flächen per Formel berechnet und ins Angebot übernommen werden, dazu ein Bautagebuch mit Fotos, eine Plantafel und Schnittstellen wie IDS Connect, UGL, Datanorm und GAEB. Auf der österreichischen Preisseite beginnt HERO Core bei 69 € pro Monat bei Jahreszahlung und 79 € bei monatlicher Zahlung, jeweils ohne Umsatzsteuer, Stand Oktober 2026. Wer stark nach Aufmaß abrechnet und Artikel vom Großhändler importiert, ist dort gut aufgehoben. Einen ausführlichen Vergleich mehrerer Programme bietet der Ratgeber Handwerkersoftware in Österreich im Vergleich.

Was Astra Craft Pro für Maler kann und was nicht

Astra Craft Pro ist bei Wiener Handwerksbetrieben im täglichen Einsatz, etwa bei Blugas, Inan Installationen und Elektro Sirac. Die Struktur aus Kunden, Angeboten, Protokollen und Rechnungen passt auch für Malerbetriebe mit Außendienst; Vorlagen und Protokoll-Kategorien stellen wir bei der Einrichtung auf Ihr Gewerk ein.

• Angebote mit Kapiteln, optionalen Positionen und Gültigkeit aus Vorlagen und Leistungskatalog. Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zur Rechnung.
• Arbeitsprotokoll am Handy mit Zeit, Material, Fotos und Unterschrift, auch im Keller oder Stiegenhaus ohne Netz.
• Team-Kalender und Disposition, damit jede Partie weiß, wo sie morgen arbeitet.
• Rechnungen mit RKSV-Signatur über Fiskaly SIGN AT, falls Sie bar oder mit Karte kassieren, dazu drei Mahnstufen.
• Zeiterfassung mit Urlaub und Stundenexport für die Lohnverrechnung.
• Nicht enthalten: ein Aufmaßmodul mit Flächenformeln. Mengen tragen Sie als Positionen ein. Eine eigene Aufmaß-Vorlage wäre eine Erweiterung zum Festpreis, kleine Erweiterungen beginnen bei 149 €.
• Nicht enthalten: Schnittstellen zum Großhandel wie IDS Connect oder Datanorm; eine Lieferanten-Schnittstelle bauen wir als Erweiterung ab 690 €.
• Nicht enthalten: e-Rechnungen im ebInterface-Format an Bundesdienststellen. Was das bedeutet, erklärt der Ratgeber e-Rechnung an den Bund.

Was kostet Software für einen Malerbetrieb?

Beispielrechnung mit offenen Annahmen: ein Büro-Arbeitsplatz und vier Maler am Handy, Jahreszahlung, netto. Astra Craft Pro Professional deckt bis zu acht Nutzer ab und kostet 1.190 € im Jahr, dazu einmalig 299 € Einrichtung mit Datenimport bis 500 Artikel und einer Stunde Schulung. Im ersten Jahr sind das 1.489 €, ab dem zweiten 1.190 €. Kassieren Sie bar oder mit Karte über den Grenzen der Registrierkassenpflicht, kommt die RKSV-Signatur um 9 € pro Monat und 99 € einmalig dazu; ob das bei Ihnen zutrifft, erklärt der Ratgeber zur Registrierkassenpflicht.

Wie mehrere Programme über drei Jahre im Vergleich aussehen, rechnet der Software-Kostenvergleich mit Ihren Annahmen. Wie viele Stunden Ihr Büro heute für Aufmaß abtippen, Angebote und Rechnungen braucht, zeigt der Büroaufwand-Rechner. Alle Pakete stehen offen auf Preise und Pakete.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie ein Aufmaß und ein Angebot aus der letzten Woche und schicken Sie beides über das Anfrageformular. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, ob Astra Craft Pro für Ihren Malerbetrieb reicht oder ob ein Programm mit eigenem Aufmaßmodul besser passt. Was wir sonst für Handwerksbetriebe bauen, etwa Websites mit Anfrage direkt ins System, steht auf der Seite für Handwerk und Installateure.